Software voor dVi en dPi bij woningcorporaties laten maken
Voor 1 juli gaan de jaarrekening, het jaarverslag, het volkshuisvestingsverslag en de verantwoordingsgegevens naar de minister en naar de gemeenten waar u werkzaam bent. Voor 15 december volgt het overzicht van voorgenomen werkzaamheden over de eerstvolgende vijf kalenderjaren. Beide uitvragen hebben een vast model. Het werk zit in de aansluiting met uw eigen administratie.
Wat de wet van u vraagt
De wet vraagt een overzicht met verantwoordingsgegevens over het verslagjaar, dat mede betrekking heeft op uw verbonden ondernemingen. Dat overzicht is de dVi. Het gaat met de jaarrekening, het jaarverslag en het volkshuisvestingsverslag voor 1 juli naar de minister, de gemeenten waar u werkzaam bent en de huurdersorganisaties. De jaarrekening zelf wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar vastgesteld, en het vastgoed daarin gewaardeerd tegen actuele waarde.
Aan de minister gaan voor diezelfde datum nog drie stukken: het assurance-rapport, het accountantsverslag en een bestuursverklaring bij de dVi-gegevens. De opdracht daartoe verleent de raad van commissarissen. Het protocol kent drie rubrieken: een controleverklaring, een assurance-rapport over de naleving van specifieke wet- en regelgeving in de dVi, en een assurance-rapport over de cijfermatige verantwoording, waarbij de accountant per onderdeel oordeelt.
De dPi loopt op een andere klok. U verzoekt uiterlijk 1 april om overleg met de gemeenten en de huurdersorganisaties over de uitvoering van hun woonvisie, zorgt dat zij op 1 juli over uw overzicht van voorgenomen werkzaamheden beschikken, en levert dat overzicht voor 15 december aan, opnieuw met een bestuursverklaring erbij. Het kijkt vijf kalenderjaren vooruit en betrekt uw verbindingen erin.
Hoe wij dit bouwen
De dVi is geen rapport dat u schrijft maar een gegevensmodel dat u vult. Wat er niet in de vorm van dat model uitkomt, gaat via een werkblad, en daar begint het verschil met de jaarrekening.
De modellen liggen vast in de bijlagen bij de regeling en worden per verslagjaar herzien. Wij bouwen de velden en de rekenregels na, zodat een nieuw jaar een instelling wordt.
Bezit, contracten, huren, onderhoudslasten en leningen staan al in uw systemen. Wat daar staat wordt opgehaald in plaats van overgetikt.
DAEB en niet-DAEB lopen door de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht heen. Die toerekening hoort bij de post te ontstaan en niet in een sluitpost.
Per onderdeel een eigenaar en een status, zodat ruim voor de datum zichtbaar is wat nog open staat en waar de accountant al kan meekijken.
Wat de software concreet doet
De opbouw van de dVi draagt het geheel. Wat u daarnaast opneemt hangt af van het aantal verbindingen en van hoeveel er nu met de hand gebeurt.
De dVi vullen vanuit de administratie
Tabellen en velden volgens het model van het verslagjaar, gevuld uit de bron. Het primaire proces blijft in uw corporatiesoftware.
Aansluiting met de jaarrekening
Elke post wijst terug naar de regel waar hij vandaan komt. Bij de cijfermatige verantwoording is dat het eerste waar de accountant naar vraagt.
Twee klokken naast elkaar
De dVi voor 1 juli, de dPi voor 15 december. De meerjarenbegroting die de dPi voedt komt uit uw onderhoudsplanning.
De stukken van de accountant bij elkaar
Controleverklaring, twee assurance-rapporten, accountantsverslag en bestuursverklaring, per verslagjaar op hun plek.
Aansluiting op uw bestaande systemen
Vastgoed, financiën en leningen zitten meestal in verschillende pakketten. Wij halen op wat er is via koppelingen met uw vastgoedbeheer.
Wie welk getal wanneer wijzigde
Een correctie na de eerste conceptversie is normaal. Onnavolgbaar wordt het als niet vastligt wie hem maakte.
Voor wie wij bouwen
De opgave verschilt sterk met de omvang en de opbouw van uw organisatie. Vier situaties.
Kleinere corporaties
Geen aparte afdeling voor planning en control, wel dezelfde uitvraag als de grootste corporatie. De winst zit in overtikwerk tussen uw verhuuradministratie en het model.
Corporaties met verbindingen
De dVi en de dPi hebben mede betrekking op uw verbonden ondernemingen, en de scheiding tussen DAEB en niet-DAEB loopt overal doorheen. Dat vraagt toerekening bij de bron.
Taxateurs en waarderingsbureaus
De marktwaarde komt deels uit een externe taxatie met een cyclus van drie jaar, en in de beleidswaarde loopt bij de labels E, F en G een standaardverplichting mee. Zie ook vastgoedsoftware en de app voor energielabels.
Accountants en adviseurs
U voert het protocol uit of begeleidt erbij. Eén werkomgeving per corporatie scheelt het jaarlijks zoeken naar onderbouwingen. Zie ook software voor audits.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Modellen en protocollen worden per verslagjaar herzien. Velden, rekenregels en controles horen instelbaar te zijn en niet in de code vast te zitten.
