Registratie van aanwezigheid laten maken
Bij een ontruiming wordt één vraag gesteld: is iedereen buiten. Om die te beantwoorden moet u weten wie er binnen was, en dat is iets anders dan wie er een pasje heeft. Iemand die meeliep door een geopende deur staat in geen enkel systeem, en de aannemer die om zeven uur via de laaddeur binnenkwam ook niet.
Waarom uw toegangssysteem deze vraag niet beantwoordt
Een toegangssysteem registreert dat iemand ergens langs een lezer is gekomen. Dat is niet hetzelfde als aanwezigheid. Wie naar binnen scant en via een nooddeur weer naar buiten gaat, staat in het systeem nog binnen. Wie meeloopt met een collega die de deur openhoudt, staat er nooit in. Bij een gebouw waar honderd mensen werken lopen die twee getallen al snel tientallen uiteen.
Daar komen de groepen bij die geen pas hebben: bezoekers, monteurs, uitzendkrachten, leveranciers en aannemers. Juist zij zijn onbekend met het gebouw en juist zij zijn bij een ontruiming het kwetsbaarst. In de praktijk staan ze in een papieren boek bij de receptie, dat aan het einde van de dag niet is afgetekend.
De opgave is dus niet techniek maar volledigheid. Een aanwezigheidslijst die tachtig procent klopt, is bij een ontruiming gevaarlijker dan geen lijst, want de bedrijfshulpverlening gaat naar binnen voor iemand die er niet is. Alles in dit systeem draait om de vraag hoe u die laatste twintig procent te pakken krijgt zonder dat het werk in de weg gaat zitten. Wat er bij bedrijfshulpverlening komt kijken, staat onder meer bij Arboportaal.
Hoe wij dit bouwen
Het beginpunt zijn de groepen die nu ontbreken, niet de mensen die al netjes inchecken. Daar zit het gat en daar zit dus de waarde.
Wie komt er op uw locatie en via welke route: eigen mensen, uitzendkrachten, bezoekers, monteurs, chauffeurs. Per groep de vraag wie hun aanwezigheid nu registreert. Meestal blijkt de helft van die groepen nergens te staan.
Wat voor een kantoormedewerker werkt, werkt niet voor een chauffeur die twintig minuten blijft. Eén methode voor iedereen levert altijd een groep op die het overslaat.
Elke sprint eindigt met iets dat u zelf kunt narekenen, en we beginnen bij het scherm dat bij een ontruiming wordt gebruikt. Wat daar niet op staat, hoeft ook niet te worden geregistreerd.
We draaien mee met uw ontruimingsoefening. Dat is de enige test die telt, en daar komt uit of de lijst klopt en of iemand hem in de regen op een telefoon kan lezen.
Wat de software concreet doet
Het draait om één scherm dat klopt op het moment dat het nodig is. De rest van de onderdelen bestaat om dat scherm gevuld te krijgen.
Actuele aanwezigheidslijst
Wie is er nu op welke locatie of in welk gebouwdeel, met onderscheid tussen eigen medewerkers, bezoekers en externen. Beschikbaar op een telefoon, ook als het netwerk in het gebouw uitvalt.
Aanmelden in seconden
Een code bij de ingang, een scan op een pas of een bevestiging op de telefoon. Duurt aanmelden langer dan doorlopen, dan wordt het overgeslagen, en dan is de lijst waardeloos.
Bezoekers en aannemers vooraf aangemeld
Een gastheer meldt zijn bezoek aan, de bezoeker krijgt een code en checkt zichzelf in. Voor aannemers kunt u er voorwaarden aan hangen, zoals een gelezen veiligheidsinstructie.
Automatisch uitchecken en opschonen
Mensen vergeten uit te checken en dat is de belangrijkste bron van vervuiling. Regels per groep, zoals uitchecken aan het einde van een dienst of na een periode zonder activiteit, houden de lijst bruikbaar zonder dat iemand hem handmatig opschoont.
Ontruimingsmodus
Eén scherm met wie er binnen was op het moment van het alarm, af te vinken per persoon, met wat er nog openstaat. Dat is een ander scherm dan de dagelijkse lijst en het moet zonder nadenken werken.
Aansluiting op wat u al heeft
Uw toegangssysteem, uw HR-systeem en uw urenregistratie weten al iets. Wij gebruiken dat als signaal en vullen aan waar het gat zit, in plaats van een tweede administratie te bouwen.
Voor wie wij bouwen
Wie er op uw locatie komt, bepaalt hoe zwaar dit weegt. Vier situaties.
Productie en industrie
Ploegendiensten, uitzendkrachten en monteurs van leveranciers door elkaar heen. Hier is de ontruimingslijst geen administratie maar een veiligheidsmaatregel, en het aantal externen is vaak groter dan gedacht. Loopt er ook een risico-inventarisatie mee, zie dan RI&E en plan van aanpak.
Bouwplaatsen en projectlocaties
Wisselende ploegen van wisselende onderaannemers, zonder vaste receptie. Loopt er ook een keuringslogboek voor arbeidsmiddelen mee, zie dan keuringslogboek arbeidsmiddelen; die gaat over materieel waar deze pagina over mensen gaat.
Kantoren met flexibel werken
Niemand weet meer wie er op een dinsdag is. Naast de veiligheidskant speelt hier bezetting: hoeveel werkplekken en hoeveel lunches, en dat is dezelfde registratie met een ander doel. Gaat het u vooral om het ontvangen en aanmelden van gasten, dan is bezoekersregistratie-software het andere antwoord; deze pagina gaat over de volledige lijst van wie er binnen is.
