iBabs-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met iBabs, het vergaderplatform waarmee veel gemeenten en andere organisaties hun bestuurlijke besluitvorming organiseren. Agenda's, stukken en besluiten staan erin, voor bestuurders, raadsleden en griffie. Wij verbinden iBabs met uw zaaksysteem, documentmanagement of website, zodat stukken niet met de hand worden overgezet en besluiten terugkomen waar ze horen.
Wat is een iBabs-koppeling?
iBabs is een platform voor vergaderingen en besluitvorming. Bestuurders, raadsleden en medewerkers vinden er agenda's, vergaderstukken en besluiten op één plek, met eigen aantekeningen. Veel gemeenten gebruiken het voor bestuurs- en raadsinformatie. iBabs heeft een API, en er zijn koppelingen met andere systemen, bijvoorbeeld om stukken vanuit een zaaksysteem aan een vergadering aan te bieden.
Een vergaderstuk ontstaat meestal in het zaaksysteem of het documentmanagement van de organisatie. Zonder koppeling wordt het geëxporteerd, omgezet en met de hand in iBabs bij de juiste vergadering gezet. Een besluit uit de vergadering gaat per mail terug naar wie het moet uitvoeren. En wie raadsinformatie op de eigen website wil tonen, houdt een tweede overzicht bij.
Wij bouwen maatwerk omdat organisaties verschillen: welk zaaksysteem of documentmanagement u heeft, hoe vergaderingen zijn ingericht, en wat er openbaar moet worden. Welke koppelmogelijkheden iBabs voor uw situatie biedt, bekijken we in de eerste stap, samen met u en met iBabs. Wat openbaar mag en hoe lang stukken worden bewaard, volgt uit de regels voor uw organisatie.
Stukken zonder overzetten
Stukken uit uw zaaksysteem bij de juiste vergadering en het juiste agendapunt in iBabs.
Besluiten terug
Besluiten en besluitenlijsten terug naar het zaaksysteem, bij de zaak waar ze horen.
Openbaar waar het moet
Openbare vergaderingen en stukken op uw eigen website, zonder tweede overzicht.
Hoe wij uw iBabs-koppeling bouwen
We beginnen bij uw besluitvorming: welke vergaderingen, welk zaaksysteem, hoe komen stukken nu in iBabs, en wat gebeurt er met besluiten. Vaak is de koppeling van stuk aan agendapunt het lastigste deel. Daar maken we vaste afspraken over, zodat een stuk vanzelf op de goede plek terechtkomt. Die afspraken leggen we vast met de griffie en de mensen die de stukken maken, zodat iedereen weet hoe het werkt.
Uw vergaderingen, zaaksysteem, stukken en besluiten.
De koppelmogelijkheden die iBabs voor uw situatie biedt.
Stukken heen, besluiten terug, openbare informatie naar de site.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen van iBabs.
Wat een iBabs-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke iBabs-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw organisatie.
Stukken
Uit het zaaksysteem naar de vergadering.
Agendapunten
Stuk bij het juiste punt.
Besluiten
Terug naar de zaak.
Website
Openbare informatie op uw site.
Archief
Na afloop gearchiveerd.
Logboek
Elke uitwisseling vastgelegd.
Voor wie wij een iBabs-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties die met iBabs vergaderen.
Gemeenten
Raad en college. De stukken zijn de kern.
Griffies
Veel vergaderingen. Geen overzetten telt het meest.
Waterschappen
Bestuur en commissies. De besluiten zijn wat nodig is.
Besturen
Corporaties en onderwijs. Het archief is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met iBabs. Voor vergaderen op maat is er onze pagina over vergadermanagementsoftware, voor zaakgericht werken onze pagina over een zaaksysteem op maat, en voor gemeenten in het algemeen onze pagina over software voor gemeenten. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw iBabs-koppeling?
Een stuk dat met de hand wordt overgezet, kan bij de verkeerde vergadering terechtkomen of ontbreken. Daar bouwen we op: stukken zonder overzetten, besluiten terug waar ze horen, en openbare informatie zonder tweede overzicht.
Minder handwerk
Stukken komen vanzelf in iBabs.
Besluit opgevolgd
Terug bij de zaak.
Transparant
Openbare informatie op uw site.
Security en privacy bij een iBabs-koppeling
De koppeling verwerkt vergaderstukken, waarvan een deel vertrouwelijk is. Vertrouwelijke stukken blijven binnen de afgeschermde omgeving, toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen, en elke uitwisseling wordt gelogd.
De koppeling draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups.
Veelgestelde vragen over een iBabs-koppeling
Vragen die griffies en secretariaten stellen voordat ze hiermee beginnen.
Een platform voor vergaderingen en besluitvorming, waarop bestuurders, raadsleden en medewerkers agenda's, stukken en besluiten vinden, met eigen aantekeningen. Veel gemeenten gebruiken het voor bestuurs- en raadsinformatie, en ook andere organisaties met een bestuur vergaderen ermee.
Ja, onder meer met zaaksystemen. Als uw systeem daarbij staat, is een eigen koppeling vaak niet nodig. Een eigen koppeling is voor systemen die er niet bij staan, of als u meer wilt, zoals besluiten terug naar de zaak of informatie op uw eigen site.
Via de koppelmogelijkheden die iBabs biedt, zoals de API. Welke route past bij uw systemen en welke gegevens heen en terug kunnen, bekijken we in de eerste stap, samen met u en met iBabs.
Door vaste afspraken over hoe een stuk in het zaaksysteem aan een vergadering en agendapunt wordt gekoppeld. De koppeling volgt die afspraken, en meldt het als een stuk niet kan worden geplaatst. Zo ziet de griffie voor de vergadering welke stukken nog ontbreken, en niet pas als een raadslid ernaar vraagt.
Ja, als de route dat toelaat. Een besluit of besluitenlijst gaat na de vergadering terug naar de zaak, zodat wie het moet uitvoeren het ziet. Zo is in het zaaksysteem ook later terug te vinden welk besluit over een zaak is genomen.
Ja. Openbare vergaderingen, agenda's en stukken kunnen op uw eigen website worden getoond, zonder dat iemand een tweede overzicht bijhoudt. Wat openbaar is, bepaalt u. Inwoners vinden zo informatie op de plek waar ze die zoeken, en de griffie houdt maar één bron bij.
Voor gemeenten en andere organisaties met iBabs en een eigen zaaksysteem of website, en voor leveranciers van zaaksystemen die met iBabs willen samenwerken.
Vergaderstukken zonder overzetten?
Vertel ons welk zaaksysteem u gebruikt, hoe stukken nu in iBabs komen en wat er met besluiten gebeurt. We laten zien welke route er is en hoe de koppeling eruitziet.