NEN 3140 inspectieapp met installatieregister
NEN 3140 legt de verplichting bij u als werkgever: weten welke elektrische installaties en arbeidsmiddelen u heeft, hoe vaak die geïnspecteerd moeten worden op basis van risico, en wie daarvoor is aangewezen. Appfront bouwt het register en de app eromheen, zodat die frequentie een berekening wordt in plaats van een aanname.
Wat NEN 3140 van u als werkgever vraagt
NEN 3140 is de norm voor veilige bedrijfsvoering van elektrische installaties in Nederland en geeft invulling aan de verplichtingen uit het Arbobesluit. Zij richt zich op u als werkgever en niet op een inspectiebedrijf. De kern bestaat uit drie dingen: u weet wat u heeft, u inspecteert het met een onderbouwde frequentie, en u wijst mensen aan die bevoegd zijn om eraan te werken.
Dat laatste wordt vaak onderschat. De norm kent aangewezen rollen: de installatieverantwoordelijke, de werkverantwoordelijke, en personen die als vakbekwaam of als voldoende onderricht zijn aangewezen. Die aanwijzing is een schriftelijk besluit met een omschreven werkgebied, en zij is persoonsgebonden. Wie dat niet vastlegt, kan bij een incident niet aantonen dat degene die aan de installatie werkte daarvoor was aangewezen.
Het onderscheid dat in de praktijk het meeste misverstand geeft, is dat tussen de norm en een certificatieschema. Een SCIOS-inspectie onder scope 8 of scope 10 is werk dat u uitbesteedt aan een gecertificeerd bedrijf, met een rapport als resultaat. NEN 3140 gaat over wat ú doet: het register bijhouden, de frequentie bepalen, de aanwijzingen regelen en de inspecties laten uitvoeren of zelf doen. Beide bestaan naast elkaar.
Hoe wij uw NEN 3140-systeem bouwen
Wij beginnen bij het register. Zonder een compleet beeld van wat u heeft, is elke frequentiebepaling een schatting en elke inspectieronde onvolledig.
Vaste installaties tot op verdeelniveau en elektrische arbeidsmiddelen als afzonderlijke eenheden. Per object het type, de plek, de gebruiksomstandigheden en de gebruiksintensiteit, want daar rekent de frequentiebepaling straks mee.
De norm vraagt om een risicogebaseerde frequentie in plaats van een vaste termijn. We bouwen de weging in die u wilt hanteren en leggen vast wie hem heeft vastgesteld, zodat de uitkomst verdedigbaar is en niet alleen een getal in een veld.
We werken in sprints en beginnen bij de inspectie op locatie, want daar zit het volume. Uw eigen vakbekwame personen werken mee en doen vroeg een ronde met een tussenversie.
We richten het aanwijzingsbeheer in, met de schriftelijke besluiten en hun werkgebied, en dragen over aan uw installatieverantwoordelijke. Daarbij hoort een proefronde waarin we het dossier nalopen met de vraag die na een incident wordt gesteld.
Wat de app concreet doet
Zes onderdelen die samen het systeem vormen. Welke u nodig heeft, hangt af van hoeveel objecten u heeft en of u zelf inspecteert of laat inspecteren.
Register van installaties en arbeidsmiddelen
Alles in één register, met vaste installaties en losse arbeidsmiddelen als aparte soorten omdat ze anders worden beoordeeld. Nieuwe objecten komen erin via inkoop of via een scan bij eerste gebruik, want een register dat handmatig wordt bijgehouden loopt binnen een jaar achter.
Frequentie op basis van risico
De inspectietermijn volgt uit gebruiksomstandigheden, intensiteit, de aard van het object en eerdere bevindingen, in plaats van uit één termijn voor alles. Het systeem rekent hem uit en legt de onderbouwing vast, zodat u hem kunt uitleggen.
