WEEE-opgave en inzameladministratie laten maken
De meeste bedrijven die onder de WEEE-regels vallen, weten niet dat ze eronder vallen. Sinds de open scope van 15 augustus 2018 telt elk product met een elektrische functie mee, en dat maakt een meubelmaker met verlichting in een kast net zo goed producent als een fabrikant van wasmachines. De vraag is dus niet hoe u opgeeft, maar wat.
De scopevraag komt vóór alles
Tot 2018 werkte de regelgeving met een lijst producttypen: viel uw product er niet op, dan viel u erbuiten. Sinds 15 augustus 2018 geldt de open scope en is die lijst weg. In beginsel valt nu elk product met een elektrische functie eronder, ook wanneer dat onderdeel bijzaak is: een kast met ledverlichting, een bureau met een oplaadpunt, een verpakking met een elektronisch label, een installateur die zonnepanelen levert. Bedrijven die zichzelf nooit elektronicaproducent hebben genoemd, zijn het sindsdien wel.
De verplichtingen staan in de Regeling afgedankte elektrische en elektronische apparatuur, in de praktijk de Regeling AEEA genoemd; WEEE is de Engelse afkorting voor dezelfde stroom. Een producent meldt zich bij het register, de Stichting Nationaal (W)EEE Register in Zoetermeer. In de praktijk verloopt dat vaak via aansluiting bij Stichting OPEN, de producentenorganisatie die de inzameling collectief uitvoert; dat regelt uw registratie, maar de verplichting zelf blijft van u.
Let op welke datum van u is. De producent levert zijn gegevens over het voorgaande kalenderjaar jaarlijks aan vóór 1 mei. Dat is de AEEA-opgave waar uw accountant en uw toezichthouder naar vragen. De datum van 1 juli die vaak wordt genoemd, is de rapportage van het register aan de minister en niet uw termijn. Beide staan in artikel 18 en 19 van de Regeling AEEA. Wie op juli mikt, is twee maanden te laat, en de gegevens die dan nog ontbreken zijn precies de scopebeoordelingen die niemand in het voorjaar meer wil maken.
Elektronica is één stroom; verpakkingen en batterijen zijn er andere, elk met een eigen registratie per lidstaat. Het overzicht daarvan staat bij software voor EPR-registratie per EU-land.
Hoe wij uw WEEE-administratie bouwen
Bijna al het werk zit vóór de eerste regel code: vaststellen welke artikelen meetellen. Zodra dat ligt, is de opgave een optelling.
Niet per productgroep maar per artikel, want binnen één serie kan de ene variant een lampje hebben en de andere niet. Dit is de stap waar de meeste tijd in gaat zitten en waar de meeste verrassingen zitten.
Per artikel de uitkomst met de reden en de datum. Een toezichthouder vraagt niet waarom iets in uw opgave staat, maar waarom iets er níet in staat, en dan telt of u het toen hebt afgewogen of nu ter plekke bedenkt.
Elke sprint levert iets op dat u zelf kunt narekenen. We beginnen bij de scopebepaling en de artikelgegevens, want zonder die twee heeft rekenen geen zin.
We laten het systeem een afgesloten jaar berekenen en leggen de uitkomst naast uw vorige opgave. Verschillen wijzen bijna altijd op artikelen die stilzwijgend buiten de scope zijn gehouden.
Wat de administratie concreet doet
Twee onderdelen dragen dit systeem: de scopebeoordeling per artikel en de omrekening naar kilo per categorie. De overige vier hangen daaraan.
Scopebeoordeling per artikel
Een vaste route van vragen die uitkomt op wel of niet in scope, met de reden, de beoordelaar en de datum vastgelegd. Nieuwe artikelen komen automatisch in de wachtrij, zodat de beoordeling gebeurt bij introductie en niet in april.
Van stuks naar kilo per categorie
Per artikel een gewicht en een categorie, waarmee het systeem de omrekening doet. Ontbreekt een gewicht, dan staat dat als openstaand punt in plaats van dat er stil geschat wordt.
