Een declaratie-app die werkt zoals uw mensen werken: bonnetje fotograferen onderweg, kilometers automatisch loggen, uren wegschrijven op project — en daarna een schone export naar uw boekhouding of salarissoftware. Op maat gebouwd voor uw workflow, niet andersom.
Standaard declaratie-software is voor de gemiddelde organisatie ontworpen — en dat merkt u meteen als uw declaratie-stroom net even anders loopt. Verschillende kostenplaatsen, complexere goedkeuringsstromen, een eigen kilometervergoeding die niet in de standaard valt, of een zorg-declaratie die naar meerdere verzekeraars moet: dan loopt u tegen de grenzen van het pakket aan. Workarounds in Excel, exports die handmatig moeten worden bewerkt, bonnetjes die per e-mail rondzingen — allemaal symptomen van software die niet voor uw proces is gebouwd.
Wij bouwen declaratie-apps voor organisaties die hun proces serieus nemen. Met directe koppeling naar uw boekhouding of salarissysteem, een mobiele interface die uw buitendienst, consultants of zorgmedewerkers daadwerkelijk gebruiken, en een approval-flow die past bij hoe uw managers en finance-team werken. We werken sinds 2015 aan zakelijke mobiele apps, en het patroon herhaalt zich: zodra de declaratie-app aansluit bij hoe medewerkers echt werken, daalt het aantal foutieve declaraties en stijgt de doorlooptijd van verwerking met sprongen.
Een declaratie-app raakt veel onderdelen van uw organisatie: HR voor het gebruikersbeheer, finance voor de approval-regels en grootboek-mapping, IT voor security en device-management, en uiteindelijk elke medewerker die kosten maakt. We betrekken die belangengroepen in de eerste sprints, omdat een declaratie-app die finance blij maakt maar buitendienst-medewerkers irriteren niet wordt gebruikt — en dan staat u alsnog met een dure Excel-stroom op de achtergrond.
Voor digitale declaratieverwerking en digitale declaratiesoftware op maat geldt: hoe specifieker u uw eisen kunt maken, hoe scherper de oplossing eruit komt. Een goede declaratie-tool past zich aan uw werkwijze aan en niet andersom — dat is precies waar standaard-platforms in tekortschieten.
Welke vorm bij uw organisatie past hangt af van het type declaratie, het aantal gebruikers en de integraties met uw bestaande systemen. We adviseren in het eerste gesprek welke richting verstandig is.
Een mobiele app waarmee medewerkers bonnetjes fotograferen, OCR pakt automatisch bedrag, BTW en leverancier, en de declaratie loopt via een korte goedkeurings-flow door naar uw boekhouding. Geschikt voor zakenreizen, lunch, kantoor-aankopen, vergoedingen en kleine inkopen door medewerkers. De finance-afdeling controleert nog alleen de uitzonderingen — de rest gaat geautomatiseerd door.
Voor consultants, advocaten, projectteams en buitendienst-medewerkers die op klant of project declareren. Uren wegschrijven op project en activiteit, kilometers via route-tracking of handmatig, koppeling met uw urenregistratie of project-administratie. Export naar facturatie of salaris, met automatische berekening van reiskosten-vergoeding en woon-werk-correctie volgens uw eigen regelingen.
Voor zorgaanbieders die naar zorgverzekeraars declareren, gemeenten met Wmo-declaraties, of verzekeraars met schade-declaraties. Maatwerk-validatie op productcodes, compliance-checks, audit-trail en bulk-verwerking richting externe partijen. Inclusief koppelingen met sector-specifieke uitwisselings-standaarden en rapportages die uw controllers en accountants direct kunnen gebruiken.
Bij rapportage per transactie is verzamelen bij de maandafsluiting te laat. Het vastleggen van inkoopbonnen op het moment zelf werken we uit op de ViDA-app.
Een productieklaar declaratie-platform, plus alles eromheen om het in eigen beheer te draaien. We leveren maatwerk-software die u zelf bezit — geen jaarlijkse SaaS-fee waar u nooit meer vanaf komt.
