Software voor duurzame toegankelijkheid en DUTO laten maken
Bewaren is niet hetzelfde als toegankelijk houden. Een bestand dat over acht jaar op een schijf staat maar niet meer te openen is, of waarvan niemand weet bij welke zaak het hoorde, voldoet niet. De nieuwe Archiefwet maakt dat onderscheid scherper en halveert bovendien de termijn waarbinnen u moet overbrengen.
Wat er per 2027 verandert
De nieuwe Archiefwet is in mei 2026 aangenomen en treedt op 1 januari 2027 in werking. De meest concrete wijziging is de overbrengingstermijn: die gaat van twintig naar tien jaar. Belangrijk detail bij de planning is dat die kortere termijn geldt voor informatie die na de inwerkingtreding ontstaat; voor uw oudere bestanden verandert de termijn niet mee.
Daarnaast moet een overheidsorgaan een archivaris aanwijzen. Dat is geen symbolische functie: die rol krijgt een positie in de besluitvorming over wat er bewaard blijft en wat er wordt vernietigd. In veel organisaties bestaat die rol wel op papier maar heeft niemand de gegevens om hem uit te oefenen.
Het lastigste onderdeel is duurzame toegankelijkheid. Daarvoor bestaat het DUTO-raamwerk, dat beschrijft waaraan informatie moet voldoen om over jaren nog vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar te zijn. Dat gaat over metadata, over bestandsformaten en over de context waarin iets is ontstaan. Het is geen opslagvraagstuk maar een ontwerpvraagstuk, en het moet zijn ingericht op het moment dat de informatie ontstaat.
Hoe wij dit bouwen
Toegankelijkheid ontstaat bij het vastleggen, niet bij het overbrengen. Wie het achteraf wil repareren, mist de context die er toen wel was.
Welke categorie, welke bewaartermijn, welke grondslag. Zolang dit een document is, is er niets wat een termijn kan bewaken.
Wie, wanneer, waarover en in welke zaak. Die vier zijn later niet te reconstrueren, en zonder hen is een bestand geen archiefstuk maar een bestand.
Een formaat dat vandaag gewoon is, is over tien jaar een probleem. Wij maken zichtbaar wat er in welk formaat ligt en wat er moet worden omgezet.
Tien jaar klinkt lang tot het er is. Wij bouwen het als lopende stroom met een controle vooraf, niet als project achteraf.
Wat de software concreet doet
Het register van categorieën met hun termijnen draagt alles. Wat u daarnaast nodig heeft, hangt af van uw omvang en van hoeveel systemen er informatie produceren.
Selectielijst als werkend gegeven
Categorieën met bewaartermijnen en grondslagen, toegepast op wat er binnenkomt. Een selectielijst in een pdf bewaakt niets.
Metadata getoetst bij het ontstaan
Ontbrekende of onvolledige metadata komt boven op het moment dat het nog te herstellen is, in plaats van bij de overbrenging.
Formaten in beeld met hun risico
Wat ligt er in welk formaat, en wat daarvan is over tien jaar nog te openen. Dat is de vraag die niemand stelt tot hij niet meer te beantwoorden is.
Termijnen die zelf aflopen
Bewaren, vernietigen en overbrengen hebben elk een moment. Bij een termijn die van twintig naar tien jaar gaat, verschuift uw hele planning.
Vernietiging met onderbouwing
Wat is vernietigd, wanneer, op welke grondslag en met wiens akkoord. Vernietiging zonder dat spoor is bij een verantwoordingsvraag onverdedigbaar.
Aansluiting op uw bronsystemen
Informatie ontstaat in zaaksystemen, documentbeheer en e-mail. Wij halen die op via koppelingen, want een archief dat handmatig wordt gevuld is per definitie incompleet.
Voor wie wij bouwen
De opgave verschilt sterk per organisatie. Vier situaties.
Gemeenten en provincies
Veel verschillende processen, veel systemen en een archivaris die overzicht moet houden. Zie ook software voor gemeenten.
Uitvoeringsorganisaties
Grote aantallen dossiers met lange termijnen. Hier is de winst vooral machinaal: termijnen die zelf aflopen in plaats van een jaarlijkse opschoning.
Organisaties met een publieke taak
U valt soms wel en soms niet onder de wet, afhankelijk van de taak. Die afbakening wilt u vastleggen in plaats van per geval bespreken.
