Een zaaksysteem dat past op de manier waarop uw organisatie zaken behandelt — met ZGW API-aansluiting, koppelingen aan BRP, BAG en MijnOverheid, en een burgerportaal dat het gehele dossier transparant maakt. Voor gemeenten, uitvoeringsorganisaties en private partijen die met dossier- en case-management werken.
Een zaaksysteem registreert, routeert en archiveert elke zaak die uw organisatie behandelt — van een vergunningsaanvraag tot een Wmo-melding, van een verzekeringsclaim tot een klachtdossier. Het is de centrale ruggengraat waar intake, behandeling, besluitvorming en archivering samenkomen, gekoppeld aan documenten, statussen en stakeholders. In tegenstelling tot een algemeen documentbeheersysteem of een CRM modelleert een zaaksysteem het procesverloop van een zaak expliciet: welke status mag op welke status volgen, wie mag een besluit nemen, welke documenten moeten in welke fase worden vastgelegd, en welke termijn geldt voor de afhandeling.
In de overheidssector is het zaaksysteem het hart van Common Ground: de architectuur waarin gegevens en processen via open standaarden bij de bron worden geraadpleegd. Wij bouwen maatwerk-software voor gemeenten en aanverwante organisaties, met de ZGW API als vertrekpunt. In de private sector bouwen we vergelijkbare case-management-omgevingen voor verzekeraars, banken, HR-organisaties en notariaten — daar zonder ZGW, maar met dezelfde aandacht voor audit-trail, statusbewaking en koppelingen.
Doelgroepen die we van dichtbij kennen: gemeenten en provincies (verplicht aan te sluiten op Common Ground en ZGW), waterschappen en veiligheidsregio's, uitvoeringsorganisaties zoals UWV, RDW, SVB en RVO, zelfstandige bestuursorganen, en aan de private kant verzekeraars met claim-cases, banken met klachtdossiers, HR-organisaties met integriteitsmeldingen en notariaten of advocatenkantoren met zaak-administratie. Hoe verschillend de domeinen ook zijn, de bouwstenen overlappen sterk: zaakregistratie, statusbewaking, document-binding, rolautorisatie, audit-log en een portaal voor stakeholders.
Een standaardpakket zoals Centric Suite4, Pink Roccade DJOIN, Decos JOIN of eSuite is voor brede gemeentelijke processen meestal de juiste keuze. We adviseren dat eerlijk. Maatwerk komt in beeld wanneer het standaardpakket niet meebeweegt met uw specifieke flow.
Voor processen waarin het standaardpakket te generiek wordt: vergunningverlening met diepe BAG-integratie, jeugdzorg-dossiers met multidisciplinair overleg, Wmo-toekenningen met budgetbewaking, of subsidieverstrekking met geautomatiseerde toetsingscriteria. Een zaaksysteem op maat dat de standaarden van Common Ground respecteert maar de behandelflow exact volgt.
Een zaaksysteem aan de backend, gecombineerd met een portaal waar burgers via DigiD of bedrijven via eHerkenning de status van hun zaken kunnen volgen, documenten kunnen uploaden en aanvragen kunnen indienen. Volledig branded in uw huisstijl, WCAG 2.1 AA-toegankelijk, en gekoppeld aan MijnOverheid voor berichtenverkeer.
Case-management voor verzekeraars (claims, expertises), banken (klacht- en compliance-cases), HR-organisaties (verzuim, integriteitsmeldingen) en notariaten/advocatuur. Multi-vestiging, met diepe koppelingen aan polisadministraties, kernsystemen, of document-workflow-automatisering voor de documentstromen eromheen.
Een productieklaar zaaksysteem, plus alle technische en organisatorische ondersteuning om het zelf te beheren of door uw eigen IT-leverancier te laten beheren.
Vier signalen die we vaak zien bij organisaties die uiteindelijk voor maatwerk kiezen — naast of in plaats van een standaardpakket.
Uw zaaktypen (jeugdzorg, vergunningen op complexe BAG-objecten, subsidies met meerdere toetsmomenten) vragen flows die in eSuite of Suite4 alleen met heel veel maatwerk-koppelingen draaien.
De koppelingen die u nodig heeft gaan verder dan de standaardadapters: realtime BRP-bevraging, Kadaster-historische mutaties, of een eigen federatief datastelsel met andere overheden.
