App voor salarisverwerking en klantenadministratie laten maken
Appfront bouwt apps waarmee administratiekantoren de aanlevering van hun klanten in de hand krijgen: uren, mutaties en verzuim komen binnen via één portaal in plaats van via mail, appjes en spreadsheets. Uw medewerker ziet in één blik welke klant compleet is en welke nog iets moet aanleveren.
Wat is een app voor salarisverwerking en klantenadministratie?
De salarisverwerking zelf gebeurt in uw loonpakket. Wat daaraan voorafgaat, gebeurt bij de meeste kantoren nog per mail: de ene klant stuurt een spreadsheet, de andere een foto van een urenbriefje en de derde belt dat er iemand uit dienst is. Die aanlevering is het deel dat tijd kost en waar de fouten ontstaan.
Een app voor klantenaanlevering zet daar structuur op. Elke werkgever krijgt zijn eigen ingang waarin hij per periode invult wat er is veranderd: gewerkte uren, nieuwe medewerkers, uit dienst, wijzigingen in uurloon of contract en ziekmeldingen. Uw kantoor ziet per klant of de periode compleet is en waar iets ontbreekt.
Wij bouwen dit op maat omdat elk kantoor een eigen werkverdeling heeft. Welke klant levert wat aan, welke cao's spelen mee, welke controles wilt u afdwingen voordat iets binnenkomt en welke medewerker is verantwoordelijk voor welke portefeuille. Dat is uw inrichting, en de app hoort die te volgen.
Eén ingang per werkgever
Uw klant levert uren en mutaties aan in een portaal dat op uw kantoor is afgestemd, met alleen de velden die voor hem gelden.
Compleetheid per periode
Uw medewerker ziet per klant of alles binnen is, wat ontbreekt en wie eraan herinnerd moet worden.
Door naar het loonpakket
De aangeleverde gegevens gaan naar uw loonpakket in het formaat dat het verwacht, zodat niemand ze overtikt.
Hoe wij uw een app voor salarisverwerking en klantenadministratie bouwen
We beginnen bij uw drukste week van de maand en bij de klanten die het meeste nabellen kosten. Daar wordt duidelijk wat de app moet oplossen.
Welke klanten leveren wat aan, in welke vorm en wanneer. We kijken vooral naar de klanten die altijd te laat of incompleet zijn, want daar zit de winst.
We bouwen de invoerkant zo dat een werkgever alleen ziet wat voor hem geldt. Een kleine klant met vijf medewerkers krijgt geen scherm dat is ontworpen voor een klant met tweehonderd.
Ontbrekende uren, een medewerker zonder contract of een mutatie zonder ingangsdatum worden bij de aanlevering gesignaleerd, niet pas bij de verwerking.
De gegevens gaan naar uw loonpakket in het formaat dat het aankan. Daarna nemen we de app in beheer en breiden we uit waar dat nodig blijkt.
Wat een app voor salarisverwerking en klantenadministratie concreet doet
Welke onderdelen u nodig hebt hangt af van de omvang van uw portefeuille en van hoe verschillend uw klanten zijn.
Urenaanlevering
Werkgevers leveren gewerkte uren aan per medewerker en per periode, met de mogelijkheid om vaste roosters te bevestigen in plaats van opnieuw in te vullen.
Loonmutaties
In dienst, uit dienst, wijziging van uurloon, contracturen of functie, elk met de ingangsdatum die de verwerking nodig heeft.
Verzuimmeldingen
Ziek- en betermeldingen met datum, zodat de doorbetaling en de aanlevering aan de verzuimverzekeraar kloppen.
Compleetheidsbewaking
Per klant en per periode zichtbaar wat er binnen is en wat niet, met een herinnering die vanuit het systeem gaat in plaats van uit uw hoofd.
Documenten
Contracten, identiteitsbewijzen en loonbelastingverklaringen op de juiste plek in het dossier van de medewerker.
Koppeling met het loonpakket
De aanlevering gaat door naar uw loonpakket in het formaat dat het verwacht, met een terugkoppeling als iets is afgekeurd.
Voor wie wij een app voor salarisverwerking en klantenadministratie bouwen
Deze app is bedoeld voor kantoren die voor meerdere werkgevers de loonadministratie doen en daarbij afhankelijk zijn van wat die werkgevers aanleveren.
Administratiekantoren
U doet de loonadministratie naast de boekhouding. De aanlevering is het deel dat uw planning verstoort, zeker rond de verwerkingsdatum.
Loonadministratiekantoren
Loon is uw hoofdactiviteit en volume is uw model. Elke minuut per klant per periode telt op tot een aanzienlijk bedrag.
Accountantskantoren
U hebt een loonafdeling naast de samenstelpraktijk. De gegevens moeten aansluiten op de rest van het klantdossier.