Adviseurs en archiefdiensten
U begeleidt meerdere organisaties door hetzelfde traject. Eén omgeving per klant scheelt het telkens opnieuw in kaart brengen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Selectielijsten, formaten en het raamwerk voor toegankelijkheid worden herzien. Alles daarvan hoort instelbaar te zijn en met historie bewaard.
Waarom Appfront
Toegankelijkheid ontstaat bij het vastleggen
Wij toetsen metadata op het moment dat informatie binnenkomt. Achteraf is de context weg en dan is repareren gokken.
Twintig jaar wordt tien
Wij bouwen termijnen als gegeven, zodat een wetswijziging een instelling is en geen migratieproject.
Een formaat veroudert stil
Wij maken zichtbaar wat er in welk formaat ligt. Dat is de enige manier om migratie te plannen voordat het dringend is.
De archivaris heeft gegevens nodig
Wij bouwen de rol met de informatie die erbij hoort, in plaats van een functie zonder zicht op wat er binnenkomt.
Security en privacy
Een archief bevat vrijwel per definitie persoonsgegevens en vaak besluiten over individuen. Toegang daartoe is zelf een verantwoordingsvraag. Wij zetten toegang per categorie en per rol, onderscheiden inzien van bewerken, en leggen elke raadpleging vast.
Bij dit onderwerp is de onwijzigbaarheid van het archiefstuk het hele punt. Een document dat na archivering nog kan worden aangepast, is geen archiefstuk maar een werkbestand. Wij leggen archiefstukken daarom vast met hun oorspronkelijke inhoud en metadata, bewaren een migratie naar een ander formaat naast het origineel in plaats van eroverheen, en leggen vernietiging vast met grondslag en akkoord. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de Archiefwet
De nieuwe Archiefwet is op 12 mei 2026 aangenomen en treedt op 1 januari 2027 in werking. De belangrijkste praktische wijziging is de overbrengingstermijn, die van twintig naar tien jaar gaat. Controleer de precieze overgangsbepalingen voor uw situatie, want die bepalen wat er voor uw bestaande bestanden geldt.
Nee. De termijn van tien jaar geldt voor informatie die na de inwerkingtreding ontstaat. Voor wat er al ligt, blijft de oude termijn gelden. Dat betekent dat u een tijd lang twee regimes naast elkaar heeft, en dat is precies iets wat u in het systeem wilt vastleggen in plaats van in een werkinstructie.
Een raamwerk voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het beschrijft waaraan informatie moet voldoen om na jaren nog vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar te zijn. In de praktijk komt dat neer op eisen aan metadata, aan bestandsformaten en aan het vastleggen van de context waarin informatie is ontstaan.
Nee, om twee redenen. Bewaren zonder metadata levert een berg bestanden die niemand kan terugvinden of duiden, en dat is niet toegankelijk. En te lang bewaren is zelf een probleem: wat volgens de selectielijst vernietigd had moeten worden, hoort er niet meer te zijn. Alles bewaren is dus geen veilige keuze.
De app gaat over informatie die buiten kantoor ontstaat, bij een toezichthouder of een buitendienstmedewerker, en over het daar meteen goed vastleggen. Deze pagina gaat over wat er daarna gebeurt: selectie, toegankelijkheid, formaten en overbrenging.
De wet verplicht overheidsorganen een archivaris aan te wijzen. Of dat een eigen medewerker is of een gedeelde functie, en welke bevoegdheden daarbij horen, hangt af van uw organisatie. Wat in elk geval nodig is, is dat die persoon de gegevens heeft om de rol uit te oefenen.
Meestal wel, en dat is de enige werkbare route. Informatie ontstaat in zaaksystemen, documentbeheer en e-mail; een archief dat handmatig wordt gevuld is per definitie incompleet. Zie ook documentbeheer op maat.
Dat hangt af van het aantal bronsystemen, de omvang van uw bestand en of er een selectielijst klaarligt. De selectielijst met termijnbewaking is doorgaans snel bruikbaar en maakt meteen zichtbaar waar de gaten zitten; formaatmigratie en koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Weten of uw archief over tien jaar nog leesbaar is?
Pak een dossier van acht jaar geleden en probeer vast te stellen bij welke zaak het hoorde, wie het maakte en of u het nog kunt openen. Wat u daar mist, mist u straks bij de overbrenging ook. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.