Aanwijzingen en bevoegdheden
Per persoon de aanwijzing als installatieverantwoordelijke, werkverantwoordelijke, vakbekwaam of voldoende onderricht, met het omschreven werkgebied en de geldigheid. Alleen wie is aangewezen kan een inspectie aftekenen op het bijbehorende soort object.
Inspecteren met de scan als ingang
Een code op het object opent de juiste inspectielijst en toont de historie. Bij twintig identieke apparaten voorkomt dat de meest voorkomende fout: registreren onder het verkeerde exemplaar.
Afkeur met gevolg
Een afgekeurd object wordt geblokkeerd voor gebruik met de reden erbij, en blijft dat tot het is gerepareerd en herkeurd of afgevoerd. Een status zonder blokkade verandert niets aan wat er in de kast ligt.
Dossier dat een vraag doorstaat
Per object de volledige historie en per persoon zijn aanwijzing. Na een incident is de vraag altijd dezelfde: was dit object geïnspecteerd en was degene die eraan werkte daarvoor aangewezen. Dat antwoord staat op één plek.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties waarin dit systeem het meeste oplevert. Het verschil zit in het aantal objecten en in of u een eigen elektrotechnische dienst heeft.
Industrie en productie
Veel vaste installaties en elektrisch gereedschap op één terrein, met een eigen dienst. Sluit dit aan op uw onderhoudsplanning, dan vallen inspectie en onderhoud in dezelfde ronde.
Zorg, onderwijs en overheid
Veel elektrische apparatuur verspreid over afdelingen, gebruikt door mensen die geen technicus zijn. Hier telt vooral dat het register compleet blijft als er iets wordt bijgekocht.
Beheerders van meerdere locaties
Vastgoed- en facilitair beheer, waarbij het centrale overzicht belangrijker is dan de diepte per pand. Vaak naast uw facilitaire processen.
Bouw en installatie
Elektrisch gereedschap dat meebeweegt met projecten en bussen. Dat raakt aan het bredere keuringslogboek voor arbeidsmiddelen, dat ook niet-elektrische middelen dekt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw omgeving. Voor inspecteren op locatie weegt offline gebruik het zwaarst; een app die in een machinehal of technische ruimte niets doet, wordt overgeslagen en daarna uit het hoofd ingevuld.
Waarom Appfront
De frequentie is een berekening
Eén termijn op alles zetten is eenvoudig en niet wat de norm vraagt. Wij bouwen de weging in en leggen de onderbouwing vast, zodat u kunt uitleggen waarom dit object jaarlijks is en dat driejaarlijks.
Aanwijzingen zijn het vergeten deel
Bijna elke organisatie heeft een register; veel minder hebben de aanwijzingen op orde. Na een incident is dat de eerste vraag, en het is de eenvoudigste om nu te regelen.
Het register moet zichzelf vullen
Handmatig bijhouden loopt binnen een jaar achter. Wij halen nieuwe objecten uit uw inkoop of activaregistratie via koppelingen, zodat wat er binnenkomt ook in het register komt.
Eerlijk over wat de app niet doet
De inspectie blijft het werk van een aangewezen persoon en de norm blijft uw verantwoordelijkheid. Wij bouwen het systeem dat zijn oordeel vastlegt en gevolgen geeft; het oordeel blijft van hem.
Security en privacy
Het systeem bevat persoonsgegevens die verder gaan dan een naam: de aanwijzing van een medewerker zegt iets over zijn vakbekwaamheid en over wat hij wel en niet mag. Dat is nodig om te kunnen aantonen dat een bevoegde het werk deed, maar het is geen informatie die breed hoeft rond te gaan. Wij zetten de inzage daarom krap en richten rapportages op objecten in plaats van op personen.