Kantoren met veel kleine werkgevers
Juist bij kleine klanten kost de aanlevering relatief het meeste tijd, omdat er geen eigen HR-afdeling is die het netjes aanlevert.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app draait in de browser en op de telefoon, zodat een werkgever zijn uren ook onderweg kan bevestigen. De salarisberekening zelf blijft in uw loonpakket; wij bouwen de aanlevering eromheen en de koppeling ernaartoe. Voor de koppeling met de financiële administratie hebben wij ervaring met onder meer e-Boekhouden. Werkt u met urenregistratie bij uw klanten, kijk dan ook naar urenregistratie software. Onze werkwijze staat op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw een app voor salarisverwerking en klantenadministratie?
Een portaal dat klanten niet gebruiken, maakt het werk niet lichter maar zwaarder: dan hebt u een portaal én een mailbox.
Gebouwd voor uw klant, niet voor u
De werkgever die eens per maand vijf uren invult, moet dat zonder uitleg kunnen. Daar ontwerpen we op, want anders belt hij toch.
Controles waar ze thuishoren
Een ontbrekende ingangsdatum signaleren bij de aanlevering scheelt uw medewerker een telefoontje achteraf.
Naast uw loonpakket, niet ervoor in de plaats
De verwerking blijft waar die hoort. Wij bouwen de schil eromheen, zodat u niet hoeft te migreren.
Security en privacy bij een app voor salarisverwerking en klantenadministratie
In een loonadministratie staan persoonsgegevens en soms bijzondere persoonsgegevens, zoals verzuimmeldingen. Over de aard van een ziekte mag een werkgever niets vastleggen, en dat bouwen we ook zo: het portaal vraagt om een ziekmelding met datum en niet om een reden. Toegang is strikt gescheiden per werkgever, zodat klanten elkaars gegevens nooit kunnen zien.
Wij werken met tweestapsverificatie voor uw medewerkers, autorisatie op basis van portefeuille en sluitende logging van wie welk dossier heeft ingezien. Bewaartermijnen sluiten aan op de fiscale bewaarplicht en op wat de AVG toestaat, en documenten worden versleuteld opgeslagen. Wat u precies vastlegt en hoe lang, bepalen we samen vooraf.
Veelgestelde vragen over een app voor salarisverwerking en klantenadministratie
Vragen die administratiekantoren stellen over aanlevering en verwerking.
Nee, en dat is een bewuste keuze. De salarisberekening, de loonaangifte en de verwerking blijven in uw loonpakket, waar de wet- en regelgeving in is bijgehouden. Wij bouwen de schil eromheen: de aanlevering door uw klanten, de bewaking van compleetheid en de koppeling naar het pakket dat u al gebruikt.
Via een eigen ingang per werkgever, in de browser of op de telefoon. Zij zien alleen hun eigen medewerkers en alleen de velden die voor hen gelden. Een klant met vaste roosters bevestigt die, een klant met wisselende uren vult ze in. De vorm past zich aan de klant aan in plaats van andersom.
Dan ziet u dat voordat het een probleem wordt. Per periode is zichtbaar welke klanten compleet zijn en welke niet, en herinneringen gaan vanuit het systeem in plaats van uit het hoofd van uw medewerker. U bepaalt zelf wanneer die herinnering gaat en aan wie.
Meestal wel, en dat is de bedoeling. De aangeleverde gegevens gaan door naar uw pakket in het formaat dat het verwacht, zodat niemand ze overtikt. Wat er precies mogelijk is, hangt af van het pakket; we onderzoeken de koppelmogelijkheden voordat we er iets over toezeggen.
Terughoudend, omdat dit bijzondere persoonsgegevens raakt. Een werkgever mag de ziekmelding en de datum vastleggen, maar niet de aard van de klacht. Het portaal vraagt daarom niet naar een reden. De gegevens zijn strikt afgeschermd en alleen zichtbaar voor wie ze voor de verwerking nodig heeft.
Dat kan, bijvoorbeeld om hun eigen uren in te dienen of hun loonstrook op te halen, maar het hoeft niet. Sommige kantoren willen bewust dat alleen de werkgever aanlevert. Beide inrichtingen zijn mogelijk en we bepalen vooraf welke bij uw werkwijze past.
Ja. Welke velden en regels gelden, kan per klant verschillen, bijvoorbeeld bij toeslagen of ploegendiensten. Wij leggen dat per werkgever vast, zodat de aanlevering klopt met de afspraken die voor die klant gelden. De cao-interpretatie blijft het werk van uw loonadviseur.
De aanlevering van uw klanten onder controle?
Vertel ons hoeveel werkgevers u verwerkt en hoe de aanlevering nu binnenkomt. We kijken mee naar uw drukste week en laten zien wat een portaal daar zou schelen.