VvE software laten maken

VvE software ondersteunt het beheer van een Vereniging van Eigenaren: de ledenadministratie met alle appartementsrechten en eenheden, het opleggen en innen van servicekosten en bijdragen, het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het reservefonds, onderhoud en meldingen, de algemene ledenvergadering (ALV) met notulen en stemmingen, documenten en het huishoudelijk reglement, en een portaal waarin eigenaren hun eigen gegevens en stukken inzien. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw splitsingsakte, modelreglement en werkwijze dat vragen, in plaats van uw VvE te dwingen in een standaardpakket. Alles draait om grip op geld, onderhoud en besluitvorming binnen de kaders van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek.

Ja. Sinds 1 januari 2018 verplicht de Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars VvE's om jaarlijks te reserveren voor toekomstig onderhoud. Dat gebeurt op basis van een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP) of, als dat er niet is, een minimumdotatie van 0,5 procent van de herbouwwaarde. Software ondersteunt dit door het MJOP, de geplande werkzaamheden en de jaarlijkse dotatie te koppelen aan de stand van het reservefonds, zodat het bestuur kan onderbouwen dat er voldoende wordt gereserveerd en de ALV een goed besluit kan nemen over de begroting.

Wij bouwen maatwerk. VvE's verschillen sterk: in de stemverhouding en breukdelen uit de splitsingsakte, in het modelreglement waarop de vereniging is gebaseerd, in de manier waarop servicekosten worden verdeeld en in de wensen rond onderhoud en communicatie. Een beheerder met honderden VvE's in portefeuille heeft bovendien heel andere eisen dan een enkele grote VvE die zelf het beheer voert. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke situatie en kan meegroeien. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder een vaste doorlooptijd of prijs te beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

De software berekent per eigenaar de periodieke bijdrage op basis van de breukdelen of verdeelsleutel uit de splitsingsakte, maakt de nota's aan en verwerkt de inning. Voor het innen koppelen we aan SEPA-incasso met machtigingenbeheer of aan online betalen via iDEAL. Openstaande posten, betaalstatus en eventuele achterstanden zijn per eigenaar zichtbaar, met een herinneringsproces voor wie niet op tijd betaalt. Zo houdt het bestuur of de beheerder zicht op de inkomsten van de vereniging en blijft de aansluiting met de boekhouding kloppen.

Dat kan, mits de splitsingsakte en het reglement van uw VvE elektronisch vergaderen en stemmen toestaan. De software ondersteunt de hele cyclus rond de algemene ledenvergadering: het versturen van de uitnodiging en agenda, het beheren van volmachten, het registreren van presentie en het uitbrengen van stemmen, waarbij de stemwaarde de breukdelen uit de splitsingsakte volgt. Na afloop legt u de besluiten en notulen vast en deelt u deze via het eigenaarportaal. Wij stemmen de stem- en quorumregels altijd af op uw eigen reglement.

Een VvE verwerkt persoonsgegevens van eigenaren en soms van huurders en bewoners, plus financiele gegevens rond bijdragen en incasso. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur: een vastgelegde verwerkingsgrondslag, autorisatie op basis van rol, zodat een eigenaar alleen zijn eigen dossier ziet en het bestuur of de beheerder het geheel, en logging van inzage en mutaties. Encryptie in transit en at rest en heldere bewaartermijnen horen daar standaard bij, zodat uw VvE aantoonbaar aan de AVG voldoet.

VvE software is specifiek gericht op het verenigingsmodel: appartementsrechten en breukdelen, servicekosten en reservefonds, het MJOP en de besluitvorming in de ALV binnen de kaders van Boek 5 BW. Algemene vastgoedbeheer- en verhuursoftware draait om huurcontracten, huurincasso, mutaties en het verhuurproces van een eigenaar of belegger. Veel beheerders hebben beide nodig. Op deze pagina richten we ons bewust op de VvE-tak. Voert u daarnaast verhuur en regulier vastgoedbeheer uit, dan bouwen we daar een aparte oplossing voor, zodat beide werelden helder gescheiden blijven maar wel op elkaar kunnen aansluiten.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, koppelingen met boekhouding en betaalverkeer, het autorisatiemodel, logging en beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, koppelingen en monitoring verzorgen, of de software stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie die meegroeit met uw VvE-portefeuille.