Audit software laten maken

Audit software ondersteunt het complete auditproces: het plannen van interne en externe audits, het opstellen van auditprogramma's en checklists, het uitvoeren van de audit met vastlegging van bevindingen en non-conformiteiten, en het beheren van corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA) met een eigenaar en deadline. Daarnaast bewaakt de software de opvolging en hertoetsing, koppelt bevindingen aan normen zoals ISO 9001 of ISO 27001 en levert dashboards en auditrapporten. Maatwerk software laat u dit inrichten volgens uw eigen auditmethodiek en normenkader, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket.

Een bevinding is een waarneming die tijdens een audit wordt vastgelegd, met onderbouwing en bewijslast. Een non-conformiteit is een bevinding waarbij niet aan een eis of norm wordt voldaan, vaak ingedeeld naar zwaarte. Een corrigerende of preventieve maatregel (CAPA) is de actie die daarop volgt om de oorzaak weg te nemen en herhaling te voorkomen, met een verantwoordelijke eigenaar en een deadline. Goede auditsoftware houdt deze keten bij elkaar, zodat een bevinding navolgbaar leidt tot een maatregel, opvolging en uiteindelijk een hertoetsing die de afsluiting onderbouwt.

Wij bouwen maatwerk. Auditmethodieken verschillen per organisatie en per sector: de normenkaders, de classificatie van bevindingen, de escalatieregels en de manier waarop opvolging en rapportage zijn ingericht. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke auditproces en kan meegroeien als normen, auditscopes of uw werkwijze veranderen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Audit software kan bevindingen en checklists koppelen aan de normenkaders die voor uw organisatie gelden, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, ISO 27001 voor informatiebeveiliging, ISO 14001 voor milieu of branchespecifieke kaders. Door normeisen vast te leggen als toetsbare punten ontstaat per audit zicht op welke eisen zijn beoordeeld en waar non-conformiteiten zitten. Omdat we maatwerk bouwen, richten we het normmodel in zoals uw organisatie het gebruikt, inclusief eigen interne richtlijnen en koppelingen tussen meerdere normen.

Ja. De software ondersteunt zowel interne audits, die uw eigen auditdienst of kwaliteitsafdeling uitvoert, als externe audits door leveranciers, certificerende instellingen of klanten. U kunt audittypen, scopes en auditteams inrichten, leveranciers en locaties als auditobject opnemen en per audittype een eigen checklist en rapportagevorm hanteren. Zo houdt u het volledige auditprogramma, intern en extern, in een samenhangend overzicht in plaats van in losse documenten en spreadsheets.

Elke non-conformiteit krijgt een of meer maatregelen met een eigenaar en een deadline. De software bewaakt deze termijnen, stuurt herinneringen en escaleert wanneer een maatregel dreigt te verlopen. Na uitvoering legt de eigenaar de afhandeling vast met bewijslast, waarna een hertoetsing bevestigt of de maatregel effectief was. Pas dan kan de bevinding worden afgesloten. Zo is op elk moment aantoonbaar welke maatregelen open staan, welke zijn afgerond en welke een hertoetsing nodig hebben.

Auditgegevens zijn vertrouwelijk en bevatten vaak gevoelige informatie over processen, leveranciers en soms persoonsgegevens. Wij bouwen security en privacy by design in vanaf de architectuur. Dat betekent rolgebaseerde toegang zodat auditees, auditoren en beheer ieder alleen zien wat nodig is, scheiding van gegevens tussen afdelingen of opdrachtgevers, en sluitende logging van wie welke bevinding of maatregel inziet of wijzigt. Waar persoonsgegevens worden verwerkt, passen we dataminimalisatie toe en richten we de verwerking AVG-conform in, met encryptie in transit en at rest.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, koppelingen, het normmodel, het autorisatiemodel, logging en beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, koppelingen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie.

We bouwen voor organisaties die structureel audits plannen en uitvoeren: kwaliteits- en complianceafdelingen, interne auditdiensten, accountants- en auditkantoren, en organisaties in de zorg en de industrie met strikte kwaliteits-, veiligheids- en informatiebeveiligingseisen. De software ondersteunt zowel de auditor die in het veld bevindingen vastlegt als het management dat behoefte heeft aan overzicht, rapportage en aantoonbare opvolging.