Waarom Appfront
De aansluiting is het werk
Wij leggen per post vast waar hij vandaan komt. Zonder dat spoor wordt elke vraag van de accountant een zoektocht door werkbladen van vorig jaar.
Twee data, één administratie
Wij bouwen de dVi en de dPi op dezelfde gegevens. Dat voorkomt dat uw prognose in december van andere aannames uitgaat dan uw verantwoording in juli.
Wij vervangen uw kernpakket niet
Het primaire proces blijft staan waar het staat. Wij bouwen de laag erboven die de verantwoording opbouwt en aanlevert.
Wij tekenen niets af
Het oordeel over uw cijfers is aan uw accountant en aan de Autoriteit woningcorporaties. Wij bouwen de vastlegging waarop dat oordeel steunt.
Security en privacy
Een dVi bevat uw hele bezit, uw leningen en uw toewijzingen, met gegevens die tot huishoudens zijn te herleiden. Het inkomensgegeven bij een toewijzing hoort niet breder beschikbaar te zijn dan nodig. Wij zetten toegang per rol en per onderdeel, geven een externe accountant alleen zijn eigen scope, en leggen inzage vast.
Voor dit onderwerp is de navolgbaarheid van een cijfer het hele punt. Een getal dat achteraf nog stil kan veranderen, maakt het assurance-rapport waardeloos. Wij leggen elke wijziging vast met tijdstip, persoon en de waarde ervoor, bevriezen een onderdeel zodra het is afgetekend, en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke waarde. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over dVi en dPi
De dVi is de verantwoordingsinformatie over een afgesloten verslagjaar: het overzicht met gegevens dat de Woningwet naast de jaarrekening vraagt. De dPi is de prognose-informatie: het overzicht van voorgenomen werkzaamheden over de eerstvolgende vijf kalenderjaren. De eerste kijkt terug, de tweede vooruit, en beide hebben mede betrekking op de met u verbonden ondernemingen.
De jaarrekening wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar vastgesteld. Voor 1 juli gaan de jaarrekening, het jaarverslag, het volkshuisvestingsverslag en de dVi naar de minister, naar de colleges van burgemeester en wethouders van uw woonplaats en van uw werkgemeenten, en naar de huurdersorganisaties en bewonerscommissies. De dPi gaat voor 15 december naar vrijwel dezelfde kring. Daarvoor ligt 1 april: uiterlijk dan verzoekt u om overleg.
Voor 1 juli het assurance-rapport, het accountantsverslag en een bestuursverklaring bij de dVi-gegevens. Het protocol onderscheidt drie rubrieken: de controleverklaring bij jaarrekening en bestuursverslag, een assurance-rapport over de naleving van specifieke wet- en regelgeving in de dVi, en een assurance-rapport over de cijfermatige verantwoording. Corporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden gelden sinds 1 januari 2020 als organisatie van openbaar belang.
Via het portaal van SBR-wonen. Daar staat de uitvraag klaar en gaat het bestand met bijlagen in één keer naar de partijen die het opvragen: de Autoriteit woningcorporaties, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en het ministerie. Aedes ontvangt benchmarkinformatie. Erachter ligt een gestandaardiseerd gegevensmodel, en dat betekent dat uw eigen definities daarop moeten aansluiten.
De wet vraagt een administratie waarin de activa en passiva van de diensten van algemeen economisch belang gescheiden zijn geregistreerd van die van de overige werkzaamheden, met een uitzondering voor kleinere instellingen onder een omzetdrempel. Diezelfde scheiding werkt door in de toelichting bij de jaarrekening en in de dVi. In de praktijk is dat een tweede dimensie op vrijwel elke post.
Het toezicht richt zich onder meer op rechtmatigheid, governance, financiële continuïteit en het maatschappelijk bestemd vermogen. De gegevens voeden de risicogerichte beoordeling per corporatie, waarvan de uitkomst in een toezicht- of rechtmatigheidsbrief terechtkomt. De autoriteit en het Waarborgfonds hanteren daarbij een gezamenlijk beoordelingskader; het Waarborgfonds gebruikt dezelfde dPi en dVi voor het borgingsplafond.
De minister kan de stukken beoordelen en zijn oordeel aan u en aan de betrokken colleges toesturen. Blijft naleving uit, dan kent de wet een aanwijzing en daarnaast een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete. Dichterbij ligt dat het Waarborgfonds om toelichting vraagt en om een aangepaste dPi of dVi.
Uw corporatiesoftware gaat over het primaire proces: verhuren, incasseren, onderhoud aansturen. Deze module gaat over de verantwoording die daaruit wordt opgebouwd. De app voor het bezit gaat over het moment waarop de waarneming ontstaat. Drie verschillende dingen die op elkaar aansluiten.
Weet u waar het getal in uw dVi vandaan komt?
Pak één post uit de laatste dVi en vraag welke regel in de jaarrekening eronder ligt. Duurt dat langer dan een middag, dan kost elke vraag van de accountant volgend jaar hetzelfde. Wij bouwen dit als losse module en als onderdeel van een breder traject software laten maken.