Zorg en onderwijs
Bezoekers, vrijwilligers en leerlingen naast personeel, met locaties die de hele dag open staan. Hier telt vooral dat aanmelden niemand ophoudt en dat de lijst per gebouwdeel te lezen is.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Eén ontwerpeis gaat boven alles: dit systeem moet werken op het moment dat er iets misgaat. Dat betekent dat de lijst op een telefoon beschikbaar blijft als het netwerk in het gebouw uitvalt en als de stroom eraf is.
Waarom Appfront
Een lijst die tachtig procent klopt is gevaarlijk
De bedrijfshulpverlening gaat naar binnen voor iemand die er niet is. Wij ontwerpen daarom op volledigheid en niet op functies.
Sneller dan doorlopen, anders gebeurt het niet
Onze maatstaf is dat aanmelden minder tijd kost dan de deur openhouden. Haalt het ontwerp dat niet, dan is het niet af.
Uitchecken vergeet iedereen
Dat is geen gedragsprobleem maar een ontwerpprobleem. Wij lossen het op met regels per groep in plaats van met herinneringen.
Bewust omgaan met wie waar was
Deze gegevens laten zien wie wanneer op welke plek was. Wij zetten bewaartermijnen krap en scheiden de veiligheidsfunctie van elk ander gebruik.
Security en privacy
Aanwezigheidsgegevens zijn persoonsgegevens met een lastige eigenschap: ze zijn nuttig voor de veiligheid en verleidelijk voor van alles anders. Wie was er vorige week dinsdag om half vier, is een vraag die snel wordt gesteld bij een diefstal, een conflict of een gesprek over aanwezigheidspatronen. Wij scheiden daarom het gebruik: de ontruimingsfunctie kent de actuele lijst, terugkijken in de historie is een aparte bevoegdheid die wordt gelogd.
Bewaartermijnen zijn hier het belangrijkste ontwerpbesluit. Voor de veiligheidsfunctie heeft u de gegevens van vandaag nodig en niet die van vorig jaar; voor een incidentonderzoek een beperkte periode. Die termijn stelt u vast, met uw functionaris gegevensbescherming, en het systeem voert hem uit in plaats van dat iemand ooit moet opruimen. Werkt u met een ondernemingsraad, dan is invoering bovendien iets om vooraf mee te bespreken: aanwezigheidsregistratie raakt aan de controle op werknemers, ook wanneer dat niet de bedoeling is. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over aanwezigheid op locatie
Nee, en dat verschil is de reden dat deze pagina bestaat. Een toegangssysteem registreert passages langs lezers; aanwezigheid is de vraag wie er nu binnen is. Wie via een nooddeur naar buiten gaat of meeloopt met een collega, klopt in het ene systeem niet. Wij gebruiken uw toegangssysteem wel als signaal, maar het is niet de bron.
Nee, en we raden aan die twee gescheiden te houden. Urenregistratie gaat over gewerkte tijd en over loon; aanwezigheid gaat over veiligheid. Ze door elkaar halen levert twee problemen op: medewerkers gaan de aanwezigheidsregistratie wantrouwen, en dan wordt de ontruimingslijst weer onbetrouwbaar. Koppelen kan wel, maar als twee systemen met een eigen doel.
Door aanmelden zo licht te maken dat het niet in de weg zit: een code bij de ingang, een uitnodiging vooraf met een link, of een tablet bij de receptie. Voor aannemers kunt u er een voorwaarde aan hangen, bijvoorbeeld het bevestigen van een veiligheidsinstructie. Dat is meteen het bewijs dat zij die hebben gehad.
Dat gebeurt gegarandeerd, dus we lossen het op in het ontwerp. Per groep stelt u een regel in: automatisch uitchecken aan het einde van een dienst, na een periode zonder activiteit, of bij het passeren van een uitgang. Zonder zulke regels loopt de lijst binnen een week vol met mensen die allang weg zijn.
Dat is hier de belangrijkste eis, want juist dan heeft u de lijst nodig. De app houdt een lokale kopie op de telefoons van de bedrijfshulpverlening, zodat de laatst bekende stand beschikbaar blijft. Bespreek ook wie die telefoons heeft en of ze opgeladen zijn; dat is geen softwarevraag maar het bepaalt of het werkt.
Voor de veiligheidsfunctie is er doorgaans een goede grondslag, maar de invulling luistert nauw: welke gegevens, hoe lang bewaard en wie mag terugkijken. Dat beoordeelt u met uw functionaris gegevensbescherming. Bespreek het ook met uw ondernemingsraad, want aanwezigheidsregistratie raakt aan controle op werknemers, ook als dat niet het doel is.
Vaak wel, en dat scheelt beheer: medewerkers komen dan automatisch in en uit dienst. Uw HR-systeem blijft de bron voor wie er in dienst is; wij houden alleen bij wie er aanwezig is. Welke koppeling mogelijk is hangt af van uw pakket; dat inventariseren we via koppelingen voordat we iets toezeggen. Dat gaat via koppelingen.
Dat hangt af van het aantal locaties, het aantal groepen dat u wilt registreren en of er gekoppeld wordt met toegang of HR. De aanwezigheidslijst met de ontruimingsmodus is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; het bezoekersportaal en de koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Registratie van aanwezigheid laten bouwen?
Vraag uzelf af hoeveel mensen er nu op uw locatie zijn en waar dat getal vandaan zou komen. Als het antwoord een aarzeling is, weet u waarom dit systeem bestaat. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.