App voor inspectie en onderhoud van corporatiebezit laten maken
De cijfers over conditie, onderhoud en oppervlakte die in de verantwoording van een corporatie terechtkomen, ontstaan niet op de afdeling planning en control. Ze ontstaan bij de woning, tijdens een opname, een reparatie of een mutatie. Wie ze daar niet vastlegt, bouwt aan het eind van het jaar een verantwoording op uit facturen en herinneringen.
Wat er bij de woning wordt vastgesteld
Het vastgoed van een corporatie wordt gewaardeerd tegen actuele waarde, en de regeling schrijft daarvoor een handboek voor. In die waardering telt achterstallig onderhoud mee: is daarvan sprake, dan moet er een bedrag voor worden opgenomen, omdat het met de marktconforme normbedragen niet wordt ingelopen terwijl het de waarde wel drukt. Of er achterstallig onderhoud is en waar het zit, stelt niemand achter een bureau vast.
Sinds verslagjaar 2023 mogen de metrages niet meer uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen komen en ook niet uit de waardebepaling voor de Wet WOZ. Voor elke woning moet de gebruiksoppervlakte volgens NEN 2580 beschikbaar zijn, en dat is een meting. Daarnaast verantwoordt u het aantal verhuureenheden per registergoed, en de accountant stelt de nauwkeurigheid en volledigheid daarvan vast. Een eenheid die is samengevoegd en niet is doorgegeven, komt daar aan het licht.
Ook de scheiding tussen onderhoud en investering begint in het veld. De definities van beheer en onderhoud uit het waarderingshandboek werken door in de posten voor onderhoudsactiviteiten, voor verhuur en beheer en voor overige directe operationele lasten, in de jaarrekening zowel als in de dVi. Of iets planmatig onderhoud is, mutatieonderhoud of een verbetering die wordt geactiveerd, beslist in de praktijk degene die de opdracht schrijft. Bij het energielabel speelt hetzelfde: voor de beleidswaarde geldt een standaardverplichting bij de labels E, F en G, op basis van de meest recente beschikbare informatie. Een afgemeld label is dat niet altijd.
Hoe wij dit bouwen
De vastlegging gebeurt op het moment dat iemand bij de woning staat, met de sleutel in de hand en de bewoner in de deuropening. Wat daar niet in een paar handelingen lukt, wordt later ingevuld en daarmee een schatting.
Een code bij de voordeur of in de meterkast opent de juiste verhuureenheid met de historie erbij. Anders landt een waarneming op een adres in plaats van op een eenheid uit uw bezit.
Bouwdeel, conditie, hoeveelheid, gebrek. De lijst hoort bij het complextype, zodat een invaller dezelfde opname maakt.
Onderhoud, mutatieonderhoud of verbetering: die keuze bepaalt later een post in de jaarrekening, en hier is hij nog met één blik te maken.
Elke opname, reparatie en mutatie komt bij de eenheid terecht, zodat de verantwoording een optelling wordt in plaats van een reconstructie.
Wat de app concreet doet
De opname bij de woning draagt het geheel. De rest hangt af van de omvang van uw bezit en van de vraag of u met opzichters of met aannemers werkt.
Verhuureenheid openen door te scannen
Een code bij de eenheid opent het juiste dossier met de vorige opnames. Dat voorkomt dat een waarneming bij de buren belandt, wat in een gestapeld complex zomaar gebeurt.
Conditie per bouwdeel
Per element een score met de hoeveelheid en het gebrek erbij. Daarmee is een bedrag voor achterstallig onderhoud te onderbouwen.
Oppervlakte volgens de meetinstructie
De maten worden bij de woning opgenomen in plaats van uit een andere registratie overgenomen, met de datum van de meting erbij.
Beeld bij het gebrek
Een scheur, een lekkage, een verrotte kozijnstijl. Beeld met tijdstip maakt een constatering controleerbaar zodra er een bedrag aan hangt.
Wat er over het label bekend is
Het afgemelde label en wat er sindsdien aan de woning is gebeurd. Zie ook de app voor energielabels.
Werkt in kelder en kruipruimte
In portieken, kelders en op daken valt de dekking weg. Alles wordt lokaal vastgelegd en later gesynchroniseerd, met het oorspronkelijke tijdstip.
Voor wie wij bouwen
Wie de waarneming doet verschilt per corporatie. Vier situaties.
Corporaties met eigen vakmensen
Uw opzichters en monteurs zien het bezit het vaakst en leggen er het minst van vast. De winst zit in een conditieoordeel bij werk dat er toch al is, naast uw onderhoudsplanning.
Aannemers en onderhoudsbedrijven
U werkt voor meerdere opdrachtgevers, elk met andere afspraken. Eén registratie per klant scheelt het naderhand samenvoegen van bonnen. Zie ook de app voor aannemers.
Taxateurs en waarderingsbureaus
Bij de full-waardering wordt het vastgoed minimaal eens per drie jaar volledig getaxeerd. Wat de taxateur ter plaatse constateert, hoort terug te komen bij het complex en niet alleen in een rapport, naast uw vastgoedbeheer.
