Incasso software laten maken

Incasso software is een systeem dat uw debiteurenbeheer en het innen van openstaande facturen automatiseert. Het volgt welke facturen open staan, verstuurt op tijd herinneringen en aanmaningen, biedt klanten betaallinks en betalingsregelingen, en kan automatische incasso uitvoeren via SEPA-machtigingen. Bij maatwerk incasso software sluit de software precies aan op uw eigen factuurstroom, klantgroepen en aanmaningsbeleid, in plaats van dat u uw proces aanpast aan een standaardpakket.

Bij SEPA Core (de standaard Europese incasso) kan zowel een consument als een bedrijf betalen, en heeft de betaler volgens Betaalvereniging Nederland het recht een afschrijving binnen acht weken zonder opgaaf van reden te laten terugboeken (storneren). Bij SEPA B2B (zakelijke Europese incasso) gaat het uitsluitend om incasso tussen bedrijven en bestaat er geen storneringsrecht; de afschrijving is na verwerking definitief. Voor B2B is altijd een nieuwe, specifieke machtiging nodig — een bestaande Core-machtiging kan daar niet voor worden hergebruikt. We bouwen de software zo dat beide varianten correct worden ondersteund.

Nee. Appfront is een softwareontwikkelaar, geen incassobureau. Wij innen geen facturen voor u en geven geen juridisch of financieel advies. Wij bouwen de software waarmee uw eigen team het debiteurenbeheer en de incasso efficiënt uitvoert: openstaande posten volgen, herinneringen en aanmaningen automatiseren, SEPA-incasso voorbereiden en escalatie naar een incassobureau of deurwaarder ondersteunen. De keuze om te incasseren en de juridische stappen blijven altijd bij u.

Veelgevraagde functionaliteiten zijn een debiteurenoverzicht met openstaande posten en ouderdomsanalyse, automatische herinnerings- en aanmaningsflows, SEPA-incasso met machtigingenbeheer (Core en B2B), betaallinks en online betalen, betalingsregelingen in termijnen, een dunning-escalatieproces richting incassobureau of deurwaarder, en rapportage op kengetallen zoals DSO en openstaand saldo. Welke onderdelen u nodig heeft, stemmen we af op uw type facturen en klantgroepen.

Ja. We koppelen de software doorgaans aan uw boekhoud- of ERP-systeem, zoals via een Exact Online integratie, en aan een betaalprovider voor betaallinks en online betalingen, bijvoorbeeld via een Stripe koppeling. Daarnaast richten we de SEPA-incassobestanden zo in dat ze aansluiten op uw bank. Zo blijven facturen, betalingen en aanmaningen in één samenhangend proces, zonder dubbel werk of overtypen.

Incasso software is vooral waardevol voor organisaties met veel terugkerende of openstaande facturen: mkb-bedrijven met een hoog factuurvolume, abonnementsbedrijven met periodieke facturatie, verenigingen die contributie innen, en zorgverleners met veel kleine declaraties. In al deze gevallen bespaart automatisering van herinneringen, aanmaningen en SEPA-incasso veel handwerk en zorgt het voor een korter betaaltraject.

Ja. Incasso software verwerkt persoonsgegevens en betaalgegevens, dus we bouwen volgens de OWASP-richtlijnen en de eisen van de AVG. Dat betekent onder meer dataminimalisatie, encryptie in transit en at rest, rolgebaseerde toegang, auditlogging en zorgvuldig beheer van SEPA-machtigingen en betaalgegevens. We documenteren de datastromen zodat uw verwerkingsregister compleet is en u aantoonbaar aan de AVG voldoet.

Ja. Appfront neemt regelmatig bestaande software in beheer of breidt die uit, ook als deze oorspronkelijk door een andere partij is gebouwd. We bekijken de huidige opzet van het debiteurenbeheer, de aanmaningsflows en de SEPA-koppeling, documenteren die en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, nieuwe functionaliteit en monitoring verzorgen, zodat de software meegroeit met uw organisatie.