MDTO koppeling voor overheden laten maken
Appfront bouwt software die uw informatieobjecten en bestanden uit het zaaksysteem of DMS haalt, de velden mapt naar het MDTO-schema, ontbrekende en onjuiste waarden aanwijst, per bestand een checksum berekent en een aanleverpakket samenstelt dat het archief kan inlezen. Elke overdracht wordt gelogd, met wie wat heeft aangepast. Zodat uw team niet langer per kolom in Excel zit te vergelijken en afgekeurde leveringen opnieuw moet opbouwen.
Wat is MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot?
MDTO-integratie software zet de gegevens uit uw bronsystemen om naar metagegevens volgens het schema Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. De software haalt informatieobjecten en bijbehorende bestanden op, vult de MDTO-elementen vanuit uw velden, controleert welke waarden verplicht zijn, berekent checksums, valideert het resultaat tegen het XML-schema en stelt het aanleverpakket samen dat de ontvangende archiefinstelling inleest. Fouten komen naar boven voordat u verzendt.
Zonder zo'n laag gebeurt het mapwerk in spreadsheets. Een gemeente exporteert zaken uit het zaaksysteem, een adviseur vult het mappingformulier van de archiefdienst in, een collega schrijft er een script omheen en pas bij de inname blijkt dat waardering, bewaartermijn of begrippen niet aansluiten. De levering gaat terug, de export is verouderd en het werk begint opnieuw.
Wij bouwen maatwerk omdat uw mapping van uw eigen systemen afhangt: de zaaktypen in uw zaaksysteem, de mappenstructuur in uw documentbeheer, uw selectielijst, uw begrippenlijsten en de aanleverafspraken van de archiefdienst waar u naartoe overbrengt. Ook de weg van TMLO naar MDTO verschilt per organisatie. Een generiek exportpakket kent die afspraken niet en laat u de uitzonderingen alsnog met de hand oplossen.
Mapping per bronveld
U legt per zaaktype of documentsoort vast welk veld naar welk MDTO-element gaat, met vaste waarden, afleidingen en verwijzingen naar begrippenlijsten. De mapping is versiebeheerd en herbruikbaar voor volgende leveringen.
Controle en validatie
Voor verzending controleert de software verplichte en voorwaardelijk verplichte elementen, dekkingsperiodes, relaties tussen objecten en checksums, en valideert het geheel tegen het XML-schema van het Nationaal Archief.
Aanleverpakket en logboek
De software stelt per batch een pakket samen met metagegevens en bestanden, registreert welke objecten mee zijn gegaan en bewaart het resultaat van de inname bij de ontvangende instelling.
Hoe wij uw MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot bouwen
We beginnen bij een echte export uit uw zaaksysteem en het mappingformulier van de archiefdienst waar u naartoe overbrengt.
We lopen door welke systemen archiefwaardige informatie bevatten, welke selectielijst geldt en welke afspraken de ontvangende archiefinstelling stelt. Daaruit volgt welke objecttypen in de eerste levering meegaan.
We leggen per bronveld de MDTO-elementen vast, inclusief identificatiekenmerken, waardering, bewaartermijn, bestandsformaten en de begrippenlijsten die u gebruikt. Afwijkingen per zaaktype krijgen hun eigen regel.
Beheerders zien per batch welke objecten blokkeren en waarom, en kunnen waarden corrigeren of terugmelden aan de bronhouder. Goedgekeurde objecten gaan door naar het aanleverpakket.
We verbinden de software met uw bronsystemen en met de inname van het e-depot, draaien proefleveringen, en nemen daarna beheer, monitoring en aanpassingen bij nieuwe schemaversies voor onze rekening.
Wat MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke MDTO-integratie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw bronsystemen en van de aanleverafspraken van de archiefinstelling.
Mappingbeheer
Per zaaktype of documentsoort legt u vast welk bronveld naar welk MDTO-element gaat, met vaste waarden, afleidingsregels en versiebeheer op elke wijziging.
Schemavalidatie
De software valideert elk metagegevensbestand tegen het XML-schema en meldt per object welk element ontbreekt of een onjuiste waarde bevat.
Pakketopbouw
Metagegevens en bijbehorende bestanden worden samengevoegd tot een aanleverpakket in de mapstructuur die de ontvangende archiefinstelling verwacht, inclusief de verwijzing van elk bestand naar zijn informatieobject.
Bronkoppelingen
Informatieobjecten en bestanden komen via koppelingen uit uw zaaksysteem, documentbeheer of vakapplicatie binnen, in geplande batches of doorlopend, met een melding bij uitval van een bron.
Bewaartermijnen
Waardering en bewaartermijn volgen uit uw selectielijst, zodat per object zichtbaar is wat overgebracht wordt en wat op termijn vernietigd mag worden.
Terugzoeken per object
Van elk aangeleverd object vindt u de bronverwijzing, de gebruikte mappingversie, de checksum en de terugkoppeling van de inname terug.
Voor wie wij MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot bouwen
De software is bedoeld voor overheidsorganisaties en archiefinstellingen waar informatie uit meerdere systemen duurzaam toegankelijk moet blijven.
Gemeenten
Veel bronnen naast het zaaksysteem, van vergunningen tot sociaal domein. De mapping per zaaktype en de vertaling vanuit bestaande TMLO-velden zijn hier de kern.
