Keuringslogboek arbeidsmiddelen
Arbeidsmiddelen die aan slijtage onderhevig zijn, moeten periodiek worden gekeurd door een deskundige, en van die keuring moet een aantoonbaar bewijs zijn. Appfront bouwt het logboek dat zich per middel vult op het moment van keuren, met een code op het middel als ingang, zodat u bij een inspectie niet hoeft te reconstrueren wat er wanneer is gedaan.
Wat de keuringsplicht van u vraagt
Het Arbobesluit verplicht werkgevers arbeidsmiddelen die onderhevig zijn aan invloeden die tot gevaarlijke situaties kunnen leiden, periodiek te laten keuren door een deskundige. Er staat geen algemene termijn in de wet: die volgt uit de handleiding van de fabrikant, uit uw eigen risico-inventarisatie en uit hoe intensief het middel wordt gebruikt. Voor elektrische arbeidsmiddelen wordt in de praktijk vaak NEN 3140 als invulling gebruikt.
Het gaat om een brede verzameling: gereedschap en machines, ladders, trappen en rolsteigers, valbeveiliging, elektrische handgereedschappen, verplaatsbare installaties en tal van middelen die per branche verschillen. Wat ze delen is dat het bewijs van de keuring beschikbaar moet zijn, en dat de keuring is uitgevoerd door iemand die daarvoor aantoonbaar deskundig is.
Bij een inspectie of na een ongeval is de vraag nooit of u een systeem heeft, maar of u van dit ene middel kunt tonen wanneer het is gekeurd, door wie, en wat de uitslag was. Wie dat uit een spreadsheet moet halen, ontdekt daar de gaten: middelen die zijn bijgekocht en nooit in de lijst kwamen, en middelen die er al jaren in staan maar allang zijn afgevoerd. Een lijst volgt de werkelijkheid niet; een code op het middel wel.
Hoe wij uw keuringslogboek bouwen
Wij beginnen bij de inventarisatie en de vraag wie er keurt. Software die u oplevert zonder dat de middelen gelabeld zijn, is een leeg systeem met een goede bedoeling.
Welke arbeidsmiddelen zijn keuringsplichtig, in welke categorieën vallen ze en welke termijn hoort erbij. Die termijn komt uit de handleiding, uw risico-inventarisatie en de gebruiksintensiteit; wij nemen hem over en verzinnen hem niet.
We kiezen per soort middel de identificatie en ontwerpen de keuringspunten per categorie. Een ladder vraagt andere controlepunten dan een handgereedschap; door dat per categorie vast te leggen hoeft de keurmeester alleen te beoordelen wat van toepassing is.
We werken in sprints en beginnen bij scannen, keuren en aftekenen. Uw technische dienst werkt mee en keurt vroeg in het traject een echte partij middelen met een tussenversie, want dan pas blijkt of het tempo haalbaar is.
Het labelen van de bestaande voorraad plannen we als een gerichte actie in plaats van het gaandeweg te doen. Daarna dragen we over, met afspraken over wie nieuwe middelen invoert; dat is de stap waarop dit soort systemen in de praktijk stukloopt.
Wat het logboek concreet doet
Zes onderdelen die samen het logboek vormen. Wat u nodig heeft hangt vooral af van hoeveel middelen er zijn en of u zelf keurt of laat keuren.
Scannen als ingang
Een code op het middel opent de juiste keuringslijst en toont meteen de historie. De keurmeester hoeft niets op te zoeken en de registratie hangt gegarandeerd aan het goede exemplaar, ook als er twintig identieke machines staan.
Termijn per middel, niet per lijst
Elk middel heeft een eigen termijn die volgt uit type en gebruik. Het systeem plant vooruit, groepeert wat op dezelfde locatie staat en waarschuwt op tijd, zodat keuren een geplande ronde wordt in plaats van een achterstand.
Keuringspunten per categorie
Per soort middel de punten die beoordeeld moeten worden, met ruimte voor een meetwaarde waar dat hoort. Dat houdt de keuring kort en zorgt dat er niets wordt overgeslagen omdat iemand het uit het hoofd deed.
Afkeur met gevolg
Een afgekeurd middel krijgt een blokkade en een reden, en blijft geblokkeerd tot het is gerepareerd en herkeurd of afgevoerd. Afvoeren wordt vastgelegd, want anders blijft het middel in de telling staan en in de praktijk soms ook in de kast.
Bevoegdheid van de keurmeester
Alleen wie is aangewezen kan aftekenen, en het systeem legt vast wie dat was. Bij externe keuringen wordt het rapport aan het middel gekoppeld zodat interne en externe keuringen in hetzelfde logboek staan.
Logboek dat een inspectie doorstaat
Per middel de volledige historie: datum, uitvoerder, uitslag, bevindingen en eventuele reparaties, exporteerbaar wanneer erom wordt gevraagd. Wijzigingen achteraf zijn zichtbaar als wijziging.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties waarin een logboek zich snel terugverdient. Het verschil zit in het aantal middelen en in hoe ver ze van kantoor komen.
Productie en industrie
Veel machines en gereedschap op één locatie, met een eigen technische dienst. Sluit dit aan op uw onderhoudssysteem, dan vallen keuren en preventief onderhoud in dezelfde ronde.
Bouw en installatie
Middelen bewegen mee met projecten en bussen, waardoor een centrale lijst per definitie achterloopt. Werkt u ook met hijs- en hefmiddelen, dan hoort daar een eigen aanpak bij; zie keuring van hijsmiddelen.
Zorg en instellingen
Veel elektrische apparatuur verspreid over afdelingen, gekeurd volgens NEN 3140, met gebruikers die geen technicus zijn. De app moet dan vooral snel duidelijk maken of iets gekeurd is.