Inspectie- en adviesbureaus
U voert conditiemetingen uit voor meerdere corporaties. Een eigen scope per opdrachtgever voorkomt dubbel bijhouden. Zie ook de inspectieapp.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Complextypen komen erbij, elementenlijsten worden herzien en definities veranderen per verslagjaar. Lijsten, bouwdelen en gebrekensoorten horen instelbaar te zijn en niet in de app vast te zitten.
Waarom Appfront
Een conditie zonder hoeveelheid is een mening
Wij leggen per bouwdeel de omvang van het gebrek vast. Pas dan is een bedrag voor achterstallig onderhoud te onderbouwen tegenover uw accountant en uw taxateur.
De meting hoort bij de woning
Wij maken van de maatvoering een waarneming met een datum en een persoon eraan, geen getal dat ooit ergens anders vandaan kwam.
Geen bereik is hier de regel
Opnames lopen door portieken, kelders en kruipruimtes. Alles wordt lokaal vastgelegd met het oorspronkelijke tijdstip en later gesynchroniseerd.
Wij waarderen uw bezit niet
De marktwaarde en de beleidswaarde komen uit het handboek en uit uw taxateur. Wij bouwen de vastlegging waarop die berekening steunt.
Security en privacy
Een opname in een woning raakt aan de huurder: wie er woont, wat er binnen te zien was, welke foto er is gemaakt. Dat is meer dan een technische constatering. Wij zetten toegang per rol en per complex, geven een aannemer alleen de eenheden waar hij een opdracht heeft, en leggen inzage vast. Koppelingen lopen via beveiligde integraties.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het hele punt. Een conditieoordeel dat achteraf is bijgesteld nadat het bedrag niet uitkwam, is geen waarneming meer. Wij leggen opnames, metingen en foto's onwijzigbaar vast met tijdstip, plaats en persoon, ook wanneer de synchronisatie later plaatsvindt, en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over vastleggen in het bezit
De jaarrekening waardeert het vastgoed tegen actuele waarde, en daar zit een bedrag voor achterstallig onderhoud in als daarvan sprake is. In de dVi verantwoordt u het aantal verhuureenheden per registergoed en de marktwaarde en beleidswaarde daarvan. Die getallen komen uit waarnemingen. Wie ze pas bij de jaarafsluiting verzamelt, levert een reconstructie aan.
Vanaf verslagjaar 2023 is het niet meer toegestaan de metrages uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen of uit de waardebepaling voor de Wet WOZ te gebruiken. Voor elke woning moet de gebruiksoppervlakte volgens NEN 2580 beschikbaar zijn. Voor veel corporaties werd dat een inhaalslag en daarna een routine bij mutatie.
Het bouwdeel, de aard van het gebrek, de omvang ervan en beeld met een tijdstip. Zonder omvang blijft het een mening, terwijl juist het bedrag in de waardering terechtkomt. Voor de beleidswaarde wordt daarna gecorrigeerd voor wat al in de meerjarenonderhoudsbegroting staat, dus de aansluiting daarmee hoort bij de vastlegging.
Wij leggen bij de eenheid vast welk label is afgemeld en wat er sindsdien aan de woning is gebeurd. Voor de beleidswaarde geldt bij de labels E, F en G een standaardverplichting, en daarbij hoort u de meest recente beschikbare informatie te gebruiken. Afgemelde labels geven door wijzigingen in de systematiek en in de woning niet altijd het actuele beeld.
Omdat de waarneming op locatie ontstaat en daar in weinig handelingen moet passen. Een pakket dat op kantoor prima werkt, is met handschoenen aan in een portiek onbruikbaar. De app vult het pakket aan; hij vervangt het niet.
Ja. Kelders, kruipruimtes, portieken en daken zijn plekken waar de dekking wegvalt. Alles wordt lokaal vastgelegd en later gesynchroniseerd, met behoud van het oorspronkelijke tijdstip. Dat moment hoort bij de constatering, zeker als er later een bedrag aan wordt gekoppeld.
Ja. Wij geven een aannemer of bureau toegang tot zijn eigen eenheden en periode, zodat die waarnemingen in dezelfde historie landen als die van uw eigen opzichters. Dat voorkomt dat u aan het eind twee bronnen met net andere bouwdelen en scores moet samenvoegen.
Deze app gaat over het moment bij de woning: de opname, het gebrek, de maat, de foto. De software voor dVi en dPi gaat over het kantoorwerk daarna: de opbouw, de aansluiting met de jaarrekening en de aanlevering. Het primaire proces blijft in uw corporatiesoftware en uw verhuuradministratie.
Waar komt uw cijfer over onderhoud eigenlijk vandaan?
Vraag voor één complex naar de onderbouwing van het achterstallig onderhoud en kijk of er een hoeveelheid en een datum bij staan. Zo niet, dan staat er in uw waardering een bedrag dat niemand kan navertellen. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject app laten maken.