Opdrachtadministratie software voor adviesbureaus laten maken
Appfront bouwt software waarmee adviesbureaus hun opdrachten van offerte tot factuur op één plek bijhouden: de opdrachtbevestiging, de uren van iedereen die eraan werkt, het onderhanden werk en de facturatie. Zodat u weet welke opdracht geld oplevert terwijl hij nog loopt.
Wat is opdrachtadministratie software?
Opdrachtadministratie is het bijhouden van alles wat aan één opdracht hangt: de opdrachtbevestiging met de afgesproken scope en prijsvorm, de uren van de mensen die eraan werken, de kosten die u doorbelast, het meerwerk dat onderweg is afgesproken en de facturen die eruit voortkomen.
Bij veel bureaus zit dat verspreid: de offerte in een tekstverwerker, de uren in een apart pakket, het onderhanden werk in een spreadsheet van de controller en de facturatie in de boekhouding. Het gevolg is dat de projectleider pas na de maandafsluiting hoort dat zijn opdracht slechter loopt dan gedacht.
Wij bouwen maatwerk omdat de prijsvorm per bureau verschilt en het rekenwerk daarmee ook. Werkt u op nacalculatie met tarieven per rol, met een vaste prijs per fase, of met een combinatie waarbij een deel is afgetopt. Ook de vraag wanneer u onderhanden werk neemt en hoe u omgaat met niet-declarabele uren is een keuze van uw bureau.
Opdrachtdossier
De opdrachtbevestiging, de afgesproken scope, de prijsvorm en de contactpersonen op één plek, met alle correspondentie eraan gekoppeld.
Uren per rol en tarief
Uren komen binnen op de opdracht, met het tarief dat bij de rol hoort, zodat de opbrengst meeloopt zonder een aparte berekening.
Onderhanden werk en facturatie
Wat is er gewerkt, wat is er gefactureerd en wat staat er nog open. Facturen komen voort uit het dossier in plaats van uit een losse lijst.
Hoe wij uw opdrachtadministratie software bouwen
We beginnen bij uw prijsvormen en bij de manier waarop u nu tot een factuur komt. Dat bepaalt de opzet meer dan de wensenlijst.
Werkt u op nacalculatie, vaste prijs per fase, of met een plafond. Welke tarieven horen bij welke rol en welke afspraken maakt u over indexering. Dit is de basis van alle latere berekeningen.
Van offerte naar opdracht, met de scope die is bevestigd. We regelen hoe meerwerk wordt vastgelegd en goedgekeurd, want daar ontstaat het verschil tussen wat u doet en wat u factureert.
Uren komen binnen op de opdracht en op de fase, inclusief de uren die u niet doorbelast. Doorbelaste kosten en uitbesteed werk krijgen dezelfde behandeling.
Op basis van het dossier stelt u facturen samen, en wat nog niet is gefactureerd blijft zichtbaar als onderhanden werk. Daarna koppelen we aan uw boekhouding en nemen we het beheer over.
Wat opdrachtadministratie software concreet doet
Welke onderdelen u nodig hebt hangt af van uw omvang en van hoe ver u wilt gaan in de bewaking per opdracht.
Van offerte naar opdracht
Een geaccepteerde offerte wordt een opdracht met dezelfde scope en prijsafspraak, zonder overtikken.
Urenregistratie op de opdracht
Medewerkers schrijven op opdracht en fase, met onderscheid tussen declarabel en niet-declarabel.
Tarieven per rol
Het tarief volgt de rol van de medewerker en de afspraak met de klant, inclusief afwijkende tarieven per opdracht.
Meerwerk
Werk buiten de afgesproken scope wordt apart vastgelegd en pas na akkoord van de opdrachtgever meegenomen in de facturatie.
Onderhanden werk
Wat is gewerkt maar nog niet gefactureerd, per opdracht en over het bureau heen, zodat de controller niet meer hoeft te verzamelen.
Facturatie
Facturen worden samengesteld uit het dossier, met een specificatie die uw opdrachtgever kan controleren.
Voor wie wij opdrachtadministratie software bouwen
Deze software is bedoeld voor bureaus waar de opdracht de eenheid van werk is en waar uren het grootste deel van de kosten vormen.
Adviesbureaus
U verkoopt kennis en tijd. De marge per opdracht hangt aan de vraag of de uren binnen de afspraak blijven, en dat wilt u onderweg zien.
Ingenieurs- en ontwerpbureaus
Uw opdrachten lopen in fasen met eigen budgetten. Facturatie volgt vaak de fase, niet de maand.
Bureaus met onderaanneming
U besteedt delen uit aan specialisten. Die kosten horen in hetzelfde dossier als de eigen uren, anders klopt de marge niet.
