Een documentbeheersysteem op maat van uw werkproces: dossiers, versies, audit-trail en compliance in één omgeving. We bouwen DMS-oplossingen voor accountancy, notariaat, advocatuur, verzekeraars, bouw, vastgoed, overheid, HR en zorg — telkens met de workflow, retentieregels en integraties die uw sector vraagt.
Een Document Management System (DMS) is de digitale ruggengraat onder elk dossier-gedreven proces. Het verschilt fundamenteel van een file-share: documenten worden geïndexeerd, gevalideerd, gekoppeld aan workflows en compliance-regels, en de hele levensloop is herleidbaar — van eerste upload tot definitieve archivering of vernietiging.
Wij bouwen documentbeheersystemen op maat voor organisaties waarvoor documenten geen bijproduct zijn, maar het werk zelf: accountancy- en administratiekantoren, notariaat, advocatuur, verzekeraars, bouw en installatie, vastgoedbeheerders, overheid, HR-afdelingen en zorginstellingen. Vaak ook combinaties — een bouwbedrijf met aparte vastgoeddivisie, of een verzekeringskantoor met een eigen claim-afdeling — waar één generiek pakket nooit alle workflows tegelijk goed bedient.
Voor veel organisaties volstaat een standaardpakket als SharePoint, M-Files, DocuWare, OpenText, Alfresco, Doxis, ELO, FileMaker of Therefore. Wij vervangen die niet voor klein of generiek werk. Wij komen pas in beeld als uw branche-compliance, workflow of integratie zo specifiek wordt dat een standaardpakket niet meer past zonder ingewikkelde maatwerklaag. Dan is een eigen document-workflow-automatisering vaak goedkoper en beheersbaarder dan een dure DMS-implementatie volplakken met add-ons en consultancy.
Welk niveau bij uw organisatie past hangt af van het aantal dossiers, de compliance-eisen en de mate waarin het DMS in uw kernproces moet meedraaien. We bespreken het samen in een eerste kennismaking.
Een afgebakende DMS-omgeving voor één afdeling of werkproces — denk aan een boekhoudafdeling die facturen, jaarstukken en correspondentie centraal wil archiveren. Document-vault met versiebeheer, full-text search en een lichte goedkeuringsworkflow. Goed startpunt om grip te krijgen voordat u verder uitrolt.
Dossierbeheer met de spelregels van uw branche ingebakken: notariaat-retentie, Wob/Woo-publicatie, Wwft-controles, Wgbo of NEN 7510 voor zorg. Workflow-engine voor review, akkoord en eskalatie, plus OCR/AI-extractie zodat gestructureerde data automatisch uit pdf-scans wordt gehaald.
Mission-critical documentbeheer voor accountantskantoren, notariskantoren en advocatenkantoren die per klant volledig gescheiden dossiers willen aanbieden, mét klantportaal voor uitwisseling en diepe koppelingen naar ERP, CRM of case-management. Inclusief e-sign, retentie- en vernietigingsbeleid.
Bent u een overheidsorganisatie, dan verandert er iets aan wat u moet bewaren en overdragen. Hoe u informatie die buiten kantoor ontstaat meteen goed vastlegt, staat bij de app voor archiefstukken uit het veld.
Valt u onder de Archiefwet, dan komt er bovenop documentbeheer een eis aan duurzame toegankelijkheid: metadata, formaten en een selectielijst die termijnen bewaakt. Zie Archiefwet-software.
Onafhankelijk van het niveau leveren we een aantal kerncomponenten die elk dossier-gedreven proces nodig heeft. We bouwen die als losse modules zodat u later kunt opschalen zonder uw architectuur opnieuw te tekenen.
Een eerlijk verhaal: voor kleine of standaard documentbehoeftes is een SharePoint, M-Files of DocuWare meestal de snellere keuze. Wij komen in beeld als één of meer van onderstaande patronen bij uw situatie passen.
Notariaat-bewaartermijnen, Wob/Woo-publicatieplicht, Wgbo-bewaarplicht voor zorg of Wwft-controles in financieel. Standaardpakketten kunnen dat soms wel, maar de configuratie wordt vaak duurder dan een eigen oplossing.
Factuur-goedkeuring, jaarstuk-review, contract-flow, akte-passering. Als het document onderdeel is van het werk dat geld verdient — niet een bijproduct — wil je geen uitwijk naar een losse tool.
Wanneer u dagelijks honderden facturen, contracten of formulieren binnenkrijgt en de relevante velden automatisch naar uw boekhouding, CRM of ERP wilt sturen. Een DMS dat alleen archiveert is dan zonde van het werk.
