WEEE-opgave en inzameladministratie laten maken
Wie elektrische of elektronische apparatuur in Nederland op de markt brengt, geeft jaarlijks op hoeveel kilo dat was, verdeeld over de categorieën. Sinds de open scope van 15 augustus 2018 valt vrijwel elk product met een elektrische functie eronder, en dat is bij veel bedrijven meer dan zij denken. Appfront bouwt de administratie die dat het hele jaar door bijhoudt.
Wat de opgave van u vraagt
De regels komen uit de Europese WEEE-richtlijn en zijn in Nederland uitgewerkt in de regeling voor afgedankte elektrische en elektronische apparatuur. Producenten en importeurs melden zich aan bij Stichting OPEN, waarmee zij in het Nationaal (W)EEE Register staan. Dat register rapporteert jaarlijks vóór 1 juli aan de minister over het voorgaande kalenderjaar, waaronder de totale hoeveelheid apparatuur die in Nederland in de handel is gebracht. Uw eigen opgave gaat daaraan vooraf.
Sinds 15 augustus 2018 geldt de open scope. Waar er eerder een lijst met producttypen was, valt nu in beginsel elk product met een elektrische functie eronder. Dat betekent dat bedrijven die zichzelf niet als elektronicaproducent zien, het wel zijn: een meubelfabrikant met verlichting in een kast, een verpakker met een oplaadbare kaart erin, een installateur die zonnepanelen levert.
De opgave gaat over gewicht per categorie, en dat is niet wat uw administratie bijhoudt. Uw systeem telt stuks per artikelnummer. Om naar kilo's per categorie te komen, heeft u per artikel een gewicht en een indeling nodig. Die staan bij de meeste bedrijven nergens vast, en wie ze in het voorjaar bij elkaar zoekt, doet het met de hand en begint het jaar erop opnieuw.
Hoe wij uw WEEE-administratie bouwen
Wij beginnen bij uw artikelbestand en niet bij het opgaveformulier. Liggen gewicht en categorie per artikel vast, dan is de jaaropgave een optelling.
Welke artikelen vallen onder de open scope en in welke categorie horen ze. Dat is de stap waar de meeste tijd in gaat zitten en waar de meeste verrassingen zitten, omdat producten met een klein elektrisch onderdeel er wel onder vallen.
Hoe komt u van verkochte stuks naar gewicht per categorie, wat doet u met retouren, en hoe telt wat u invoert en weer uitvoert. Die keuzes legt u eenmaal vast in plaats van ze elk jaar opnieuw te maken.
We werken in sprints en beginnen bij de aansluiting op uw verkoop- of voorraadsysteem. Uw eigen mensen toetsen elke sprint aan een afgesloten periode waarvan zij de uitkomst kennen.
We laten het systeem een afgesloten jaar berekenen en leggen de uitkomst naast wat u eerder heeft opgegeven. Verschillen wijzen bijna altijd op ontbrekende gewichten of op artikelen die buiten de scope zijn gehouden.
Wat de administratie concreet doet
Zes onderdelen die de jaaropgave terugbrengen tot een controle. Welke u nodig heeft hangt af van de omvang van uw assortiment en of u zelf terugneemt.
Volumes uit uw eigen systemen
Verkopen, retouren en invoer uit uw ERP of voorraadsysteem, zodat de opgave rust op dezelfde cijfers als uw administratie. Een parallelle telling in een spreadsheet loopt gegarandeerd uit de pas.
Van stuks naar kilo per categorie
Per artikel een gewicht en een categorie, waarmee het systeem de omrekening doet. Ontbreekt een gewicht, dan staat dat als openstaand punt in plaats van dat er stil geschat wordt.
Scopebepaling per artikel
Een vaste route die per artikel vastlegt of het onder de open scope valt en waarom. Bij twijfel is het besluit met onderbouwing terug te vinden, wat bij een controle het verschil maakt.
Gegevens ophalen bij leveranciers
De gewichten die u mist zitten meestal bij uw producent. Een portaal waarin die ze per artikel aanlevert werkt beter dan een mailwisseling met spreadsheets in wisselende indelingen.
Inzameling en retourstromen
Wat er is teruggenomen, waar het heen ging en welke verwerker het verwerkte, met de verklaring erbij. Neemt u zelf apparatuur terug, dan is dit de kant waarmee u dat aantoont.
Opgave met onderbouwing per jaar
De cijfers in de indeling die de opgave vraagt, met de onderliggende gegevens en de gebruikte rekenmethode bewaard. Bij navraag laat u zien hoe u aan een getal komt.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties die hieronder vallen. Het verschil zit vooral in hoe zichtbaar het elektrische deel van uw product is.
Fabrikanten van apparatuur
Voor u is de scope duidelijk; het werk zit in de categorie-indeling en in de gewichten per artikel bij een assortiment dat regelmatig wijzigt.
Importeurs en distributeurs
U voert in voor de Nederlandse markt en bent daarmee producent in de zin van de regeling, ook al maakt u niets. Let op wat u doorvoert naar het buitenland; dat telt anders mee.