Na een incident wordt dit dossier bewijsmateriaal, en dan telt of het betrouwbaar is. Wijzigingen aan een afgeronde inspectie worden gelogd en getoond als wijziging, met wie en wanneer. Hetzelfde geldt voor aanwijzingen: het intrekken of wijzigen van een aanwijzing blijft zichtbaar in de historie, want de vraag is altijd of iemand op dát moment bevoegd was. Een register dat achteraf ongemerkt aan te passen is, kan zich tegen u keren. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over NEN 3140
De norm zelf is geen wet, maar zij geeft invulling aan verplichtingen uit het Arbobesluit rond veilig werken met en aan elektrische installaties en arbeidsmiddelen. In de praktijk wordt zij gehanteerd als de manier waarop u aan die verplichting voldoet, en daar wordt bij inspectie en na incidenten naar gekeken. U mag het anders invullen, maar dan moet u kunnen onderbouwen dat uw aanpak minstens zo veilig is; dat is voor de meeste organisaties meer werk dan de norm volgen.
Daar staat geen vaste termijn voor. De norm vraagt om een risicogebaseerde frequentie: de termijn volgt uit de aard van het object, de gebruiksomstandigheden, de gebruiksintensiteit en eerdere bevindingen. Een boormachine op een bouwplaats vraagt een andere termijn dan hetzelfde apparaat in een kantoor. Wij bouwen die weging in en leggen de onderbouwing vast, want een termijn zonder onderbouwing is bij navraag geen antwoord.
Een schriftelijk besluit waarin u vastlegt dat iemand bevoegd is om binnen een omschreven werkgebied aan of met elektrische installaties te werken. De norm kent daarvoor rollen als installatieverantwoordelijke, werkverantwoordelijke, vakbekwaam persoon en voldoende onderricht persoon. Wie welke aanwijzing nodig heeft, hangt af van wat hij doet. Het is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt en dat na een incident als eerste wordt opgevraagd.
NEN 3140 gaat over u als werkgever: het register, de frequentie, de aanwijzingen en de inspecties. SCIOS is een certificatieschema voor inspectiebedrijven; een scope 8-inspectie is werk dat u uitbesteedt en dat een rapport oplevert. Die twee sluiten elkaar niet uit: een scope 8-rapport kan onderdeel zijn van hoe u aan uw NEN 3140-verplichting voldoet. Wij nemen externe rapporten daarom op in hetzelfde register.
Dat logboek is breder en dekt alle keuringsplichtige arbeidsmiddelen, ook niet-elektrische zoals ladders en valbeveiliging. Deze toepassing is toegespitst op de elektrische kant, met de aanwijzingen en de risicogebaseerde frequentie die NEN 3140 vraagt. Heeft u beide, dan bouwen we meestal één systeem met twee stromen, zodat er één register is.
Beide mag, en veel organisaties doen een mengvorm: eenvoudige inspecties van arbeidsmiddelen in eigen huis, de installatie-inspectie door een gecertificeerd bedrijf. Wat telt is dat de uitvoerder daarvoor is aangewezen of gecertificeerd, en dat het resultaat in uw register komt. Wij zorgen dat externe rapporten in hetzelfde dossier landen, zodat u niet twee administraties van hetzelfde krijgt.
Door het zichzelf te laten vullen. Handmatig bijhouden loopt binnen een jaar achter, omdat er apparatuur wordt bijgekocht zonder dat iemand aan het register denkt. Wij koppelen aan uw inkoop of activaregistratie, en laten een object bij eerste gebruik scannen zodat het erin komt. Daarnaast plannen we bij de invoering een labelronde, want de bestaande voorraad krijgt u niet gaandeweg compleet.
Dat hangt af van het aantal objecten, of u zowel installaties als arbeidsmiddelen wilt, en welke koppelingen erbij komen. De inspectie-app is doorgaans snel bruikbaar; het aanwijzingenbeheer is beperkt werk met veel opbrengst; het compleet krijgen van het bestaande register kost de meeste doorlooptijd en dat is werk van uw eigen mensen. Een onderbouwde inschatting geven we na de verkenning.
Een NEN 3140-systeem laten bouwen?
Vertel hoeveel installaties en arbeidsmiddelen u heeft en hoe de frequentie nu wordt bepaald, dan denken we mee over het register, de weging en het aanwijzingenbeheer. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een app.