Debiteurenbeheer software laten maken

Debiteurenbeheer software ondersteunt het hele proces rond uw uitgaande facturen: openstaande posten en betaaltermijnen bewaken, geautomatiseerd herinneren en aanmanen, betalingsafspraken vastleggen, de ouderdom van vorderingen analyseren en de cashflow sturen. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen aanmaningsschema, betaaltermijnen en klantsegmenten dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket. Het doel is dat u eerder betaald wordt, met minder handwerk en zonder de klantrelatie te schaden.

DSO staat voor Days Sales Outstanding: het gemiddelde aantal dagen dat het duurt voordat een factuur wordt betaald. Het is een kerngetal voor uw werkkapitaal, want een oplopende DSO betekent dat er langer geld vastzit in openstaande vorderingen. Ouderdomsanalyse, ook wel aging, verdeelt de openstaande posten in termijnbuckets zoals nog niet vervallen, dertig, zestig en negentig dagen over de vervaldatum. Zo ziet u in een oogopslag waar het risico zit en welke posten prioriteit hebben. De software berekent DSO en aging automatisch en toont ze in dashboards, zodat u op cijfers stuurt in plaats van op onderbuikgevoel.

Ja. U legt een aanmaningsschema vast dat past bij uw beleid: bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, gevolgd door een of meer aanmaningen met oplopende toon. De software volgt openstaande posten, bepaalt welke stap aan de beurt is en verstuurt automatisch per e-mail, met de factuur en een betaallink erbij. U kunt per klantsegment of per klant afwijken, stappen handmatig overrulen en altijd terugzien welke communicatie is verzonden. Zo gebeurt de opvolging consequent, terwijl u de regie houdt over toon en timing.

Wij bouwen maatwerk. Debiteurenprocessen verschillen sterk per organisatie: in aanmaningsschema, betaaltermijnen, klantsegmenten, de rol van accountmanagers bij lastige klanten en de manier waarop facturatie en boekhouding zijn ingericht. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke proces en kan meegroeien als uw organisatie of administratie verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Ja. Debiteurenbeheer software werkt zelden op zichzelf. Wij koppelen via API of bestandsuitwisseling aan uw boekhoud- of ERP-pakket voor het synchroniseren van klanten, verkoopfacturen en de openstaande postenlijst, en voor het automatisch afletteren van binnengekomen betalingen. Voor het betaalgemak van uw klanten voegen we betaallinks toe via iDEAL of een payment service provider, zodat een openstaande factuur met een klik betaald kan worden. We stemmen de richting en frequentie van elke koppeling af op uw administratie, zodat uw grootboek en debiteurenstand op elkaar blijven aansluiten.

Voor klanten die tijdelijk niet in één keer kunnen betalen, legt u een betalingsafspraak of betalingsregeling vast met termijnbedragen en vervaldata. De software bewaakt die termijnen, herinnert automatisch aan een naderende of gemiste termijn en toont de status in het klantdossier. Daarnaast bouwt de software per klant een betaalprofiel op basis van betaalgedrag, zodat u een risico-inschatting krijgt: welke klanten betalen structureel te laat en welke zijn betrouwbaar. Op dat profiel kunt u uw aanpak differentiëren, bijvoorbeeld een zachtere toon voor trouwe klanten en strakkere opvolging waar dat nodig is.

Ja. Debiteurenbeheer speelt overal waar op rekening wordt geleverd. Een groothandel met veel facturen en krappe marges heeft baat bij strakke termijnbewaking en aging, terwijl een dienstverlener vaker met projectfacturen, deelbetalingen en langere relaties werkt. Voor het mkb bouwen we een overzichtelijke omgeving die aansluit op de bestaande boekhouding, zonder een zwaar ERP-traject. Omdat we maatwerk leveren, richten we de software in op de omvang, de sector en de klantrelaties die voor uw organisatie gelden.

Deze pagina gaat over debiteurenbeheer tot aan het incassotraject: het bewaken van openstaande facturen, het versturen van herinneringen en aanmaningen en het maken van betalingsafspraken. Het daadwerkelijke incassoproces, met minnelijke en gerechtelijke incasso, dossiervorming, een koppeling met deurwaarders en werkwijzen als no cure no pay, valt onder aparte software. Daarvoor bouwen wij eveneens maatwerk. Bekijk hiervoor onze pagina over incasso software laten maken. Veel organisaties laten beide op elkaar aansluiten, zodat een factuur die na aanmaning openblijft soepel wordt overgedragen aan het incassotraject.