Auditdossier IFS Food BRCGS maken
IFS Food en BRCGS zijn geen wettelijke plicht maar een retail-eis, en zonder certificaat komt u niet op het schap. Sinds de audit onaangekondigd kan zijn, is voorbereiden in de weken ervoor geen optie meer. Appfront bouwt het dossier dat doorlopend actueel is en waarin afwijkingen tot een afgeronde corrigerende maatregel leiden.
Wat IFS en BRCGS van uw dossier vragen
Beide standaarden zijn erkend binnen het Global Food Safety Initiative en worden door retailers als voorwaarde gesteld. IFS Food staat sinds januari 2024 in versie 8 verplicht, met knock-outeisen die bij niet-naleving direct doorwerken in de uitkomst, en met een B-score die als afwijking geldt. BRCGS Food Safety kent sinds Issue 9 twaalf fundamentele eisen, waaronder HACCP, interne audits, leveranciersbeheer, corrigerende en preventieve maatregelen, traceerbaarheid en allergenenbeheer.
De wezenlijke verandering van de afgelopen jaren is dat de audit onaangekondigd kan plaatsvinden. GFSI vraagt sinds 2020 dat elke locatie ten minste eens per drie jaar onaangekondigd wordt geauditeerd, en bij IFS wordt dat op het certificaat zichtbaar gemaakt. Daarmee verdwijnt de werkwijze waarin een team in de weken voor de audit het dossier bijwerkt. Het dossier moet elke dag kloppen.
Waar het in de praktijk misgaat, is bij afwijkingen. Een audit levert bevindingen op die binnen een gestelde termijn moeten worden gecorrigeerd, met bewijs, en de termijn verschilt per klasse en per schema. Dezelfde route geldt voor interne audits, klachten en afwijkingen uit de productie. Als die vier in verschillende systemen of in een gedeelde map leven, kunt u bij de volgende audit niet laten zien dat een probleem structureel is opgelost in plaats van eenmalig weggewerkt.
Dit dossier staat zelden alleen. Registraties op de werkvloer lopen vaak via dezelfde app als uw inspecties, en keuringsplichtige apparatuur in de productie hoort in een keuringslogboek dat aan hetzelfde bewijs bijdraagt. Wij bouwen die stukken als één geheel wanneer dat kan, zodat een controle niet op twee plekken hoeft te worden vastgelegd.
Hoe wij uw auditdossier bouwen
Wij beginnen bij de eisen van uw schema en werken terug naar wat er dagelijks moet worden vastgelegd. Zo ontstaat een dossier dat de vraag van de auditor beantwoordt in plaats van een archief dat erop lijkt.
Werkt u onder IFS, onder BRCGS of onder beide, en welke versie. We lopen de eisen langs en bepalen per eis welk bewijs u moet kunnen tonen en waar dat vandaan komt. Bij twee schema’s zoeken we vooral de overlap, want dubbel bijhouden is de grootste verspilling in dit dossier.
Bevindingen uit een audit, uit een interne audit, uit klachten en uit de productie krijgen dezelfde route: registreren, oorzaak bepalen, corrigeren, verifiëren en afsluiten. Eén route, meerdere ingangen. Dat is de kern van het systeem en het onderdeel waar de meeste ontwerpbeslissingen zitten.
We werken in sprints en beginnen bij afwijkingenbeheer, omdat daar het meeste dagelijkse verkeer zit. Uw kwaliteitsafdeling werkt mee en toetst elke sprint aan echte bevindingen uit uw laatste audit.
Voor de overdracht lopen we het dossier na met de vragen van een auditor: toon dat deze eis wordt nageleefd, en laat zien wat er met deze bevinding is gebeurd. Wat dan niet in twee klikken te tonen is, passen we aan.
Wat de software concreet doet
Zes onderdelen die samen het dossier vormen. Welke u nodig heeft hangt af van uw schema en van hoeveel locaties en productgroepen u heeft.
Eén route voor alle afwijkingen
Auditbevindingen, interne audits, klachten en productieafwijkingen volgen dezelfde stappen: registreren, oorzaakanalyse, correctie, verificatie en afsluiten. Een afwijking sluit pas als iemand heeft vastgesteld dat de maatregel werkt, niet als iemand hem heeft opgeschreven.