Vier patronen waarin we opdrachtgevers begeleiden. Herkent u er één, dan praten we graag verder over uw specifieke situatie.
Monteurs, vertegenwoordigers, consultants of zorgmedewerkers die de hele dag op locatie zijn. Een declaratie-app op de telefoon scheelt elke avond Excel en kwijtgeraakte bonnetjes. Foto van de bon op het tankstation, klaar.
Uw finance-afdeling kan en wil niet alles zelf controleren. Een approval-flow waarin de direct leidinggevende eerst groen licht geeft scheelt fouten en versnelt de verwerking. Met bedragsgrenzen en escalaties.
Op een bepaald moment is handmatig Excel of een PDF-formulier niet meer houdbaar. Bij honderden declaraties per maand wint geautomatiseerde verwerking de investering snel terug — in tijd en in foutreductie.
Voor BTW-aftrek moet de bon traceerbaar zijn en bewaard blijven. Bij zorg- of overheidsdeclaraties komt daar nog uitgebreidere logging bovenop. Een eigen platform houdt dat structureel op orde.
Een gesprek waarin we begrijpen welk type declaratie-stroom door de app moet, welke systemen erachter hangen (boekhouding, salaris, ERP) en welke compliance-eisen relevant zijn voor uw sector.
Workshop met uw finance- en IT-team, plus interviews met de eindgebruikers — de medewerkers die straks op hun telefoon gaan declareren. Aan het eind: een concrete scope, planning en de eerste schermflow.
Elke twee weken een werkende build, eerst de bonnetjes-flow, dan kilometers en uren, dan de approval- en export-stromen. U en een paar key-users testen mee. Een eerste tier is binnen een paar sprints bruikbaar in beperkte pilot.
Eerst draaien met een kleine groep — vaak één afdeling of regio. Bug-fixes, finetune van de approval-rules, en daarna gefaseerd uitrollen naar de hele organisatie. Inclusief training en korte video-tutorials voor eindgebruikers.
iOS en Android brengen elk jaar nieuwe versies uit, boekhoud-koppelingen veranderen API's, en u krijgt nieuwe wensen vanuit gebruikers. Doorlopend beheer houdt het platform actueel en betrouwbaar.
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →De vorm van de declaratie-app verschilt sterk per sector. Wat in elke variant terugkomt: mobiele invoer onderweg, slimme validatie, en een nette koppeling met het systeem waar de declaratie uiteindelijk landt.
Service-organisaties, technische groothandel, installatiebedrijven en facilitaire dienstverleners. Medewerkers leggen onderweg kilometers af, kopen materiaal voor een klus, en eten onderweg. De declaratie-app vervangt papieren formulieren en losse foto's per WhatsApp.
Consultants, advocaten, accountants en interim-managers schrijven uren op klant en project. Daarbij komen reiskosten, kilometers en eventueel onkosten die doorbelast worden. Wij koppelen die data met uw urenregistratie en facturatie zodat doorbelasten in één export gaat.
Ggz-instellingen, fysiotherapie-praktijken, thuiszorg en wijkverpleging declareren bij verschillende zorgverzekeraars met productcodes, indicaties en uitkomstmetingen. Wij bouwen flows die compliant zijn met de geldende standaarden en die foutieve declaraties bij de bron afvangen.
Voor gemeenten Wmo-declaraties met de bijbehorende berichten, voor verzekeraars schade-declaratie-apps voor verzekerden en intermediairs. Bulk-verwerking, validatie tegen polis- of beschikkingsdata, en audit-trail die meekan in elke controle.
We werken met de mainstream stack voor zakelijke mobiele apps en koppelen met de systemen die uw finance- en HR-team al gebruiken. Geen exotische dependencies, geen leverancier-specifieke lock-in.
Wat opdrachtgevers willen weten voor we beginnen aan een declaratie-platform.
Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. We luisteren naar uw declaratie-stroom, stellen vragen over uw systemen en geven richting waar u meteen iets aan heeft — ook als we uiteindelijk niet samen verder gaan.
Appfront gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor een goede werking van de website, voor analyse en voor marketing. Je kiest zelf wat je toestaat. Lees meer in ons privacybeleid.