De termijn van 1 mei bewaakt
Een aftelling naar uw eigen aanleverdatum, met daarbij welke artikelen nog geen beoordeling of geen gewicht hebben. Zo is in februari al zichtbaar wat de opgave gaat blokkeren.
Volumes uit uw ERP
Verkopen, retouren en invoer uit uw bestaande systeem, zodat de opgave rust op dezelfde cijfers als uw administratie in plaats van op een parallelle telling.
Gewichten ophalen bij leveranciers
De gewichten die u mist zitten meestal bij uw producent. Een portaal waarin die ze per artikel aanlevert werkt beter dan een mailwisseling met bestanden in wisselende indelingen.
Innameplicht en retourstromen
Wat er is teruggenomen, waar het heen ging en welke verwerker het verwerkte. Verkoopt u aan consumenten, dan heeft u vaak een innameplicht en is dit een tweede administratie naast de opgave.
Voor wie wij bouwen
Vier posities, geordend naar hoe zichtbaar het elektrische deel van uw product is. Hoe onzichtbaarder, hoe groter de kans dat u er nu nog buiten staat terwijl dat niet klopt.
Producten met een klein elektrisch onderdeel
Meubels met verlichting, zonnepanelen, verwarmingsapparatuur, verpakkingen met een elektronisch element. Hier is de vraag of u onder de regeling valt vaak nog helemaal niet beantwoord, en dat is de eerste en de duurste stap.
Fabrikanten van apparatuur
De scope is voor u duidelijk; het werk zit in de categorie-indeling en in gewichten per artikel bij een assortiment dat regelmatig wijzigt. Loopt de productie via een MES, dan is het gewicht daar meestal al bekend.
Importeurs en distributeurs
U voert in en bent daarmee producent, ook zonder eigen fabriek. Uw risico zit bij artikelen die u onder een vreemd merk doorverkoopt, want dan is niet vanzelfsprekend wie de opgave doet. Zit u aan de verwerkende kant van deze stroom, dan gaat software voor afvalinzameling over routes en containers en metaalrecyclingsoftware over materiaalstromen en inkoopwaarde; deze pagina staat aan de producentenkant.
Retail met eigen merk
Voor ingekochte merken bent u meestal niet de producent, voor uw huismerk wel. Daarbovenop komt de innameplicht in de winkel, die u aan de verwerkingskant een administratie oplevert die u met uw retourbeheer kunt delen; dat gaat over commerciële retouren, dit over de afvalfase.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De bouw draait om één ding: dat een scopebeoordeling een besluit is dat blijft staan, en niet een vinkje dat iemand later ongemerkt omzet. Dat bepaalt hoe wij de opslag inrichten.
Waarom Appfront
De scope is het hele vraagstuk
Sinds de open scope vallen producten eronder waarvan bedrijven dat niet vermoeden. Wij bouwen de beoordeling als vastgelegd besluit, want de vraag achteraf gaat altijd over wat u níet heeft opgegeven.
Uw datum is 1 mei, niet 1 juli
Die verwarring kost bedrijven elk jaar twee maanden. Wij zetten uw eigen termijn in het systeem en tellen daarnaartoe af.
Beoordelen bij introductie
Een nieuw artikel dat het assortiment in komt, komt via koppelingen meteen in de beoordelingswachtrij. Dat is het verschil tussen doorlopend bijhouden en een inhaalslag per jaar.
Eerlijk over wat wij niet doen
Of een specifiek artikel binnen de scope valt, is een juridische beoordeling. Wij leveren de route en de vastlegging; het oordeel blijft van u of uw adviseur. En reken erop dat die beoordeling uw assortiment groter maakt dan u nu opgeeft, niet kleiner: dat is bij open scope de gebruikelijke uitkomst en het kost u geld.
