App voor archiefstukken uit het veld laten maken
De nieuwe Archiefwet verlangt dat digitale informatie vanaf het ontstaan toegankelijk wordt beheerd. Dat woord ontstaan is het lastige deel. Een foto van een scheefgezakte stoeprand, een appje over een handhavingsbesluit, een aantekening op een tablet: dat is overheidsinformatie, en het ontstaat op straat, op een telefoon die van niemand is.
Wat er per 2027 verandert
De nieuwe Archiefwet is in mei 2026 door de Eerste Kamer aangenomen en treedt op 1 januari 2027 in werking. De overbrengingstermijn gaat van twintig naar tien jaar, waardoor overheden hun blijvend te bewaren informatie eerder aan een archiefdienst overdragen. Die kortere termijn geldt voor stukken die na de inwerkingtreding ontstaan of worden ontvangen; wat er al lag, blijft onder de oude termijn vallen.
Belangrijker voor de dagelijkse praktijk is de eis dat digitaal materiaal vanaf het ontstaan toegankelijk wordt beheerd, zodat het niet verloren gaat bij een systeemwissel of door verouderde techniek. Het kader daarvoor is DUTO, dat beschrijft wat duurzaam toegankelijke overheidsinformatie inhoudt. Daarnaast verplicht de wet tot het aanwijzen van een archivaris.
De onuitgesproken opgave zit in het woord ontstaan. Voor een besluit in een zaaksysteem is dat geregeld. Voor de foto die een toezichthouder maakt, het gespreksverslag dat hij in de auto intypt en het bericht dat hij van een bewoner krijgt, is dat niet geregeld, terwijl het net zo goed overheidsinformatie is.
Hoe wij dit bouwen
De waarneming in het veld is hier de eenheid. Ontstaat zij meteen met de context die haar vindbaar maakt, dan is duurzame toegankelijkheid geen opruimproject achteraf.
Foto's, verslagen, metingen, berichten van bewoners. Bij de meeste organisaties is dat meer dan gedacht en staat het verspreid over privétoestellen.
Aan welke zaak, welk object of welk besluit hoort dit. Zonder die koppeling is een foto over vijf jaar een bestand zonder betekenis.
Wat over tien jaar leesbaar moet zijn, mag niet afhangen van de app waarmee het is gemaakt. Dat is precies wat de wet met duurzame toegankelijkheid bedoelt.
De app is het ontstaanspunt, niet de bewaarplaats. Wat is vastgelegd, gaat door naar het systeem waar het thuishoort.
Wat de app concreet doet
De app legt vast met de context die later nodig is. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van welk werk uw mensen buiten doen.
Beeld met tijd, plaats en zaak
Een foto met alleen een tijdstempel is over jaren onbruikbaar. Wij koppelen bij het maken de zaak, het object of de locatie waar het over gaat.
Waarneming vastleggen in het veld
Constatering, gespreksverslag of meting, met vaste velden waar dat kan. Dat maakt het later doorzoekbaar in plaats van dat het vrije tekst blijft.
Metagegevens die de wet vraagt
Wie legde het vast, wanneer, waarover en in welke hoedanigheid. Dat is wat duurzame toegankelijkheid in de praktijk betekent en wat achteraf niet meer is toe te voegen.
Volledig offline werken
Op straat, in een kelder of op een bedrijventerrein. De vastlegging gaat door met het werkelijke tijdstip en synchroniseert daarna.
Bewaartermijn vanaf het begin
Bij het ontstaan wordt al bepaald hoe lang iets bewaard moet blijven en of het blijvend te bewaren is. Achteraf een termijn toekennen aan tienduizend bestanden is het project dat u wilt voorkomen.
Doorgeven aan uw zaaksysteem
De app bewaart niet zelf; wat is vastgelegd gaat via koppelingen naar uw zaak- of archiefsysteem, bijvoorbeeld via de ZGW-API's.
Voor wie wij bouwen
Welk werk uw mensen buiten doen, bepaalt wat er ontstaat. Vier situaties.
Toezicht en handhaving
Constateringen, foto's en gesprekken die later een besluit onderbouwen. Als die niet aan de zaak hangen, is het besluit over jaren niet meer te verantwoorden.
Beheer openbare ruimte
Meldingen, inspecties en herstelwerk aan objecten. Het gaat om volume en om de vraag of iets over tien jaar nog terug te vinden is bij het juiste object.
Sociaal domein en wijkteams
Gespreksverslagen die zowel dossier als archiefstuk zijn, met een gevoeligheid die het bewaren begrenst in plaats van verlengt.
