Servicekostenafrekening voor huurders software laten maken
Appfront bouwt software waarmee verhuurders en beheerders de servicekosten per complex verzamelen, over de huurders verdelen volgens de afgesproken sleutels en per huurder een afrekening opstellen die klopt en uitlegbaar is. Binnen de wettelijke termijn, met de onderbouwing per post die een huurder of de Huurcommissie kan opvragen.
Wat is software voor de servicekostenafrekening?
Software voor de servicekostenafrekening verzamelt per complex de werkelijke kosten per post: schoonmaak, energie van gemeenschappelijke ruimten, tuinonderhoud, liftonderhoud, glasverzekering en wat er verder in de huurovereenkomst als servicekosten is afgesproken. Elke post krijgt een verdeelsleutel, bijvoorbeeld per woning, per vierkante meter of per aandeel, en de software verdeelt de kosten over de huurders die in de periode in het complex woonden, naar rato van hun woonduur. Het verschil met de betaalde voorschotten is de afrekening.
Zonder software gebeurt dit in een spreadsheet per complex, met kosten die uit de boekhouding worden overgetikt, verdeelsleutels die per jaar net anders zijn toegepast en huurders die halverwege het jaar zijn verhuisd en voor wie iemand handmatig rekent. Het gevolg is een afrekening die te laat komt, terwijl de wet een termijn stelt, en die bij een bezwaar niet kan worden onderbouwd omdat de spreadsheet van vorig jaar is overschreven.
Wij bouwen maatwerk omdat de posten, de sleutels en de afspraken per verhuurder en per complex verschillen. Wat in de huurovereenkomst als servicekosten is benoemd, hoe de sleutel per post is afgesproken en welke voorschotten zijn betaald: dat staat in uw contracten en uw boekhouding. De software hoort daarop aan te sluiten, niet er een eigen indeling naast te zetten.
Kosten uit de boekhouding
Werkelijke kosten per complex en per post rechtstreeks uit uw boekhouding, gekoppeld aan de posten uit de huurovereenkomst.
Verdeelsleutel per post
Per post de sleutel die is afgesproken, toegepast op de huurders naar rato van hun woonduur, ook bij verhuizing halverwege.
Afrekening met onderbouwing
Per huurder de afrekening tegen de voorschotten, met per post de kosten, de sleutel en het aandeel. Uitlegbaar bij bezwaar.
Hoe wij uw software voor de servicekostenafrekening bouwen
We beginnen bij uw huurovereenkomsten en uw boekhouding, want daar staan de posten, de sleutels en de kosten. Daaruit volgt wat de software moet verzamelen en hoe hij moet verdelen.
Welke posten zijn per complex als servicekosten afgesproken, welke sleutel geldt per post en welke voorschotten worden betaald. We lezen een handvol huurovereenkomsten en de afrekening van vorig jaar mee.
Kosten per complex en per post uit de boekhouding, de sleutels per post, en de verdeling over huurders naar rato van woonduur.
Per huurder de afrekening tegen de voorschotten, met onderbouwing per post, verstrekt via portaal, mail of post binnen de termijn.
Bezwaren registreren en afhandelen met het dossier erbij, de afrekening naar de huurdersadministratie en de incasso. Daarna nemen we de software in beheer.
Wat software voor de servicekostenafrekening concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke verhuurder met servicekosten terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw aantal complexen en van de variatie in sleutels.
Posten per complex
De servicekostenposten per complex zoals afgesproken in de huurovereenkomst, met de grootboekrekeningen waar de kosten op landen.
Kosten uit de boekhouding
Werkelijke kosten per post en per periode uit uw boekhoudpakket, met de facturen als onderbouwing erbij.
Verdeelsleutels
Per post de sleutel: per woning, per vierkante meter, per aandeel of een eigen verdeling, met de woonduur per huurder.
Voorschotten en afrekening
Betaalde voorschotten per huurder tegenover het aandeel in de werkelijke kosten, met het te betalen of te ontvangen bedrag.
Verstrekking binnen de termijn
De afrekening per huurder via portaal, mail of post, met de datum vastgelegd en een signaal voor complexen die nog open staan.
Bezwaren en dossier
Een bezwaar bij een afrekening, met de onderbouwing per post erbij, afgehandeld en vastgelegd.
Voor wie wij software voor de servicekostenafrekening bouwen
De software is bedoeld voor verhuurders die over meerdere complexen afrekenen en die de afrekening op tijd en onderbouwd willen kunnen leveren.
Woningcorporaties
Honderden complexen met elk eigen posten en sleutels, en een afrekening die elk jaar voor alle huurders binnen de termijn moet zijn.