Termijnen die per klasse verschillen
De hersteltermijn hangt af van de klasse van de bevinding en van het schema; een zware bevinding kent een aanzienlijk kortere termijn dan een lichte. Het systeem rekent per bevinding en waarschuwt de verantwoordelijke, met escalatie als de datum nadert.
Eisen met hun bewijs
Per eis uit uw schema vastgelegd welk document, welke registratie of welke meting de naleving aantoont, en of dat bewijs nog actueel is. Dat is de tabel waar een auditor doorheen loopt, en de plek waar losse verwijzingen het snelst verouderen.
Registraties uit de productie
Temperaturen, metaaldetectiecontroles, hygiëne-rondes en glasbreukcontroles komen binnen waar ze ontstaan, met tijdstip en uitvoerder. Een afwijkende waarde start automatisch de afwijkingsroute in plaats van in een logboek te blijven staan.
Leveranciersbeoordeling
Beide schema’s vragen om aantoonbaar beheer van uw leveranciers: certificaten, specificaties en beoordelingen, met geldigheidsdata. Een portaal waarin uw leverancier zelf aanlevert, houdt dat actueel zonder dat uw mensen erachteraan zitten.
Auditmodus voor de dag zelf
Een weergave die is ingedeeld volgens de eisen van uw schema, zodat u tijdens de audit direct bij het gevraagde bewijs komt. Bij een onaangekondigde audit is dat het verschil tussen rustig doorlopen en zoeken terwijl er iemand meekijkt.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties waarin dit dossier het snelst uit de hand loopt. Meestal is de aanleiding een audit die net minder goed verliep dan verwacht.
Producenten van voedingsmiddelen
De kern van beide schema’s. Hier lopen productieregistraties en het kwaliteitsdossier in elkaar over, en is een koppeling met uw productiesysteem vaak onderdeel van dezelfde oplossing.
Verpakkers en co-packers
U produceert voor merken van derden, die elk hun eigen eisen en audits meebrengen. Naast IFS of BRCGS heeft u dan klantspecifieke eisen, en die moeten in hetzelfde dossier passen zonder een tweede administratie te worden.
Opslag en distributie
Andere schema-varianten, maar dezelfde systematiek: traceerbaarheid, temperatuurbewaking en afwijkingen die tot een maatregel leiden. Vaak met meerdere locaties en dus met de vraag hoe u centraal overzicht houdt.
Bedrijven met meerdere certificaten
IFS, BRCGS, een biologisch keurmerk en soms ISO ernaast. Hier zit de winst in het één keer vastleggen van bewijs dat aan meerdere eisen hangt, in plaats van vier dossiers naast elkaar. Draait er al een kwaliteitsmanagementsysteem, dan bouwen we hierop voort.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw situatie. Registraties op de werkvloer weegt bruikbaarheid het zwaarst: een scherm dat te veel vraagt, wordt aan het einde van de dienst uit het hoofd ingevuld en dan is de registratie waardeloos als bewijs.
Waarom Appfront
Gebouwd op de auditvraag
Wij ontwerpen vanuit wat een auditor vraagt en toetsen dat met een proefronde voor de overdracht. Dat is concreter dan voldoen aan een norm op papier.
Afsluiten vraagt om verificatie
Een afwijking die sluit omdat iemand op een knop drukt, is precies wat bij de volgende audit terugkomt. Wij bouwen de verificatiestap als aparte handeling met een andere persoon.
Doorlopend actueel
Onaangekondigde audits maken bijwerken vooraf onmogelijk. Wij richten het zo in dat het bewijs ontstaat waar het werk gebeurt, want dat is de enige manier om elke dag te kloppen.
Eén bewijs, meerdere eisen
Werkt u onder twee schema’s, dan overlappen de eisen aanzienlijk. Wij koppelen bewijsstukken aan meerdere eisen tegelijk zodat u niet twee dossiers bijhoudt van dezelfde werkelijkheid.
Security en privacy
Een auditdossier bevat weinig persoonsgegevens, maar wel wie welke controle uitvoerde en wie verantwoordelijk was voor een afwijking. Dat is herleidbaar tot een medewerker en het ligt gevoelig, want een afwijking kan overkomen als een fout van een persoon terwijl het meestal een procesprobleem is. Wij richten de rapportages daarom op het proces en niet op de individuele medewerker, en beperken de inzage in wie wat deed tot wie dat nodig heeft.
