Corsa-koppeling laten maken voor zaken en documenten
Appfront bouwt de koppeling tussen Corsa en de systemen waarin uw medewerkers echt werken. De koppeling maakt per nieuwe zaak een zaakdossier in Corsa aan, registreert documenten met de juiste zaaktypen en metagegevens, haalt statussen en besluiten weer terug en legt elke uitwisseling vast in een logboek. Mislukte berichten komen in een wachtrij die u zelf opnieuw kunt aanbieden. Zodat niemand meer handmatig bestanden uit een vakapplicatie naar het documentmanagementsysteem zit over te zetten.
Wat is Corsa-koppeling?
Een Corsa-koppeling is een verbinding tussen Corsa en de systemen waarin het werk ontstaat: vakapplicaties, portalen, e-mail en tekenoplossingen. De koppeling maakt bij een nieuwe zaak een zaakdossier aan, plaatst documenten in dat dossier met zaaktype, documenttype en metagegevens, en geeft statussen, besluiten en afhandeltermijnen terug aan het systeem waar de behandelaar werkt. Elke uitwisseling krijgt een eigen regel in het logboek.
Zonder koppeling schuiven mensen bestanden. Een vergunningaanvraag komt binnen in de vakapplicatie, de behandelaar slaat de pdf op het bureaublad op en uploadt hem daarna in Corsa, met haastig ingevulde metagegevens. Bij een Woo-verzoek of een bezwaarprocedure blijkt het dossier onvolledig: bijlagen ontbreken, de verzenddatum klopt niet en niemand weet welke versie is verstuurd. Het terugzoeken kost dan meer tijd dan de zaak zelf.
Wij bouwen maatwerk omdat geen twee Corsa-inrichtingen hetzelfde zijn. Uw zaaktypen, documenttypen, mappenstructuur, bewaartermijnen en mandaatregels zijn in jaren gegroeid, net als de vakapplicaties die eromheen staan. Wij sluiten aan op Zaak- en Documentservices waar dat kan en op de REST API waar dat moet, en vertalen uw eigen codelijsten in de koppeling. Een generiek pakket kent uw zaaktypenlijst en uw interne afspraken niet.
Zaakdossier bij elke zaak
Zodra een zaak in de vakapplicatie of het portaal ontstaat, maakt de koppeling het bijbehorende zaakdossier in Corsa aan, met zaaktype, betrokkenen en kenmerken uit de bron.
Documenten met metagegevens
Elk document komt in het juiste dossier terecht, met documenttype, datum, afzender, vertrouwelijkheid en bewaartermijn. Versies, bijlagen en ondertekende exemplaren blijven aan elkaar en aan de zaak gekoppeld.
Statussen die terugkomen
Een statuswijziging of besluit in Corsa komt terug in het bronsysteem en bij de behandelaar, zodat beide kanten hetzelfde beeld hebben van waar een zaak staat.
Hoe wij uw Corsa-koppeling bouwen
We beginnen bij een stapel echte zaken uit de afgelopen weken en de vraag wie daarbij welk bestand met de hand heeft verplaatst.
We lopen per vakapplicatie na welke zaken en documenten naar Corsa moeten, wie dat nu doet en welke gegevens daarbij horen. Daar komt een berichtenoverzicht uit.
We nemen uw zaaktypen, documenttypen, codelijsten, bewaartermijnen en rechten over in de koppeling, en bepalen per veld welk systeem leidend is als de twee kanten van elkaar afwijken.
Daarna bouwen we de verwerking zelf: dossiers aanmaken, documenten registreren, statussen terugmelden en een wachtrij waarin beheerders mislukte berichten met reden zien en opnieuw kunnen aanbieden.
We zetten de koppeling eerst naast de bestaande werkwijze, vergelijken de resultaten per zaak en nemen daarna het beheer over, inclusief meldingen bij uitval en vaste updates.
Wat Corsa-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke Corsa-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw vakapplicaties, uw zaaktypen en de archiefregels waar u aan vastzit.
Zaakdossiers aanmaken
Nieuwe zaken uit vakapplicaties en portalen krijgen automatisch een zaakdossier in Corsa, met de juiste zaaktypecode, betrokkenen, kenmerken en de afdeling die de zaak behandelt.
Documentregistratie
Documenten worden met documenttype, datum, afzender en vertrouwelijkheid in het zaakdossier geregistreerd, inclusief bijlagen, ondertekende versies en de verzendwijze die is gebruikt.
Metagegevens en codelijsten
Uw eigen codelijsten voor zaaktypen, afdelingen en resultaten worden vertaald, zodat beide systemen dezelfde taal spreken zonder dat iemand handmatig een keuzelijst nabouwt.
Wachtrij en herverwerking
Mislukte berichten blijven zichtbaar in een wachtrij met foutmelding en aantal pogingen, zodat beheerders zelf opnieuw kunnen aanbieden zonder dat werk stil verdwijnt.
Archief en bewaartermijnen
Per dossier worden archiefkenmerken en bewaartermijnen meegegeven, zodat vernietigingslijsten en overbrenging naar het e-depot later te onderbouwen zijn zonder opschoonactie achteraf.
Rechten en logboek
Toegang gaat per rol en elke uitwisseling is terug te zoeken op zaak, document en tijdstip, inclusief wie of welk systeem de actie heeft uitgevoerd.
Voor wie wij Corsa-koppeling bouwen
De software is bedoeld voor organisaties met Corsa als documentmanagementsysteem waar het eigenlijke werk in andere applicaties gebeurt.
