RI&E tool plan aanpak laten maken
Elke werkgever met personeel moet een risico-inventarisatie en -evaluatie hebben, met een plan van aanpak waarin per maatregel staat wat er gebeurt en wanneer. Appfront bouwt de tool waarin dat plan een levend document wordt in plaats van een pdf uit 2022, met maatregelen die een eigenaar en een datum hebben.
Wat de RI&E en het plan van aanpak van u vragen
De verplichting volgt uit de Arbowet en geldt voor elke werkgever met personeel, ongeacht omvang. U brengt in kaart welke risico’s het werk voor uw medewerkers meebrengt, u beoordeelt die, en u legt in een plan van aanpak vast welke maatregelen u neemt en binnen welke termijn. De Nederlandse Arbeidsinspectie handhaaft hierop, en bij een ongeval is de RI&E het eerste document dat wordt opgevraagd.
Of uw RI&E getoetst moet worden door een gecertificeerde kerndeskundige, hangt af van uw omvang en van het instrument dat u gebruikt. Boven de vijfentwintig werknemers is toetsing altijd verplicht. Heeft u vijfentwintig of minder werknemers, dan vervalt die toetsingsplicht alleen wanneer u een erkend branche-instrument gebruikt; werkt u zonder zo’n instrument, dan moet uw RI&E alsnog worden getoetst.
Waar het bij vrijwel iedereen misgaat, is niet de inventarisatie maar het plan van aanpak. Dat wordt opgesteld, geaccordeerd en daarna een bestand op een schijf. Maatregelen krijgen geen eigenaar, termijnen verstrijken zonder dat iemand het merkt, en bij de volgende actualisatie blijkt de helft nog open te staan. Precies daarom bouwen wij het plan van aanpak als het hart van de tool en de inventarisatie eromheen, en niet andersom.
Hoe wij uw RI&E-tool bouwen
Wij beginnen bij de maatregelen en hun eigenaars. Een inventarisatie die niet tot toegewezen acties leidt, verandert niets aan de werkvloer.
We nemen uw huidige inventarisatie door: welke risico’s zijn benoemd, welke maatregelen staan open en hoe oud zijn ze. Dat levert meteen een beeld van waar het is blijven liggen, en dat is meestal overtuigender dan welke argumentatie ook.
Risico’s verschillen per locatie, afdeling en functie. We ontwerpen de structuur zo dat een magazijnmedewerker andere risico’s ziet dan een kantoormedewerker, en dat een leidinggevende alleen de maatregelen ziet waar hij over gaat.
We werken in sprints en beginnen bij het plan van aanpak met eigenaars en termijnen, want daar zit de meeste winst. Uw preventiemedewerker werkt mee en toetst elke sprint aan de maatregelen die nu openstaan.
Moet uw RI&E getoetst worden, dan richten we de export in zoals de kerndeskundige die wil ontvangen, met zijn opmerkingen terug in het systeem. Daarna een overdracht aan uw preventiemedewerker en leidinggevenden.
Wat de tool concreet doet
Zes onderdelen die van een document een werkend proces maken. Wat u nodig heeft, hangt af van uw omvang en van het aantal locaties.
Inventarisatie per afdeling en functie
Risico’s vastgelegd waar ze voorkomen, met een beoordeling die u zelf bepaalt. Een medewerker ziet wat op zijn werkplek geldt in plaats van het volledige document, wat de kans vergroot dat het gelezen wordt.
Plan van aanpak met eigenaar en datum
Elke maatregel krijgt een verantwoordelijke en een termijn, en verschijnt op zijn lijst. Een termijn die nadert geeft een signaal bij hem én bij de preventiemedewerker; verstrijken zonder dat iemand het merkt is precies wat u wilt uitsluiten.
Meldingen en incidenten die terugslaan
Onveilige situaties, bijna-ongevallen en ongevallen komen binnen via dezelfde route en worden gekoppeld aan het risico waar ze bij horen. Een melding die niet tot een heroverweging leidt, blijft zichtbaar openstaan.
Actualisatie met historie
Bij een verbouwing, een nieuwe machine of een gewijzigd proces hoort de RI&E te worden herzien. Het systeem houdt de versies bij, zodat u kunt tonen wat er wanneer gold en waarom er iets is veranderd.
Toegang voor OR en kerndeskundige
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht en de kerndeskundige moet kunnen toetsen. Beide krijgen een eigen rol met de juiste inzage, in plaats van een pdf per mail waarvan niemand weet welke versie de laatste is.
Overzicht voor de directie
Hoeveel maatregelen staan open, hoeveel zijn over tijd en waar zitten ze. Dat is het gesprek dat een directie voert, en het is een ander gesprek dan de inhoudelijke inventarisatie.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties waarin een eigen tool meer oplevert dan een standaardpakket. Het verschil zit in de complexiteit van uw risico’s en het aantal locaties.
Bouw, techniek en installatie
Wisselende projectlocaties met eigen risico’s, waar de algemene RI&E wordt aangevuld met een beoordeling per project. Vaak in combinatie met het VCA-dossier, want toolboxen en meldingen horen bij hetzelfde proces.
Productie en industrie
Machinegebonden risico’s en een verplichting rond arbeidsmiddelen die eruit voortvloeit. De inventarisatie wijst uit welke middelen keuringsplichtig zijn; die komen in het keuringslogboek.
Zorg, onderwijs en overheid
Grote personeelsbestanden met sterk verschillende functies, waardoor één document voor iedereen niet werkt. Hier telt vooral dat een medewerker ziet wat op zijn werkplek geldt.