Groeiende bureaus
Wat met een spreadsheet begon, houdt op te werken zodra er meer projectleiders zijn dan overzicht. Dat is meestal het moment dat men ons belt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wij koppelen aan uw boekhouding zodat facturen en kosten niet dubbel worden vastgelegd. Zoekt u alleen een urenoplossing, kijk dan naar onze pagina over urenregistratie software. Gaat het u vooral om bonnen en onkosten van medewerkers, dan is de declaratie app passender, en in de kennisbank staat wat dat ongeveer inhoudt bij declaratie app kosten.
Waarom Appfront voor uw opdrachtadministratie software?
De meeste bureaus hebben geen gebrek aan cijfers maar aan cijfers op tijd. Daar richten wij de software op in.
Zicht tijdens de opdracht
De projectleider ziet de stand op zijn eigen opdracht, niet pas na de maandafsluiting van de controller.
Uw prijsvorm nagebouwd
Vaste prijs, nacalculatie of een plafond per fase. Wij bouwen wat u met uw klanten afspreekt in plaats van uw afspraken in een pakket te wringen.
Eén dossier, geen losse lijsten
Offerte, uren, meerwerk en facturen horen bij elkaar. Dat scheelt de maandelijkse zoektocht en maakt een discussie met een klant navolgbaar.
Security en privacy bij opdrachtadministratie software
Urengegevens zeggen iets over individuele medewerkers en vallen daarmee onder de AVG. Wij regelen inzage op basis van rol: een medewerker ziet zijn eigen uren, een projectleider die van zijn opdracht en de directie het geheel. Wat er met de gegevens gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven, leggen we samen met u vast.
Opdrachtgegevens en tarieven zijn vertrouwelijk, zeker als u voor concurrerende partijen werkt. Toegang is per opdracht in te richten, zodat gevoelige dossiers afgeschermd blijven. Alle inzage en wijzigingen worden gelogd, en de koppeling met de boekhouding loopt over een beveiligde verbinding met beheerde sleutels.
Veelgestelde vragen over opdrachtadministratie software
Wat adviesbureaus ons vragen voordat ze hieraan beginnen.
De opdrachtbevestiging met de afgesproken scope en prijsvorm, de uren van iedereen die eraan werkt, de kosten die u doorbelast, het uitbestede werk, het meerwerk en de facturen die eruit voortkomen. Doordat dit bij elkaar staat, kunt u tijdens de opdracht zien hoe die ervoor staat in plaats van achteraf.
Ja, en de meeste bureaus gebruiken allebei. Bij nacalculatie rekent de software met tarieven per rol, bij vaste prijs bewaakt hij de bestede uren tegen het afgesproken bedrag. Combinaties komen ook voor, bijvoorbeeld nacalculatie met een plafond per fase. Dat leggen we per opdracht vast.
Onderhanden werk is wat u hebt gewerkt en nog niet gefactureerd. De software berekent dat uit de geschreven uren en doorbelaste kosten, verminderd met wat er al is gefactureerd. Hoe u dat waardeert, tegen kostprijs of tegen verkooptarief, is een keuze van uw accountant en die stellen we in.
Ja. Uren die aan het eind van de week uit het geheugen worden ingevuld, zijn minder betrouwbaar dan uren die dezelfde dag zijn geschreven. Daarom maken we het invullen zo licht mogelijk en bruikbaar op een telefoon, met de opdrachten waar iemand recent op heeft gewerkt binnen handbereik.
Ja. Facturen die u in het opdrachtdossier samenstelt, gaan naar uw boekhouding zonder dat iemand ze overtikt, en kosten die daar binnenkomen kunnen we terugkoppelen op de opdracht. We sluiten aan op het pakket dat u gebruikt en op wat dat pakket aan koppelmogelijkheden biedt.
Wij bouwen de administratie zo dat u kunt werken met de voorwaarden die u hanteert, waaronder de DNR 2011 die in de advies- en ontwerpsector gebruikelijk is. Dat betekent vooral dat scope, meerwerk en aansprakelijkheidsafspraken per opdracht vastliggen. De juridische keuze voor een set voorwaarden blijft van u.
Ja, en dat is een goed startpunt, want in die spreadsheets zit uw werkelijke werkwijze. We nemen ze door, halen eruit welke berekeningen u echt gebruikt en welke ooit zijn blijven staan, en bouwen alleen het eerste na. Bestaande opdrachten kunnen we inlezen zodat u niet met een lege administratie begint.
Uw opdrachten van offerte tot factuur op één plek?
Vertel ons hoe u nu offertes, uren en facturatie bijhoudt en waar u te laat ziet dat een opdracht verkeerd loopt. We kijken mee en laten zien wat er mogelijk is.