Gemeenten
Vergunningen, bezwaren en meldingen ontstaan in vakapplicaties en portalen. De kern is hier het automatisch aanmaken van zaakdossiers met de juiste zaaktypecode.
Waterschappen
Veel zaken hangen aan objecten en gebieden in het veld. De kern is documenten uit inspectie- en beheersystemen compleet in het dossier krijgen.
Omgevingsdiensten en veiligheidsregio's
Er wordt voor meerdere deelnemers gewerkt. De kern is dat elk document bij de juiste opdrachtgever en het juiste dossier terechtkomt, met rechten per deelnemer.
Zorg- en onderwijsinstellingen
Contracten, dossiers en correspondentie lopen door meerdere systemen. De kern is bewaartermijnen en vertrouwelijkheid die automatisch meelopen met het document.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het verbinden van Corsa met de vakapplicaties, portalen en archiefsystemen eromheen. Kijk ook bij onze andere integraties, bij web-ontwikkeling voor portalen die documenten aanleveren en bij software-ontwikkeling voor het werkproces eromheen. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw Corsa-koppeling?
Een koppeling is zo goed als de afspraken eronder. Daar bouwen we op: eerst de gegevens en de regels, dan pas de techniek.
Een koppeling is geen bestandskopie
Een document zonder zaaktype, datum en bewaartermijn is in Corsa net zo onvindbaar als op een netwerkschijf. Wij regelen de metagegevens in de koppeling, niet achteraf in een opschoonactie.
Fouten moeten zichtbaar zijn
Elke koppeling loopt een keer vast. Daarom ziet u mislukte berichten met reden in een wachtrij en kunt u ze zelf opnieuw aanbieden, zonder dat er stil werk verdwijnt.
Standaarden waar het kan
We gebruiken de bestaande services van Corsa en de landelijke standaarden zolang die passen, en bouwen maatwerk voor de velden en regels die daar niet in zitten.
Security en privacy bij Corsa-koppeling
In de koppeling zitten zaakgegevens, documenten en persoonsgegevens van inwoners, clienten of medewerkers. Toegang gaat per rol: behandelaars zien hun eigen dossiers, beheerders de wachtrij en het logboek. Elke uitwisseling wordt vastgelegd met tijdstip en bron. Bewaartermijnen, vertrouwelijkheid en de eisen uit de AVG en de Archiefwet leggen we per documenttype vast, bij zorggegevens aangevuld met NEN 7510.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met Corsa, vakapplicaties en portalen werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over Corsa-koppeling
Vragen die informatiemanagers en applicatiebeheerders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Een Corsa-koppeling zorgt dat zaken en documenten uit uw vakapplicaties, portalen en e-mail automatisch in Corsa terechtkomen, in het juiste dossier en met de juiste metagegevens. Andersom komen statussen en besluiten uit Corsa terug in het bronsysteem. Het handmatig downloaden, uploaden en overtypen verdwijnt, en u kunt per zaak terugzien wat er wanneer is uitgewisseld.
Dat hangt af van uw versie en inrichting. Waar mogelijk gebruiken we de Zaak- en Documentservices die veel vakapplicaties al ondersteunen, aangevuld met de REST- en webservices van Corsa. Is een systeem daar niet op voorbereid, dan bouwen we een tussenlaag die berichten omzet, zodat uw DMS-inrichting niet hoeft te veranderen.
Nee. We nemen uw bestaande zaaktypen, documenttypen en codelijsten als uitgangspunt en vertalen ze in de koppeling. Komen er tijdens de inventarisatie dubbele of ongebruikte types naar boven, dan melden we dat, maar u beslist. Opschonen kan later; de koppeling hoeft daar niet op te wachten.
Dan blijven berichten in de wachtrij staan in plaats van verloren te gaan. Zodra de verbinding terug is, worden ze alsnog verwerkt in de oorspronkelijke volgorde. Beheerders zien per bericht de foutmelding en het aantal pogingen, en kunnen een bericht zelf opnieuw aanbieden of bewust laten vervallen.
Ja. Naast het wegschrijven van documenten kan de koppeling dossiers en documenten ophalen, bijvoorbeeld om ze te tonen in een portaal, mee te sturen met een aanvraag of klaar te zetten voor een ondertekenronde. Rechten en vertrouwelijkheid uit Corsa blijven daarbij leidend, zodat niemand meer ziet dan is toegestaan.
Archiefkenmerken en bewaartermijnen geven we per documenttype mee bij de registratie, zodat ze niet achteraf hoeven te worden toegevoegd. Daarmee blijven vernietigingslijsten en overbrenging naar een e-depot onderbouwd. Wat er precies in welk veld hoort, bepalen we samen met uw adviseur informatiebeheer tijdens de inventarisatie.
Vraag dat eerst na. Voor veel bekende vakapplicaties bestaan er standaardkoppelingen, en voldoen die aan uw proces, dan is dat de goedkoopste weg. Maatwerk wordt pas interessant bij eigen of oudere applicaties, afwijkende metagegevens, meerdere deelnemende organisaties of processen waarin stappen uit meerdere systemen in een dossier samenkomen.
Wilt u dat elke zaak vanzelf compleet in Corsa belandt?
Vertel ons welke vakapplicaties u gebruikt, hoe documenten nu in Corsa komen en welke zaaktypen daarbij horen. We laten zien hoe het aanmaken van zaakdossiers, de documentregistratie met metagegevens en de wachtrij met herverwerking eruitzien, en wat dat betekent voor uw werkproces.