Organisaties met meerdere vestigingen
Elke vestiging een eigen inventarisatie, met daarboven een overzicht voor de directie. Sluit dit aan op uw HR-systeem, dan lopen functies en afdelingen automatisch mee.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw organisatie. Het zwaartepunt ligt hier niet op de techniek maar op bruikbaarheid: een tool die alleen door de preventiemedewerker wordt geopend, verandert niets. Leidinggevenden en medewerkers moeten hem zonder uitleg kunnen gebruiken.
Waarom Appfront
Het plan van aanpak is het hart
Bijna elke organisatie heeft een RI&E; veel minder hebben een plan van aanpak dat loopt. Wij bouwen daarom vanuit maatregelen met een eigenaar, en de inventarisatie eromheen.
Zichtbaar voor wie het betreft
Een document van tachtig pagina’s wordt niet gelezen. Door risico’s aan een functie en een werkplek te hangen, ziet iemand alleen wat voor hem geldt en gebeurt er iets mee.
Aansluiten op wat er draait
Functies, afdelingen en medewerkers staan al in uw HR-systeem. Wij halen die op zodat de structuur meebeweegt als uw organisatie verandert.
Eerlijk over onze rol
Wij zijn geen arbodienst en geen kerndeskundige, en wij vullen uw RI&E niet inhoudelijk in. Wij bouwen het systeem waarin uw eigen deskundigen en leidinggevenden werken.
Security en privacy
Een RI&E-tool bevat gevoeliger gegevens dan de meeste kwaliteitssystemen. Meldingen van ongevallen kunnen letsel beschrijven en herleidbaar zijn tot een medewerker; bij psychosociale arbeidsbelasting gaat het over werkdruk, ongewenst gedrag en soms over een collega of leidinggevende. Dat zijn gegevens die in verkeerde handen schade doen, en soms bijzondere persoonsgegevens.
Wij richten dat daarom scherp in. Meldingen over ongewenst gedrag lopen via een aparte, afgeschermde route die niet bij de leidinggevende uitkomt, met de mogelijkheid tot anonieme melding waar dat past. Gezondheidsgegevens horen bij de arbodienst en niet in uw systeem; wij bouwen daar bewust geen veld voor. Rapportages richten zich op risico’s en maatregelen, niet op personen. Toegang gaat per rol en per afdeling, met een tijdelijke rol voor de kerndeskundige die alleen ziet wat hij moet toetsen. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de RI&E
Ja, zodra u personeel in dienst heeft. De verplichting volgt uit de Arbowet en kent geen ondergrens naar bedrijfsgrootte. Wat wel verschilt, is of uw RI&E getoetst moet worden en welke diepgang passend is. Ook uitzendkrachten en stagiairs vallen onder uw zorgplicht, dus zij horen in de inventarisatie thuis ook al staan ze niet op uw loonlijst.
Boven de vijfentwintig werknemers is toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige altijd verplicht. Heeft u vijfentwintig of minder werknemers, dan vervalt die plicht alleen wanneer u een erkend branche-instrument gebruikt. Gebruikt u geen erkend instrument, dan moet uw RI&E alsnog worden getoetst, ook bij een klein bedrijf. Dat is een detail dat vaak wordt gemist en dat bij een inspectie direct opvalt.
Per risico de maatregel die u neemt, wie daarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn het gebeurt. Dat laatste is wat het plan van aanpak onderscheidt van een wensenlijst. In de praktijk ontbreken juist de eigenaar en de datum, waardoor het document na accordering stilvalt. Wij bouwen die twee daarom als verplichte velden en laten de maatregel op de lijst van de verantwoordelijke verschijnen.
Er staat geen vaste termijn in de wet. De regel is dat de RI&E actueel moet zijn: bij een verbouwing, nieuwe machines, een gewijzigd werkproces, een reorganisatie of na een ongeval hoort zij te worden herzien. In de praktijk hanteren veel organisaties daarnaast een periodieke controle. Wij bouwen die aanleidingen in als signalen, zodat actualisatie volgt uit wat er gebeurt en niet alleen uit een datum.
Vaak is dat een goed startpunt, en bij vijfentwintig werknemers of minder scheelt het ook de toetsing. Waar een branche-instrument tekortschiet, is bij organisaties met afwijkende processen, meerdere locaties of functies die niet in het instrument passen. En het lost het echte probleem niet op: het levert een document op, geen lopend plan van aanpak. Wij zeggen eerlijk wanneer een instrument volstaat en een eigen tool de moeite niet is.
Die lopen via een aparte, afgeschermde route die niet bij de leidinggevende uitkomt, en waar gewenst anoniem. Het zijn gevoelige meldingen die iets anders vragen dan een melding over een losliggende kabel, en ze horen niet in dezelfde lijst. Gezondheidsgegevens bouwen wij bewust niet in: die horen bij uw arbodienst en niet in een systeem waar leidinggevenden in werken.
Die is bedoeld voor de dienstverlener zelf: dossiers van cliënten, spreekuren en verzuimbegeleiding. Deze tool is voor u als werkgever: uw eigen risico’s, uw eigen maatregelen en uw eigen plan van aanpak. Ze raken elkaar wanneer uw arbodienst uw RI&E toetst, en daarvoor bouwen wij een tijdelijke rol met beperkte inzage in plaats van een export per mail.
Dat hangt af van het aantal locaties en functies, of er koppelingen met HR bij komen en of de meldingenroute erin moet. Het plan van aanpak met eigenaars en termijnen is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; de gedifferentieerde risicostructuur per functie kost meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning, wanneer we uw huidige RI&E hebben doorgenomen.
Een RI&E-tool laten bouwen?
Vertel hoeveel medewerkers en locaties u heeft en hoe uw plan van aanpak er nu voor staat, dan denken we mee over de structuur per functie, de maatregelen met eigenaars en de meldingenroute. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een webapplicatie.