Regionale archiefdiensten
Ontvangen leveringen van tientallen aangesloten organisaties. Validatie vooraf en een duidelijke terugkoppeling per afgekeurd object schelen hier het meeste herstelwerk aan beide kanten.
Waterschappen en provincies
Langlopende dossiers rond vergunningen, waterkeringen en projecten. Dekkingsperiodes, relaties tussen objecten en afwijkende bestandsformaten vragen hier de meeste aandacht in de mapping.
Uitvoeringsorganisaties
Grote volumes uit vakapplicaties en weinig ruimte voor handwerk. Batchverwerking, checksums per bestand en een sluitend logboek per overdracht staan hier centraal.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over een koppellaag tussen uw bronsystemen en de inname van een e-depot, en sluit aan op ons werk aan slimme API-integraties en bredere software-ontwikkeling. Gaat het om veel bronnen en strikte rolverdeling, kijk dan ook naar enterprise software laten ontwikkelen. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot?
Een overdracht is zo goed als de metagegevens eronder. Daar bouwen we op: mapping die uw bronnen volgt, controle voordat u verzendt en een spoor dat achteraf te volgen is.
Fouten horen voor de verzending zichtbaar te zijn
Elke afgekeurde levering kost een nieuwe export en een nieuwe ronde overleg. Wij zetten de controle aan de voorkant, zodat alleen objecten meegaan die het schema en de afspraken halen.
Een mapping is beheer, geen eenmalig project
Zaaktypen veranderen, selectielijsten worden herzien en schemaversies volgen elkaar op. De mapping is daarom versiebeheerd en aanpasbaar zonder dat er code herschreven hoeft te worden.
Herleidbaarheid is onderdeel van het resultaat
Van elk object blijft zichtbaar uit welk systeem het kwam, welke mapping is gebruikt en wat de ontvangende instelling heeft teruggemeld. Dat maakt verantwoording achteraf eenvoudig.
Security en privacy bij MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot
In de software staan metagegevens over overheidsinformatie en vaak ook de bestanden zelf, waaronder documenten met persoonsgegevens. Toegang gaat per rol: een bronhouder ziet alleen de eigen objecten, een archiefmedewerker de leveringen. Elke wijziging in mapping, waardering of bewaartermijn wordt gelogd. Bewaartermijnen en vernietigingsvoorstellen volgen uw selectielijst, binnen de kaders van de Archiefwet en de AVG.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met zaaksystemen, documentbeheer en de inname van het e-depot werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over MDTO-integratie voor overdracht naar het e-depot
Vragen die informatiebeheerders en archiefinspecteurs stellen voordat ze hiermee beginnen.
De software haalt informatieobjecten en bestanden uit uw bronsystemen, vertaalt uw velden naar de elementen van het MDTO-schema, controleert verplichte en voorwaardelijk verplichte waarden, berekent checksums en stelt een aanleverpakket samen voor de ontvangende archiefinstelling. Afkeuringen komen naar voren voordat u verzendt, en per overdracht blijft zichtbaar welke objecten zijn meegegaan.
MDTO staat voor Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, een standaard van het Nationaal Archief voor het eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens over informatieobjecten en de bestanden waarin ze zijn vastgelegd. De standaard vervangt de eerdere toepassingsprofielen TMLO en TMR en kent naast een metagegevensschema ook een XML-schema.
Ja. Bij de inrichting vertalen we uw bestaande TMLO-velden naar MDTO-elementen en leggen we per veld vast wat overneembaar is en wat aanvulling vraagt. Velden zonder directe tegenhanger krijgen een eigen regel of een vaste waarde. Zo lopen oude en nieuwe leveringen tijdens de overgang naast elkaar.
In de praktijk met zaaksystemen, documentbeheersystemen, vakapplicaties en de inname van het e-depot waar u naartoe overbrengt. Koppelen kan via API's, databaseviews of periodieke exportbestanden, afhankelijk van wat uw leverancier aanbiedt. Per koppeling leggen we vast welke velden worden opgehaald en hoe vaak dat gebeurt.
De terugkoppeling van de inname wordt per object vastgelegd, met de reden van afkeuring. De betrokken objecten komen terug in een herstellijst, waar een beheerder de waarde corrigeert of de mapping aanpast. Daarna gaat alleen het herstelde deel opnieuw mee, zonder dat u de volledige levering opnieuw hoeft op te bouwen.
Schemaversies en selectielijsten wijzigen periodiek. De mapping en de controleregels zijn daarom gegevens in de software en geen vaste code. Een nieuwe schemaversie betekent dat we het validatieschema vervangen en de gewijzigde elementen in de mapping aanwijzen. Lopende leveringen blijven herleidbaar naar de versie waarmee ze zijn opgebouwd.
Vraag dat eerst na. Een aantal zaaksystemen en documentbeheerpakketten kan MDTO-metagegevens exporteren, en als u met één bron werkt en de standaardvelden volstaan, is dat genoeg. Maatwerk is zinnig wanneer u meerdere bronnen combineert, eigen zaaktypen en begrippenlijsten gebruikt, of wanneer herstelwerk en terugkoppeling nu buiten het pakket om gaan.
Wilt u een levering die in één keer door de inname komt?
Vertel ons uit welke systemen uw archiefwaardige informatie komt, naar welke archiefinstelling u overbrengt en hoe uw mapping nu is vastgelegd. We laten zien hoe het mappingbeheer, de validatie voor verzending en het logboek per overdracht eruitzien bij software laten maken.