ODF-integratie laten bouwen
ODF, het Open Document Format, is de open standaard voor tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties, vastgelegd als ISO/IEC 26300. Voor de Nederlandse overheid staat ODF op de pas-toe-of-leg-uit-lijst van het Forum Standaardisatie. Appfront bouwt integraties die documenten rechtstreeks uit uw systemen in ODF maken, ODF-bestanden inlezen en omzetten, en ze aanbieden aan uw archief of zaaksysteem.
Wat is een ODF-integratie?
ODF, het Open Document Format, is een open standaard voor kantoordocumenten: tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. De standaard is ontwikkeld bij OASIS en vastgelegd als ISO/IEC 26300. Bestanden met extensies als .odt en .ods kunnen worden geopend en bewerkt met verschillende programma's, zonder dat iemand afhankelijk is van één leverancier.
Voor de Nederlandse overheid staat ODF op de lijst van open standaarden van het Forum Standaardisatie, waarvoor het principe pas toe of leg uit geldt. Toch worden veel documenten uit systemen nog in een gesloten formaat gemaakt, met de hand geplakt in een sjabloon, of als losse bestanden opgeslagen zonder dat het archief weet wat erin staat.
Wij bouwen maatwerk omdat organisaties en systemen verschillen. De integratie maakt documenten rechtstreeks uit uw zaaksysteem, CRM of eigen applicatie in ODF, met gegevens op de juiste plek in een sjabloon, en kan ODF-bestanden inlezen en omzetten. Welke documenten, sjablonen en systemen erbij horen, bekijken we in de eerste stap.
Open standaard
Documenten volgens ISO/IEC 26300.
Uit uw systemen
Gegevens rechtstreeks in het sjabloon.
Klaar voor het archief
Aangeboden met de juiste gegevens.
Hoe wij uw ODF-integratie bouwen
We beginnen bij uw documenten: welke documenten worden uit systemen gemaakt, in welk formaat, met welke sjablonen, en waar komen ze terecht. Daarna leggen we vast welke gegevens in welk sjabloon horen, en welke documenten moeten worden ingelezen of omgezet. Vaak beginnen we bij één veelgebruikt document, zoals een standaardbrief of besluit, omdat de aanpak daar het snelst te toetsen is. Andere documenten, het inlezen en het aanbieden aan het archief volgen daarna. Bij elk document controleren we of het gegenereerde bestand voldoet aan de structuur van de standaard en goed opent in de programma's die uw organisatie en uw ontvangers gebruiken. Daarna houden we de integratie bij als sjablonen of systemen veranderen.
Soorten, sjablonen en bestemming.
Gegevens op de juiste plek.
Genereren, inlezen, omzetten.
Livegang, archief, en beheer.
Wat een ODF-integratie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke ODF-integratie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw documenten.
Genereren
Uit uw systemen.
Sjablonen
Met vaste opmaak.
Spreadsheets
Overzichten in ODS.
Inlezen
Gegevens uit ODF.
Omzetten
Van en naar formaten.
Archief
Aanbieden met metadata.
Voor wie wij een ODF-integratie bouwen
De integratie is bedoeld voor organisaties die documenten in een open standaard willen maken, uitwisselen of archiveren. Hoe meer documenten uit systemen komen, hoe meer het oplevert.
Gemeenten
Brieven en besluiten. Pas toe of leg uit telt.
Provincies en rijk
Veel systemen. Eén standaard telt.
Leveranciers van software
Voor de overheid. Aansluiten telt.
Onderwijs
Documenten voor velen. Open formaat telt.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over ODF. Voor het genereren van documenten in het algemeen is er onze pagina over een documentconfigurator, voor het archiveren onze pagina over Archiefwet-software, en voor zaakgericht werken onze pagina over een zaaksysteem op maat. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw ODF-integratie?
Documenten die met de hand in een sjabloon worden geplakt, en bestanden in een gesloten formaat die over tien jaar niemand meer kan openen, kosten een organisatie tijd en grip op haar eigen informatie. Daar bouwen we op: documenten uit uw systemen, in een open standaard, klaar voor het archief.
Geen plakwerk
Gegevens uit uw systemen.
Open
Niet afhankelijk van één leverancier.
Duurzaam
Leesbaar in de toekomst.
Security en privacy bij een ODF-integratie
De integratie verwerkt de gegevens die in uw documenten staan, en dat kunnen persoonsgegevens zijn, zoals in brieven en besluiten. We gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn, toegang is per rol ingericht, en elk gegenereerd of ingelezen document wordt gelogd.
De integratie draait in een Europees datacenter of op uw eigen omgeving, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over een ODF-integratie
Vragen die overheidsorganisaties en softwareleveranciers stellen voordat ze hiermee beginnen.
ODF, het Open Document Format, is een open standaard voor kantoordocumenten zoals tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. De standaard is ontwikkeld bij OASIS en vastgelegd als ISO/IEC 26300. Bestanden kunnen met verschillende programma's worden geopend en bewerkt.
ODF staat op de lijst van open standaarden van het Forum Standaardisatie, waarvoor het principe pas toe of leg uit geldt. Overheidsorganisaties moeten de standaard toepassen in de situaties waarvoor hij op de lijst staat, of uitleggen waarom ze dat niet doen. Welke versie en welk toepassingsgebied gelden, staat op de lijst zelf.
Ja. De integratie haalt de gegevens uit uw zaaksysteem, CRM of eigen applicatie en zet ze op de juiste plek in een ODF-sjabloon. Zo ontstaat een brief, besluit of overzicht zonder dat iemand gegevens plakt.
Ja. Een ODF-bestand is gestructureerd, zodat gegevens eruit kunnen worden gehaald, bijvoorbeeld uit een ingevuld formulier of een spreadsheet. Wat er moet worden ingelezen en waar het heen gaat, bekijken we in de eerste stap.
Ja, voor zover de formaten dat toelaten. De integratie kan documenten omzetten naar ODF of van ODF naar bijvoorbeeld PDF voor publicatie. Bij het omzetten controleren we of opmaak en inhoud goed overkomen.
De integratie biedt het document aan aan uw archief of zaaksysteem met de gegevens die erbij horen, zoals zaak, documenttype en datum. Hoe uw archief dat verwacht, nemen we mee in de eerste stap.
Voor overheidsorganisaties die documenten uit systemen maken en de open standaard willen toepassen, voor softwareleveranciers die hun product voor de overheid ODF willen laten ondersteunen, en voor organisaties die documenten duurzaam willen archiveren.
Documenten uit uw systemen in een open standaard?
Vertel ons welke documenten uit uw systemen komen, met welke sjablonen, en waar ze terechtkomen. We laten zien hoe de integratie eruitziet.