Voor accountancy, notariaat, advocatuur of HR: een veilige plek waar de cliënt of medewerker uploadt, uw team reviewt, en alles automatisch in het juiste dossier landt. Vergelijkbaar met onze vendor portal, maar dan voor documenten.
Accountancy- en notariskantoren willen vaak dat elke klant z'n eigen ruimte heeft, zonder dat een rechte query ooit data van klant A bij klant B kan tonen. Multi-tenant op database-niveau is een ontwerpkeuze, geen plugin.
Wanneer documentstroom en datastroom hetzelfde moeten weten — denk aan een accountantssoftware waar elke geüploade factuur direct als concept-boeking in Exact verschijnt.
Welke regels, dossierstructuren en integraties relevant zijn hangt sterk af van de sector. Een greep uit de branches waarvoor we de afgelopen jaren documentbeheer hebben gebouwd of geadviseerd.
Per cliënt een afgescheiden dossier met jaarstukken, salarisadministratie, BTW-aangiften en correspondentie. Diepe koppeling met Exact, AFAS of e-Boekhouden zodat geüploade facturen direct als concept-boeking landen. Bewaartermijnen volgens fiscale plicht, plus een auditspoor waaruit een accountant kan verantwoorden wie wat heeft beoordeeld.
Strenge geheimhouding op dossier-niveau, retentie volgens beroepswetgeving, KvK-deponering vanuit het dossier, en voor verzekeraars een claim-flow met automatische koppeling tussen polis-documenten, schadeformulieren en correspondentie. Wwft-controles bij intake en een sluitende audit-trail tot in de archivering.
Voor de bouw- en installatiesector: project-dossiers met tekeningen, vergunningen, certificaten en oplevering-rapporten — versiebeheer is hier kritiek omdat een verkeerde tekening fysieke gevolgen heeft. Voor vastgoedbeheerders: huur- en koopdossiers met taxaties, contracten en onderhoudsplannen. Voor overheid: zaakdossiers conform Wob/Woo met publicatie-workflow en redactie-stappen.
HR-dossiers met contracten, beoordelingen, verlofbriefjes en AVG-retentie per documenttype. Voor zorg: cliëntendossiers die voldoen aan Wgbo-bewaarplicht en, waar relevant, NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg. Strikte rol-toegang, expliciete grondslag-registratie per documenttype, en gecontroleerde vernietiging als de wettelijke bewaartermijn afloopt.
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Drie modules waar veel klanten in een eerste gesprek meer over willen horen. We schetsen kort hoe wij ze bouwen en waarom de keuzes ertoe doen.
Een vrijblijvend gesprek waarin we de dossier-soorten in beeld brengen, de compliance-eisen doornemen (AVG, NEN 7510, notariaatswet, Wwft, sector-specifiek) en kijken of maatwerk de juiste keuze is — of dat een standaardpakket volstaat. Soms adviseren we het laatste; dat scheelt u tijd en budget.
Een werksessie van een dag met uw key-users. We tekenen de documentstromen uit, identificeren de echte pijn (waar zoeken mensen kwijt, waar staan goedkeuringen stil, waar lekt audit-trail), en stellen samen een scope op die in een eerste release bereikbaar is.
Elke twee weken een werkende build. De document-vault komt eerst, dan de search, dan de workflows, dan de integraties. U test mee en geeft per sprint feedback, zodat we onderweg bijsturen in plaats van aan het eind.
Bestaande documenten migreren we gefaseerd: eerst nieuwe dossiers in het DMS, daarna historische bestanden in een gecontroleerd traject met OCR en metadata-verrijking. Uw team werkt al in de nieuwe omgeving terwijl het archief op de achtergrond inkomt.
Na livegang monitoren we performance, beveiliging en gebruik. Nieuwe workflow-stappen, extra integraties of extra documenttypen pakken we op in kleine doorontwikkelsprints — uw DMS groeit mee met uw organisatie.
De vragen die wij in een eerste gesprek bijna altijd krijgen.
Een vrijblijvend gesprek van een half uur. We luisteren naar uw documentstromen, stellen vragen over uw compliance- en workflow-eisen, en geven richting waar u iets aan heeft — ook als de uitkomst is dat een standaardpakket bij u beter past dan maatwerk. Meer over onze aanpak vindt u op de web-ontwikkeling overzichtspagina.
Appfront gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor een goede werking van de website, voor analyse en voor marketing. Je kiest zelf wat je toestaat. Lees meer in ons privacybeleid.
