AEO-beheersmaatregelendossier laten maken
Appfront bouwt dossiers voor bedrijven met een AEO-status of een aanvraag in voorbereiding: per criterium de beheersmaatregelen die het bedrijf heeft genomen, wie ervoor verantwoordelijk is, hoe en wanneer ze worden getoetst, en het bewijs dat ze werken. Met de zelfevaluatie als basis, afwijkingen en verbeteracties met een eigenaar, en een overzicht van wijzigingen in het bedrijf die de Douane moet weten. Zodat de monitoring door de Douane geen zoektocht is, en de status niet op het spel komt door een vergeten maatregel.
Wat is een AEO-beheersmaatregelendossier?
Een bedrijf met de status van Geautoriseerde Marktdeelnemer, AEO, heeft bij de Douane aangetoond dat het voldoet aan criteria voor onder meer naleving van de douanewetgeving, een betrouwbare administratie, financiële solvabiliteit en, bij AEO-S, veiligheid. Die criteria zijn niet eenmalig: de Douane monitort of het bedrijf eraan blijft voldoen. Dat vraagt beheersmaatregelen die werken, en een dossier dat laat zien dat ze werken.
In veel bedrijven staat het AEO-dossier in een map van de aanvraag, met een zelfevaluatie die sindsdien niet meer is bijgewerkt. Procedures zijn veranderd, een medewerker met een sleutelrol is vertrokken, er is een nieuwe locatie bij. Of de maatregelen nog worden uitgevoerd, weet de compliance officer bij benadering. En als de Douane voor een monitoringbezoek komt, begint het zoeken naar bewijs.
Wij bouwen maatwerk omdat het dossier moet aansluiten op uw bedrijf en uw vergunning: welke vorm van AEO u heeft, welke locaties en processen eronder vallen, hoe uw procedures en risico's zijn opgebouwd, en welke systemen het bewijs leveren, zoals uw douanesoftware, ERP en toegangscontrole. Wat de Douane precies toetst en hoe, blijft aan de Douane; het dossier helpt u het aan te tonen.
Maatregel met eigenaar
Per criterium en risico de beheersmaatregelen, met wie ze uitvoert, wie ze toetst en welke procedure erbij hoort.
Getoetst en bewezen
Toetsing volgens een plan, met resultaat en bewijs per maatregel, zodat zichtbaar is dat maatregelen niet alleen op papier bestaan.
Wijzigingen in beeld
Wijzigingen in organisatie, locaties en processen vastgelegd, met de gevolgen voor de maatregelen en wat de Douane moet weten.
Hoe wij uw AEO-beheersmaatregelendossier bouwen
We beginnen bij uw vergunning en de zelfevaluatie: welke criteria, welke maatregelen, hoe worden ze nu getoetst, en wat vroeg de Douane bij het laatste bezoek.
Uw AEO-vorm, locaties en processen, de zelfevaluatie, de beheersmaatregelen en de systemen die bewijs leveren.
Criteria, risico's en maatregelen met eigenaar, procedures met versie, en een toetsplan per maatregel.
Toetsing met resultaat en bewijs, afwijkingen met verbeteracties, en meldingen bij een toets die te laat is.
Wijzigingen in het bedrijf, voorbereiding op monitoringbezoeken, rapportage, en daarna beheer.
Wat een AEO-beheersmaatregelendossier concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk bedrijf met een AEO-status terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw vergunning en organisatie.
Criteria en risico's
De onderwerpen uit de zelfevaluatie, met de risico's die per onderwerp voor uw bedrijf gelden.
Beheersmaatregelen
Per risico de maatregelen, de eigenaar, de procedure en hoe vaak de maatregel wordt uitgevoerd.
Toetsplan
Wanneer en hoe elke maatregel wordt getoetst, met resultaat en bewijs, en een melding als een toets te laat is.
Afwijkingen
Wat bij een toets niet goed bleek, met oorzaak, verbeteractie, eigenaar en termijn.
Wijzigingen
Nieuwe locaties, processen of sleutelfuncties, met de gevolgen voor de maatregelen en of de Douane moet worden geïnformeerd.
Rapportage
Een overzicht voor management en een voorbereiding op monitoringbezoeken, per criterium.