Verhuur en facilitaire dienstverlening
Middelen gaan de deur uit en komen in wisselende staat terug. Naast keuren telt hier de uitgifte- en innamecontrole, vaak samen met uw facilitaire processen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw middelen en uw omgeving. Voor keuren op locatie weegt offline gebruik het zwaarst; een app die in een machinehal of een kelder niets doet, wordt overgeslagen en dan wordt het logboek achteraf uit het hoofd gevuld.
Waarom Appfront
De code volgt het middel
Een lijst wordt bijgewerkt op kantoor terwijl het middel op de bouwplaats staat. Door de registratie aan het middel te hangen, blijft het logboek kloppen zonder dat iemand hem bijhoudt.
Afkeur moet iets tegenhouden
Een status die niets blokkeert, verandert niets aan de werkelijkheid in de gereedschapskist. Wij bouwen afkeur als een blokkade, want dat is het enige dat het scenario voorkomt.
Naast wat er al draait
Uw onderhoudsplanning, uw activaregistratie en uw inkoop weten al welke middelen er zijn. Wij halen dat op via koppelingen zodat een nieuw middel niet op twee plekken hoeft te worden ingevoerd.
De invoering is het echte werk
Niet de software maar het labelen van de bestaande voorraad bepaalt of dit slaagt. Wij plannen die ronde expliciet en zeggen vooraf wat het uw eigen mensen kost.
Security en privacy
Een keuringslogboek bevat weinig persoonsgegevens, maar wel wie welke keuring uitvoerde en soms wie een middel in gebruik had. Dat is herleidbaar tot een medewerker en raakt aan zijn vakbekwaamheid. Wij gebruiken die vastlegging waarvoor ze bedoeld is, namelijk aantonen dat een bevoegde het heeft gedaan, en houden rapportages op het middel gericht en niet op de persoon.
Na een ongeval wordt dit logboek bewijsmateriaal, en dan telt of het betrouwbaar is. Wijzigingen aan een afgeronde keuring worden daarom gelogd en getoond als wijziging, met wie en wanneer. Foto’s bij bevindingen krijgen een tijdstempel en zijn niet stilzwijgend te vervangen. Een logboek dat achteraf ongemerkt aan te passen is, heeft bij een onderzoek geen waarde en kan zich zelfs tegen u keren. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het keuringslogboek
Alle arbeidsmiddelen die onderhevig zijn aan invloeden die tot gevaarlijke situaties kunnen leiden. Dat is bewust breed geformuleerd en omvat machines, elektrisch handgereedschap, ladders en rolsteigers, valbeveiliging en verplaatsbare installaties. Welke middelen bij u eronder vallen, volgt uit uw risico-inventarisatie en evaluatie. Wij nemen die lijst over als uitgangspunt; het bepalen ervan is arbodeskundig werk en geen softwarevraag.
Er staat geen algemene termijn in de wet. De frequentie volgt uit de handleiding van de fabrikant, uw eigen risico-inventarisatie en hoe intensief het middel wordt gebruikt. Een boormachine in een werkplaats met dagelijks gebruik vraagt een andere termijn dan hetzelfde apparaat dat een paar keer per jaar wordt gepakt. Daarom stellen wij de termijn per middel in en niet per categorie.
Hijs- en hefmiddelen hebben per exemplaar een eigen certificaat met een werklast erop, en daar draait de registratie omheen; dat werken we uit op die pagina. Dit logboek is breder en gaat over alle keuringsplichtige arbeidsmiddelen, waar periodiciteit en bewijs de kern zijn. Heeft u beide, dan bouwen we vaak één systeem met twee stromen.
Een deskundige. Voor sommige middelen betekent dat een gecertificeerde keurmeester of een externe partij, voor veel ander gereedschap kan een aantoonbaar geschoolde eigen medewerker volstaan. Voor elektrische arbeidsmiddelen wordt daarvoor vaak NEN 3140 aangehouden. Wij leggen de bevoegdheid vast in het systeem zodat alleen wie is aangewezen kan aftekenen; wie dat is, bepaalt u met uw arbodeskundige.
Met een labelronde, en dat is het grootste stuk werk van de invoering. Wij importeren wat er in uw activaregistratie of spreadsheet staat en uw mensen lopen daarna langs de middelen om te labelen en te controleren. Onze ervaring is dat die ronde altijd verschillen oplevert: middelen die niet in de lijst stonden en lijstregels waarvan het middel al jaren weg is. Beter dat nu te ontdekken dan bij een inspectie.
Ja. Machinehallen, kelders en bouwplaatsen hebben slechte dekking en juist daar staan de middelen. De app slaat lokaal op en synchroniseert zodra er verbinding is, met zichtbaar welke keuringen nog openstaan. We ontwerpen expliciet wat er gebeurt als twee mensen offline hetzelfde middel hebben beoordeeld, want dat is de plek waar dit soort apps in de praktijk fout gaat.
Ja, en dat is aan te raden. Laat u een deel extern keuren, dan wilt u niet twee logboeken. Wij koppelen het externe rapport aan het middel, met de datum en de keurende partij, zodat de historie compleet is. Levert uw keuringsbedrijf gestructureerde gegevens aan, dan kan dat automatisch; anders is het een upload met een paar velden.
Dat hangt af van het aantal middelen, het aantal categorieën en de koppelingen die u wilt. Het scannen en keuren is doorgaans snel bruikbaar. De labelronde kost de meeste doorlooptijd en dat is werk van uw eigen mensen. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning en niet daarvoor, omdat het aantal categorieën meer uitmaakt dan het aantal middelen.
Een keuringslogboek laten bouwen?
Vertel om hoeveel middelen en categorieën het gaat en hoe het logboek nu wordt bijgehouden, dan denken we mee over identificatie, termijnen en de labelronde. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een app.