Retail met eigen merk
Voor ingekochte merken bent u meestal niet de producent, voor uw huismerk wel. Daarnaast heeft u als verkoper vaak een innameplicht, wat een tweede administratie oplevert naast de opgave.
Producten met een elektrisch onderdeel
Meubels met verlichting, zonnepanelen, verwarmingsapparatuur, verpakkingen met een elektronisch element. Hier is de vraag of u onder de regeling valt vaak nog niet beantwoord, en dat is de eerste stap.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw systemen. De opgave zelf dient u in via de route van het register of uw producentenorganisatie; onze administratie bereidt de cijfers voor en onderbouwt ze.
Waarom Appfront
De scope is het echte vraagstuk
Sinds de open scope vallen er producten onder waarvan bedrijven dat niet vermoeden. Wij leggen de scopebepaling per artikel vast met de onderbouwing, want dat is wat een toezichthouder vraagt.
Het gewicht is de bottleneck
Niet het formulier maar de artikelgegevens bepalen of dit werkt. Ontbrekende gewichten maken wij zichtbaar als openstaand punt in plaats van ze stil te schatten.
Eén bron voor volumes
Uw verkoopcijfers staan al ergens. Wij halen die op via koppelingen, zodat de opgave rust op dezelfde getallen als uw omzet.
Het hele jaar door, niet in het voorjaar
De reden dat deze plicht als last voelt, is dat hij als eenmalige klus wordt aangepakt. Wij richten de verzameling zo in dat de cijfers ontstaan waar ze horen.
Security en privacy
Deze administratie bevat vrijwel geen persoonsgegevens, maar wel gevoelige bedrijfsinformatie: uw volumes per categorie zijn een directe afgeleide van uw omzet en uw assortiment. Werkt u voor meerdere merken of onder private label, dan komt daar vertrouwelijkheid richting die partijen bij. Wij zetten de toegang daarom krap en scheiden gegevens per entiteit.
Het leveranciersportaal krijgt een eigen, beperkte rol zodat een producent alleen zijn eigen artikelen ziet en niet uw assortiment of uw volumes. Omdat de opgave door de toezichthouder kan worden gecontroleerd, bewaren we aangeleverde gegevens zoals ze binnenkwamen: een latere correctie is zichtbaar als correctie en overschrijft het origineel niet. Ook de scopebepaling per artikel wordt vastgelegd met het moment en de onderbouwing, want de vraag achteraf gaat vrijwel altijd over wat u níet heeft opgegeven. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de WEEE-opgave
Sinds 15 augustus 2018 geldt de open scope: in beginsel valt elk product met een elektrische functie eronder, in plaats van een afgebakende lijst producttypen. Daardoor vallen er bedrijven onder die zichzelf geen elektronicaproducent noemen, zoals meubelmakers met verlichting in een product. De beoordeling per artikel is juridisch werk; wij bouwen het systeem dat de uitkomst met onderbouwing vastlegt.
Kort gezegd hoeveel apparatuur u in Nederland in de handel heeft gebracht, in gewicht en verdeeld over de categorieën. Het Nationaal (W)EEE Register rapporteert vóór 1 juli aan de minister over het voorgaande kalenderjaar, dus uw eigen aanlevering gaat daaraan vooraf. Controleer de actuele termijn en indeling bij het register of bij uw producentenorganisatie; die kunnen wijzigen.
Dat is bij de meeste bedrijven het echte knelpunt en het is geen softwareprobleem. De gewichten zitten meestal bij uw producent of leverancier. De werkbare route is een portaal waarin die ze per artikel aanlevert, gecombineerd met een lijst van wat er nog ontbreekt. Schatten kan, maar dan legt u de methode vast zodat u hem kunt uitleggen.
De aansluiting neemt de inzameling en een deel van de verplichtingen over, maar de opgave van uw eigen volumes blijft van u. Dat is precies het deel waarvoor deze administratie bedoeld is. De aansluiting maakt hem dus niet overbodig; zij bepaalt wel wat u níet zelf hoeft in te richten aan de inzamelkant.
De regeling gaat over wat er in Nederland in de handel wordt gebracht. Wat u invoert en vervolgens doorvoert naar het buitenland telt daar in beginsel niet in mee, maar de precieze behandeling hangt af van uw situatie. Laat dat vaststellen door uw jurist of vraag het na bij het register; wij zorgen dat het systeem beide stromen apart bijhoudt.
Ja, en dat is een tweede administratie naast de opgave: wat er is teruggenomen, waar het heen ging en welke verwerker het verwerkte. Als verkoper heeft u vaak een innameplicht, en die stroom wilt u in hetzelfde systeem hebben als uw retouren. Zie ook retourbeheer.
De systematiek lijkt sterk op die van andere regelingen, zoals de UPV voor textiel: gewicht per categorie, een jaarlijkse opgave en een toezichthouder. De categorieën en doelen verschillen, maar de artikelgegevens die u ervoor nodig heeft, zijn grotendeels dezelfde. Verzamel ze één keer.
Een WEEE-administratie laten bouwen?
Vertel welke producten u op de markt brengt en hoe u de vorige opgave heeft samengesteld, dan zeggen we waar uw artikelgegevens tekortschieten en wat er als eerste moet. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.