Bedrijfsmatig weegt zwaarder dat dit dossier uw recepturen, specificaties en klantafspraken bevat, en bij co-packers ook die van uw opdrachtgevers. Toegang gaat daarom per rol en per productgroep, met een aparte tijdelijke rol voor auditors die alleen ziet wat bij hun scope hoort. Registraties die als bewijs dienen, zijn niet stilzwijgend te wijzigen: een correctie is zichtbaar als correctie en overschrijft het origineel niet. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het auditdossier
Beide zijn GFSI-erkend en dekken grotendeels hetzelfde terrein, maar ze verschillen in opbouw en beoordeling. IFS werkt met een puntenscore per eis en met knock-outeisen die direct doorwerken in de uitkomst; sinds versie 8 geldt de B-score weer als afwijking. BRCGS werkt met fundamentele eisen en met classificatie van afwijkingen. Welke u nodig heeft, bepaalt uw afnemer; sommige producenten hebben er twee omdat verschillende retailers verschillende schema’s vragen.
GFSI vraagt sinds 2020 dat elke locatie ten minste eens per drie jaar onaangekondigd wordt geauditeerd; bij IFS is dat op het certificaat zichtbaar. Praktisch betekent het dat de aanpak waarin een team in de weken voor de audit het dossier bijwerkt, niet meer werkt. Dat is precies de reden dat organisaties hiervoor software gaan bouwen: het bewijs moet ontstaan waar het werk gebeurt en niet achteraf worden samengesteld.
Dat verschilt per schema en per klasse van de bevinding: hoe zwaarder, hoe korter. Voor de zwaarste categorieën gaat het om enkele weken, voor lichtere om langer. Omdat de exacte termijnen per schema en per versie kunnen verschillen, maken wij ze instelbaar in plaats van ze in de code vast te leggen. Wat we wel afdwingen is dat de klok gaat lopen op het moment van constateren.
Nee. Uw HACCP-plan blijft het document waarin u uw gevaren, kritische beheerspunten en beheersmaatregelen vastlegt; dat is inhoudelijk werk van uw kwaliteitsteam. De software voert het uit: zij zet de beheersmaatregelen om in registraties met een frequentie, bewaakt of ze zijn uitgevoerd en start de afwijkingsroute bij een overschrijding. Wijzigt uw proces, dan herziet u het plan en passen wij daarna de software aan.
Nee, en dat is meestal juist de aanleiding. De eisen overlappen aanzienlijk, dus wij koppelen een bewijsstuk aan alle eisen waaraan het voldoet in plaats van het te dupliceren. In de auditmodus ziet de auditor het dossier vervolgens ingedeeld volgens zijn eigen schema. Dat scheelt in de praktijk meer werk dan welke andere functie ook.
Voor een deel wel. Temperatuurloggers, metaaldetectoren en weegapparatuur leveren vaak gestructureerde gegevens, en die kunnen rechtstreeks in het dossier komen zodat niemand hoeft over te typen. Hygiëne-rondes en visuele controles blijven handmatig, maar dan wel met een scan op het controlepunt zodat de registratie aan de juiste plek en het juiste tijdstip hangt. Wat kan, hangt af van uw apparatuur; dat stellen we in de verkenning vast.
Beide schema’s vragen om aantoonbaar leveranciersbeheer: geldige certificaten, actuele specificaties en periodieke beoordeling. In de praktijk is dat najagen van documenten die verlopen. Een portaal waarin uw leverancier zelf aanlevert en waarin u ziet wat ontbreekt of bijna verloopt, haalt dat werk bij uw kwaliteitsafdeling weg en houdt het dossier actueel.
Dat hangt af van het aantal locaties, het aantal schema’s en hoeveel productieregistraties er gekoppeld worden. Het afwijkingenbeheer is doorgaans het snelst bruikbaar en levert het meeste op; de koppelingen met meetapparatuur zijn het meeste werk. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning, wanneer we weten welke registraties waar ontstaan.
Een auditdossier laten bouwen?
Vertel onder welk schema u valt en waar de laatste audit op bleef hangen, dan denken we mee over de afwijkingsroute, de registraties op de werkvloer en de overlap tussen uw schema’s. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een webapplicatie.