Vastgoedbeheer software laten maken

Vastgoedbeheer software ondersteunt het dagelijkse beheer van verhuurd vastgoed: het beheren van objecten en eenheden, huurders- en contractbeheer, huurincasso en jaarlijkse indexering, mutaties en leegstand, onderhoud en reparatieverzoeken, en de financiele rapportage en servicekostenafrekening. Maatwerk software laat u deze processen inrichten zoals uw eigen werkwijze en portefeuille dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket. Zo houdt u uw portefeuille, huurstroom en onderhoud in een samenhangend systeem, zonder losse spreadsheets en dubbele invoer.

Deze pagina gaat specifiek over het beheer van verhuurd vastgoed: verhuur, huurincasso, mutaties en onderhoud. Gaat het u om bredere vastgoedtoepassingen zoals taxatie, acquisitie of het beheer van een verkoopportefeuille, kijk dan op onze pagina over vastgoed software. Beheert u een Vereniging van Eigenaren met ledenadministratie, vergaderingen en een meerjarenonderhoudsplan, dan sluit onze VvE-software daar beter op aan. We helpen u graag bepalen welke richting het beste bij uw situatie past.

Wij bouwen maatwerk. Vastgoedbeheer verschilt sterk per organisatie in portefeuille, huurcontracten, incassowerkwijze, onderhoudsprocessen en de koppelingen met boekhouding en bank. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke proces en kan meegroeien als uw portefeuille of werkwijze verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

De software houdt per contract bij welke huur en servicekosten verschuldigd zijn en wanneer. Incasso kan via SEPA-incasso en iDEAL verlopen, met automatische herkenning van binnenkomende betalingen, een aanmaningenstroom voor achterstanden en een koppeling naar uw boekhouding. De jaarlijkse indexering rekent de software door op basis van de afgesproken grondslag, bijvoorbeeld de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS of de wettelijke maximale huurverhoging, en stelt huurders met de juiste termijn op de hoogte.

Ja. Huurders kunnen via een portaal een reparatieverzoek indienen, dat als werkbon bij de juiste beheerder of aannemer terechtkomt. U volgt de status, bewaakt termijnen, legt afspraken en kosten vast en koppelt het verzoek aan het object en het huurdersdossier. Daarnaast ondersteunt de software gepland en periodiek onderhoud, zodat u zowel incidentele verzoeken als preventief onderhoud overzichtelijk beheert en niets tussen wal en schip valt.

We koppelen waar nodig aan uw boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield of AFAS, aan uw bank via PSD2 of bankbestanden voor het inlezen van betalingen, en aan betaaldiensten zoals iDEAL en SEPA-incasso. Daarnaast zijn koppelingen mogelijk met document- en ondertekenoplossingen voor huurcontracten en met e-mail- en notificatiediensten richting huurders. Elke koppeling richten we in met de juiste autorisatie, dataminimalisatie en logging.

Vastgoedbeheer verwerkt persoonsgegevens van huurders, zoals contactgegevens, betaalgegevens en soms gegevens over betalingsachterstanden. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur: een vastgelegde verwerkingsgrondslag per gegevensstroom, autorisatie op basis van rol en noodzaak, encryptie in transit en at rest en sluitende logging van wie welk dossier inziet. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en houdt u grip op wie welke huurdersgegevens kan zien.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, koppelingen, autorisatiemodel, logging en beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, koppelingen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie.