Maatwerk urenregistratie als onderdeel van uw project-, budget- en facturatie-flow. Niet alleen uren wegschrijven, maar uren koppelen aan klant-projectbudget, tariefstructuren en salaris- of factuur-export. Voor consultancy, IT-detachering, advocatuur, installatie en zorg.
De vraag die we het vaakst horen klinkt simpel: "kunnen jullie ons helpen met urenregistratie?" In de praktijk zit er bijna altijd iets achter dat een standaard-tool zoals TimeChimp, Toggl of Clockify niet oplost. Een tarief dat per klant, per medewerker, per projectfase of zelfs per tijdstip anders is. Een budget dat per fase bewaakt moet worden. Een salarisrun die productieve uren onderscheidt van administratie. Een factuur die direct in Exact, Twinfield of AFAS moet landen — met de juiste btw-zone, de juiste kostendrager en de juiste projectreferentie.
Wij bouwen urenregistratie-systemen die deze flow als één geheel afhandelen. Zo voorkomt u dat informatie tussen drie tools heen en weer gekopieerd wordt, dat budgetten pas aan het einde van de maand zichtbaar worden, en dat managers achter de feiten aanlopen. Geen wegwerp-uurformulier dat ergens los hangt, maar een ruggengraat onder uw operatie: van invoer op de telefoon van de monteur of consultant, via goedkeuring door teamlead en optioneel klant, tot doorvoer in salarisadministratie en boekhouding.
Dat geldt voor consultancy en advies (uren naar klant-projectbudget naar factuur), voor IT-detachering (uren naar klant-uurtarief naar salaris-export), voor bouw en installatie (uren naar werkbon naar klantfactuur), voor advocatuur en accountancy (uren naar cliënt-zaak naar declaratie), voor productie (uren naar kostprijs-product naar arbeidskosten), en voor zorg en welzijn (uren naar cliëntendossier naar declaratie richting gemeente of zorgverzekeraar). Elk van die werelden heeft eigen regels — en juist daar lopen standaard-pakketten vast.
Niet elke organisatie heeft een volledig maatwerk-systeem nodig. We adviseren in het eerste gesprek welke vorm bij uw operatie past — en wanneer een standaard-pakket prima volstaat.
U gebruikt al TimeChimp, Yuki-uren, AFAS-tijdregistratie of een Exact-tijdregistratie en wilt daar een schil omheen: real-time budgetbewaking per fase, een eigen tarieflogica die in de standaard-tool niet past, of een dashboard dat per project en klant toont waar de uren naartoe gaan. We bouwen die laag bovenop bestaande systemen via hun API. U houdt uw uren-invoer-tool, maar wint de rapportage en controle die u nu mist.
Een eigen web- en mobile-app voor de uren-invoer, met daaronder uw eigen tariefregels, project-budgetten en goedkeurings-workflow. Aan de achterkant: directe export naar Loket, Nmbrs, Visma of AFAS voor salaris, en naar Exact, Twinfield of Yuki voor facturatie. Geschikt voor organisaties die meerdere CAO's of contractvormen draaien, of waar de tariefstructuur per klantcontract verschilt en niet meer in een spreadsheet te houden is.
Mission-critical urenregistratie voor sectoren waar regels het zwaarst wegen: bouw met werkbon-koppeling, advocatuur met cliënt-zaak-declaratie en dossier-vertrouwelijkheid, zorg met gemeentelijke declaratie-codes en zorgverzekeraar-flows, detachering met CAO-toeslagen per tijdstip. Inclusief CAO-regels, Arbeidstijdenbesluit-checks, geofencing voor automatische check-in en multi-entiteit-administratie voor concerns met meerdere BV's onder één dak.
Niet alleen een tool om uren in te kloppen — een set modules die samen uw uren-naar-budget-naar-factuur-flow draaiend houden. We schakelen alleen de modules in die u nodig heeft.
Het verschil tussen een uren-tool en een echte tariefstructuur-engine is dat de tweede met regels werkt in plaats van met kolommen. Een consultancy-bureau hanteert vaak een standaard-uurtarief per medewerker, maar binnen één opdracht kan dat tarief lager zijn voor admin-tijd, hoger voor avond- en weekend-werk, en weer anders bij regie-opdrachten versus contract-werk met een vast plafond. Een IT-detacheerder kent een klant-uurtarief én een intern kostprijstarief — die twee moeten beide kloppen voor zowel de facturatie als de bruto-margemeting per consultant.
Wij bouwen die logica in als regels met geldigheidsperiodes. Een tarief geldt vanaf een bepaalde datum en geldt voor een bepaalde combinatie van klant, medewerker, projectfase en activiteit. Retroactieve correcties — bijvoorbeeld omdat een tariefafspraak achteraf is verhoogd — pakt het systeem netjes op, met audit-trail. Zo blijft de tariefadministratie te onderhouden, ook als u tientallen klanten met elk hun eigen prijsafspraken bedient.
Voor wie de wisselwerking met facturering en salarisadministratie ook geautomatiseerd wil hebben — denk aan een nightly-sync waarin de uren van vandaag morgen al in Exact staan — bouwen we de bijbehorende koppelingen er direct bovenop. Zie ook onze pagina over webapplicaties laten maken voor de bredere context.
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Voor strak afgekaderd werk is een standaard-pakket zoals Toggl, Harvest, Hubstaff of Clockify prima — we zijn de eerste om dat te zeggen. Maatwerk wordt interessant wanneer minstens één van deze patronen speelt.
U werkt met verschillende tariefstructuren per klant en per rol: regie versus contract, intern tarief versus klant-tarief, productieve uren versus admin-tijd, btw-zones per opdracht. Tijdregistratiesoftware uit de doos kent meestal maar één tarief per project — wij bouwen een regel-engine die de echte logica volgt.
Systemen die gewerkte uren koppelen aan budgetverbruik zijn ons specialisme. Per projectfase budget instellen, drempelwaardes voor waarschuwingen, automatische escalatie als een fase 80% verbrand heeft, en een klant-dashboard dat dezelfde data laat zien. Geen maand-rapport meer dat te laat komt.
Klant zit in een CRM, project in een PSA-tool, uren in een time-tracker, factuur in Exact, salaris in Loket. Wij bouwen de webapplicatie die ze aan elkaar knoopt via slimme API-integraties: één bron van waarheid voor uren, met geautomatiseerde sync naar boekhouding en salarisadministratie.
Bouw en installatie met werkbon-link aan de klantfactuur — overlap met onze installatiebedrijf-software op maat. Advocatuur met cliënt-zaak-declaratie. Zorg met gemeentelijke declaratie-codes. Detachering met CAO-checks, vaak in combinatie met maatwerk detachering-software. Productie met arbeidskosten per kostprijs-product. Generieke pakketten dekken dit zelden volledig af.
Een gesprek waarin we begrijpen welke flows door uw uren lopen: welke tariefregels, welke goedkeuringsstappen, welke salaris- en boekhoudpakketten, welke compliance speelt. We zijn eerlijk als een standaard-tool genoeg is.
Workshop met uw projectleiders, controllers en een paar eindgebruikers. We tekenen de uren-flow van invoer tot factuur en salaris, identificeren de koppelingen, en bepalen welke modules in welk tempo komen. Resultaat: een scope met fasering.
Elke sprint een werkende build. Eerst de uren-invoer en de tarief-engine, dan de approval-flow, dan de exports. Uw mensen testen mee zodra de eerste versie er staat — niet pas bij oplevering. Korte feedback-loops, snelle aanpassingen.
Gefaseerd uitrollen per team of per kantoor, met training voor key-users en korte video's voor eindgebruikers. Daarna doorlopend beheer voor security-patches, koppelings-updates (Loket en AFAS veranderen regelmatig) en doorontwikkeling.
Wat opdrachtgevers meestal willen weten voor we beginnen.
Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. We luisteren naar uw flow, stellen vragen over tariefregels en koppelingen, en geven richting waar u iets aan heeft — ook als dat advies "neem gewoon TimeChimp" is.
Appfront gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor een goede werking van de website, voor analyse en voor marketing. Je kiest zelf wat je toestaat. Lees meer in ons privacybeleid.