Projecten met externe partijen
Aannemers en adviseurs die informatie aanleveren die bij u archiefwaardig wordt. De vraag is wanneer die informatie van u wordt en wie hem dan beheert.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is het ontstaanspunt en geen bewaarvoorziening. Wat hij vastlegt, gaat door naar het systeem dat het beheert, in een formaat dat niet afhangt van de app.
Waarom Appfront
Toegankelijk vanaf het ontstaan is een ontwerpvraag
Wij geven context mee op het moment van vastleggen. Achteraf metagegevens toevoegen aan een map met foto's is het opruimproject dat de wet juist wil voorkomen.
De termijn hoort bij het begin, niet bij het einde
Wij bepalen bij het ontstaan wat er met een stuk moet gebeuren. Dat scheelt straks bij de overbrenging, die met tien jaar eerder komt dan u gewend bent.
Langer bewaren is niet altijd beter
Wat blijvend bewaard moet worden en wat juist vernietigd, zijn twee kanten van dezelfde selectie. Wij bouwen beide en niet alleen de eerste.
De app bewaart niet zelf
Wat de app vastlegt, gaat door naar uw zaaksysteem of e-depot. Een app als archief is precies de systeemafhankelijkheid die de wet wil vermijden.
Security en privacy
Informatie die buiten ontstaat, staat tijdelijk op een toestel dat mee de straat op gaat, en bij toezicht en handhaving gaat het vaak over identificeerbare personen en hun woning. Wij beperken de offline opslag tot de zaken van die dag, koppelen rechten aan de gebruiker in plaats van aan het toestel, en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld.
Er speelt daarnaast een spanning die met de nieuwe wet groter wordt. Blijvend te bewaren overheidsinformatie wordt op termijn openbaar, en de overbrenging komt met tien jaar eerder dan voorheen. Wat een toezichthouder vandaag vastlegt over een bewoner, kan dus sneller in een archiefdienst belanden dan iedereen gewend is. Dat betekent dat de selectie aan de voorkant zwaarder weegt: wat is archiefwaardig, wat is werkmateriaal en wat had er nooit in gemoeten. Wij bouwen die keuze in bij het ontstaan in plaats van hem tien jaar vooruit te schuiven. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de Archiefwet in het veld
Op 1 januari 2027; de Eerste Kamer nam de wet aan in mei 2026. De verkorte overbrengingstermijn van tien jaar geldt voor stukken die na de inwerkingtreding ontstaan of worden ontvangen. Wat er al lag, blijft onder de oude termijn van twintig jaar vallen, dus u krijgt met beide te maken.
Als hij is gemaakt in de uitoefening van uw taak, doorgaans wel. Dat is precies het punt waarop organisaties worden verrast: het materiaal staat op privétoestellen en in appgroepen, terwijl het onder de wet valt. Waar de grens ligt, bepaalt uw archivaris; wat wij bouwen is de plek waar het wel goed terechtkomt.
Dat informatie vindbaar, leesbaar en interpreteerbaar blijft, ook na een systeemwissel. In het veld betekent het vooral context: aan welke zaak hoort dit, wie legde het vast en wanneer. Zonder die gegevens is een bestand over tien jaar niet meer te duiden, hoe goed het ook bewaard is.
Nee. De app is het ontstaanspunt en bewaart niet zelf; zie e-depot-software voor de bewaarvoorziening. Een app als archief gebruiken is juist de systeemafhankelijkheid die de wet wil vermijden.
De nieuwe wet verplicht tot het aanwijzen van een archivaris voor het toezicht op het informatiebeheer. Hoe u dat invult, hangt af van uw omvang en of u samenwerkt met een archiefdienst. Het is een organisatievraag; wat ons betreft bepaalt die persoon wat er in het veld moet worden vastgelegd en wij bouwen het.
Dat is de lastigste categorie, omdat het via kanalen binnenkomt die niemand als archief ziet. Wat werkt, is één ingang bieden die wel gekoppeld is en die voor de medewerker makkelijker is dan een appje. Alles wat meer moeite kost dan het bestaande kanaal, wordt omzeild.
Ja, dat is het uitgangspunt. Vastleggen gebeurt lokaal met het werkelijke tijdstip en synchroniseert zodra er verbinding is. Op straat, in kelders en op bedrijventerreinen is dat de normale situatie.
Dat hangt af van het soort werk, hoeveel metagegevens u wilt vastleggen en met welk zaaksysteem wordt gekoppeld. Het vastleggen met zaakkoppeling en context is doorgaans snel bruikbaar; de koppeling en de selectieregels kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Weten wat er nu buiten ontstaat?
Vraag een toezichthouder hoeveel foto's van vorige week op zijn eigen telefoon staan en hoeveel daarvan aan een zaak hangen. Dat verschil is wat er per 2027 moet zijn geregeld. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.