Beleggers met woningportefeuilles
Complexen met gemeenschappelijke voorzieningen en huurders die vragen stellen over de afrekening.
Vastgoedbeheerders
Afrekeningen in opdracht van meerdere eigenaren, met een rapportage per eigenaar en een proces dat overal hetzelfde loopt.
VvE-beheerders met verhuurde appartementen
De VvE-kosten die doorwerken in de servicekosten van huurders, met de scheiding tussen wat eigenaar en wat huurder betaalt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De software is een webapplicatie gekoppeld aan uw boekhouding en uw huurdersadministratie, met een portaal voor huurders. Voor het beheer van de complexen zelf kijkt u naar onze pagina over woningcorporatie software, en voor de VvE-kant naar VvE software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor de servicekostenafrekening?
Een servicekostenafrekening is een rekensom die elk jaar terugkomt en die bij een bezwaar tot op de factuur moet kloppen. Daar bouwen wij op.
De kosten komen uit de boekhouding
Niet overgetikt maar gekoppeld, met de facturen erbij. Een huurder die vraagt waar een post vandaan komt, krijgt de factuur te zien.
De sleutel is per post vastgelegd
Per post de afgesproken sleutel, elk jaar hetzelfde toegepast, ook bij huurders die halverwege zijn verhuisd. Dat is wat een afrekening uitlegbaar maakt.
Op tijd, per complex bewaakt
De software weet per complex of de afrekening is verstrekt en waarschuwt voordat de wettelijke termijn verstrijkt.
Security en privacy bij software voor de servicekostenafrekening
Afrekeningen bevatten persoonsgegevens en financiële gegevens van huurders. Toegang is per rol en per complex geregeld: een huurder ziet alleen zijn eigen afrekening en de onderbouwing van zijn complex, een beheerder de complexen die hij beheert. Elke inzage in een afrekening wordt gelogd.
Afrekeningen zijn onveranderbaar na verstrekking. Een correctie leidt tot een nieuwe versie met de reden erbij, en beide versies blijven bewaard. Bij een bezwaar of een procedure bij de Huurcommissie is daardoor terug te lezen wat er is verstrekt, wanneer en op basis van welke kosten en sleutels.
Veelgestelde vragen over software voor de servicekostenafrekening
Vragen die verhuurders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Ze verzamelt de werkelijke servicekosten per complex en per post uit de boekhouding, verdeelt ze over de huurders volgens de afgesproken sleutel per post en naar rato van woonduur, rekent af tegen de betaalde voorschotten en verstrekt per huurder een afrekening met onderbouwing. Bezwaren worden met het dossier erbij afgehandeld.
De wet stelt dat de verhuurder het overzicht van de servicekosten jaarlijks verstrekt, binnen een vaste termijn na afloop van het kalenderjaar. De software houdt per complex bij of dat is gebeurd en waarschuwt vooraf. Wat de termijn precies is en wat er gebeurt bij overschrijding, leest u na bij de Huurcommissie; wij bouwen de bewaking.
Naar rato van woonduur: een huurder die een deel van het jaar in het complex woonde, draagt dat deel van de kosten. Bij een mutatie krijgt de vertrekkende huurder een afrekening over zijn periode en de nieuwe huurder over de zijne, met dezelfde sleutels.
Ja, dat is het uitgangspunt. Posten en sleutels worden per complex vastgelegd zoals ze in de huurovereenkomsten staan, en de software past ze elk jaar op dezelfde manier toe. Wijzigt een afspraak, dan wijzigt de instelling vanaf de afgesproken datum.
Ja, in een portaal: per post de kosten van het complex, de sleutel, zijn aandeel en de facturen die eronder liggen. Dat is wat de meeste bezwaren voorkomt, en wat bij een bezwaar de basis is.
Ja. De kosten komen per grootboekrekening en complex uit de boekhouding, de huurders en voorschotten uit de huurdersadministratie, en de afrekening gaat terug naar de incasso. We sluiten aan op de pakketten die u gebruikt.
Soms wel, en dan zeggen we dat. Maatwerk loont als de sleutels per complex te veel variëren voor het pakket, als de kosten nu worden overgetikt in plaats van gekoppeld, of als u huurders een onderbouwing tot op de factuur wilt kunnen laten zien.
Uw servicekosten op tijd en onderbouwd afgerekend?
Vertel ons hoeveel complexen u afrekent en waar het vorig jaar spannend werd. We lezen een paar afrekeningen mee en laten zien wat software in uw situatie concreet oplevert.