Meerdere gemeenten, een veiligheidsregio of een samenwerkingsverband werken in één omgeving aan gedeelde dossiers — met aparte rolbeheer-grenzen en aparte vernietigingstermijnen per partij.
U wilt binnenkomende zaken automatisch laten classificeren, routeren naar het juiste team, of voorspellen welke zaken een SLA-overschrijding riskeren — capabilities die de standaardpakketten alleen rudimentair bieden.
U wilt dat indieners hun zaakstatus zelf kunnen volgen, documenten kunnen uploaden, en bij wijzigingen via MijnOverheid een notificatie krijgen — in uw huisstijl en op WCAG 2.1 AA-niveau, niet in een generiek portaal-uiterlijk van de leverancier.
U moet voldoen aan de Wet open overheid voor proactieve openbaarmaking en aan de Archiefwet voor vernietigingstermijnen per zaaktype. Standaardpakketten dekken dit, maar vaak niet op de fijnmazigheid die uw selectielijst vereist.
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Een gesprek waarin we de zaaktypen, de stakeholders en de bestaande IT-omgeving in kaart brengen. Bij overheidsklanten: welke ZGW-componenten al draaien, welke koppelvlakken met DSO, NLX of de Berichtenbox er zijn.
Workshop met beleid en behandelaars, interviews met burgers of bedrijven die de portaal-kant gebruiken, en bij een aanbesteding ondersteuning bij het opstellen van het programma van eisen. Aan het eind: een concrete scope, een referentie-architectuur en een eerste schermflow.
We bouwen in sprints met elke twee weken een werkende build. U test mee, key-users testen mee, en de ZGW API-integraties worden vanaf sprint één aangesproken — geen big-bang aan het eind. Een eerste zaaktype kan in een handvol sprints in productie.
In de laatste sprint-block doen we de Baseline Informatiebeveiliging-toets, een DPIA met uw functionaris gegevensbescherming, en een externe pen-test. Bevindingen worden voor go-live afgewerkt.
Gefaseerde uitrol per zaaktype of per organisatie-onderdeel, training-sessies voor behandelaars en beheerders, en daarna doorlopend beheer met security-patches, ZGW-versie-upgrades en doorontwikkeling.
Welke modules u nodig heeft hangt af van de zaaktypen en de stakeholders. Bij overheidsklanten zijn de ZGW-componenten verplicht; bij private organisaties bouwen we de bouwstenen vrijer in. In beide gevallen werken we API-first, zodat slimme API-integraties met bestaande systemen vanzelfsprekend mogelijk blijven.
Elke zaak krijgt een uniek ID, een zaaktype, een indiener en een initiële status. Intake via formulier, e-mail, telefonisch contact of een API-aanroep — altijd dezelfde gestructureerde registratie. Dit is de top-query intent waar wij momenteel goed scoren.
De flow van een zaak — intake, in behandeling, beslist, afgehandeld, gearchiveerd — modelleren we per zaaktype, met SLA's, escalaties en automatische routering naar de juiste behandelaar.
Documenten zitten gebonden aan de zaak, met versiebeheer en metadata. Koppeling aan een bestaand documentbeheersysteem of een eigen DMS-laag is allebei mogelijk.
Elke statuswijziging, elke documenttoegang, elke autorisatie-aanpassing wordt gelogd. Dat is een eis vanuit BIO, AVG en de Wpg, en in de praktijk onmisbaar voor WOO-verzoeken en interne audits.
Een burgerportaal met DigiD, een bedrijven-portaal met eHerkenning, en samenwerkingsportalen voor ketenpartners — allemaal als losse laag bovenop dezelfde zaakregistratie-bron.
De Basisregistraties: BRP voor personen, BAG voor adressen en gebouwen, Kadaster voor onroerend goed, KvK voor bedrijven, en de Berichtenbox van MijnOverheid voor formele communicatie.
Wat opdrachtgevers meestal willen weten voor we beginnen.
Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. We luisteren naar uw zaakflow, vragen door op de aanbesteding of de business-case, en geven richting waar u iets aan heeft. Ook als de uitkomst is dat een standaardpakket de betere keuze is — dat zeggen we eerlijk.
Appfront gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor een goede werking van de website, voor analyse en voor marketing. Je kiest zelf wat je toestaat. Lees meer in ons privacybeleid.