Security en privacy
Deze administratie bevat vrijwel geen persoonsgegevens, maar wel gevoelige bedrijfsinformatie: uw volumes per categorie zijn een directe afgeleide van uw omzet en uw assortiment. Werkt u onder private label of voor meerdere merken, dan komt daar vertrouwelijkheid richting die partijen bij. Toegang zetten we daarom krap en per entiteit gescheiden.
De scopebeoordelingen vragen een strengere behandeling dan de cijfers zelf. Zij zijn het bewijs dat u een afweging heeft gemaakt op het moment dat het artikel werd geïntroduceerd, en die waarde verdwijnt zodra iemand een oude beoordeling kan aanpassen. Een herbeoordeling komt daarom náást de oude te staan, met wie en wanneer, en overschrijft hem niet. Hetzelfde geldt voor gegevens die uw leverancier aanlevert: wij bewaren ze zoals ze binnenkwamen. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de WEEE-opgave
Sinds 15 augustus 2018 geldt de open scope: in beginsel valt elk product met een elektrische functie eronder, in plaats van een afgebakende lijst producttypen. Daardoor vallen er bedrijven onder die zichzelf geen elektronicaproducent noemen, zoals een meubelmaker met verlichting in een kast. De beoordeling per artikel is juridisch werk; wij bouwen het systeem dat de uitkomst met onderbouwing vastlegt en nieuwe artikelen automatisch in de wachtrij zet.
Jaarlijks vóór 1 mei, over het voorgaande kalenderjaar, bij het register. Dat is een andere datum dan de 1 juli die u vaak tegenkomt: dat is de rapportage van het Nationaal (W)EEE Register aan de minister, niet uw termijn. Het is de meest gemaakte fout in dit dossier en hij kost twee maanden.
De regeling zegt dat een producent zich meldt bij het register, de Stichting Nationaal (W)EEE Register in Zoetermeer. In de praktijk sluiten de meeste producenten zich aan bij Stichting OPEN, de producentenorganisatie die de inzameling collectief uitvoert, en daarmee is de registratie geregeld. Twee dingen dus, met één handeling: de aansluiting neemt de inzameling over, de opgave van uw eigen volumes blijft van u.
Van het hele product, en dat is hier de valkuil. De gewichten zitten meestal bij uw producent of leverancier. Werkbaar is een portaal waarin die ze per artikel aanlevert, met een lijst van wat er nog ontbreekt. Wat dit hier anders maakt dan bij andere regelingen: het gaat om het gewicht van het hele product, niet van het elektrische onderdeel. Een kast met een ledstrip weegt als kast.
De regeling gaat over wat er in Nederland in de handel wordt gebracht. Wat u invoert en vervolgens uitvoert, telt daar in beginsel niet in mee. Laat de precieze behandeling vaststellen door uw jurist of vraag het na bij het register; wij zorgen dat het systeem beide stromen apart bijhoudt zodat u het onderscheid kunt maken.
Ja, als tweede administratie naast de opgave: wat er is teruggenomen, waar het heen ging en welke verwerker het verwerkte, met zijn verklaring erbij. Verkoopt u aan consumenten, dan heeft u vaak een innameplicht. Die stroom wilt u in hetzelfde systeem hebben als uw commerciële retouren, maar wel gescheiden geboekt, want alleen de afvalfase telt mee voor deze regeling.
De administraties lijken op elkaar maar het knelpunt is een ander. Bij de UPV textiel weet u meestal wel wat er onder valt en is de moeilijkheid dat u percentages moet aantonen over goederen die u niet meer in handen heeft. Hier is het omgekeerde waar: de verwerking is collectief geregeld, en de moeilijkheid zit aan de voorkant, in de vraag welke van uw artikelen meetellen.
Een WEEE-administratie laten bouwen?
Stuur ons uw artikellijst en wij lopen hem met u langs op elektrische functie. Er komen bijna altijd productgroepen uit waarvan niemand wist dat ze meetelden, en dan weet u tenminste waar u staat. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software. Voor de verpakking om uw apparatuur heen geldt de PPWR; zie PPWR-software.