Voor wie wij een AEO-beheersmaatregelendossier bouwen
De software is bedoeld voor bedrijven waar het AEO-dossier nu in mappen en spreadsheets zit.
Logistieke dienstverleners
Veel locaties en processen onder de vergunning. De wijzigingen en de toetsing zijn de kern.
Douane-expediteurs
Aangiftes voor veel klanten, met hoge eisen aan naleving. Het bewijs per maatregel telt het meest.
Importeurs en exporteurs
Een eigen supply chain met veiligheidseisen. De maatregelen voor AEO-S zijn wat nodig is.
Bedrijven met een aanvraag
Een eerste zelfevaluatie en een dossier opbouwen. De structuur vanaf het begin is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het dossier achter een AEO-status. Voor douaneafhandeling in het algemeen is er onze pagina over douaneautomatisering, voor een auditdossier in de voedingsindustrie onze pagina over een auditdossier voor IFS en BRCGS, en voor risico en compliance in het algemeen onze pagina over een GRC-platform. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw AEO-beheersmaatregelendossier?
Een AEO-status is een keurmerk dat u moet blijven verdienen. Daar bouwen we op: maatregelen die worden uitgevoerd, bewijs dat klaarligt, en wijzigingen die niet worden vergeten.
Klaar voor monitoring
Bewijs per maatregel ligt klaar. Een bezoek van de Douane is een gesprek, geen zoektocht.
Maatregelen die leven
Een toetsplan laat zien of maatregelen worden uitgevoerd, niet alleen of ze zijn beschreven.
Wijzigingen op tijd
Een nieuwe locatie of sleutelfunctie valt op, met de vraag of de Douane het moet weten.
Security en privacy bij een AEO-beheersmaatregelendossier
Het dossier bevat procedures, risico's, beveiligingsmaatregelen en afwijkingen, gevoelige informatie over uw bedrijf en uw supply chain. Toegang is per rol ingericht: de eigenaar van een maatregel ziet de eigen maatregelen, de compliance officer het geheel. Wijzigingen worden gelogd met naam en tijd.
Het dossier draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en inloggen met een tweede factor.
Veelgestelde vragen over een AEO-beheersmaatregelendossier
Vragen die bedrijven met een AEO-status stellen voordat ze hiermee beginnen.
Een dossier waarin een bedrijf per AEO-criterium vastlegt welke beheersmaatregelen het heeft, wie ze uitvoert, hoe ze worden getoetst en welk bewijs er is. Het laat zien dat het bedrijf blijft voldoen aan de criteria van de vergunning.
Onder meer naleving van de douanewetgeving, een betrouwbare administratie, financiële solvabiliteit en, afhankelijk van de vorm, vakbekwaamheid en veiligheid. Wat voor uw vergunning precies geldt, volgt uit de regelgeving en de afspraken met de Douane.
Ja. Per criterium ligt klaar welke maatregelen er zijn, hoe ze zijn getoetst en welk bewijs er is. Wat de Douane toetst en hoe, blijft aan de Douane.
Ja. De onderwerpen en antwoorden uit de zelfevaluatie vormen de structuur van het dossier. Daarna worden maatregelen, eigenaren en toetsing eraan gekoppeld.
Een wijziging, zoals een nieuwe locatie of een andere verantwoordelijke, wordt vastgelegd met de gevolgen voor de maatregelen. Of en hoe u de Douane informeert, hangt af van uw vergunning; bespreek dat met uw adviseur.
Ja, als die systemen dat toelaten. Bijvoorbeeld controles uit uw douanesoftware, voorraadtellingen uit het ERP of registraties uit de toegangscontrole.
Vraag dat eerst na. Een GRC-pakket kan risico's en maatregelen bijhouden, en dat is genoeg als u het al gebruikt. Maatwerk heeft zin als u een dossier wilt dat is opgebouwd rond de AEO-criteria en uw eigen processen, met koppelingen naar uw douane- en logistieke systemen.
Een AEO-dossier dat klaarligt voor de Douane?
Vertel ons welke AEO-vorm u heeft, hoeveel locaties en processen eronder vallen en hoe u het dossier nu bijhoudt. We laten zien hoe de maatregelen, de toetsing en het bewijs eruitzien.