Order management systeem op maat
Een order management systeem (OMS) regelt wat er met een order gebeurt, van binnenkomst tot levering: validatie, voorraadallocatie, fulfilment, verzending en retouren. Appfront bouwt een OMS op maat dat naast uw ERP draait en de orderflow afhandelt die een standaardpakket niet specifiek genoeg aankan, voor orders uit uw webshop, marketplaces, EDI en uw eigen order-desk.
Wat is een order management systeem?
Een order management systeem orkestreert wat er met een order gebeurt vanaf het moment dat hij binnenkomt tot de klant tekent voor ontvangst. Validatie, voorraadallocatie, fulfilmentroutering, picklists, verzendlabels, tracking, retouren en creditfacturen lopen door één omgeving. Een OMS is geen ERP en ook geen WMS: het ERP doet uw boekhouding en stamdata, het WMS bestuurt uw magazijn, en het OMS zit daartussen.
Veel bedrijven die bij ons komen voor een bestel- en ordersysteem hebben al een ERP dat voor de financiële kant goed werkt. De knelpunten zitten in de orderflow: orders die via meerdere kanalen binnenkomen, voorraadcijfers die per systeem afwijken, en een order-desk die veel tijd kwijt is aan handmatige uitzonderingen. Een ordermanagementlaag die voor uw flow is gemaakt lost dat op, terwijl het ERP blijft doen waar het goed in is. Wilt u OMS en ERP in één systeem samenbrengen, kijk dan naar een ERP-systeem op maat.
Wij bouwen het OMS naast uw ERP, niet ter vervanging. Het is bedoeld voor bedrijven met meerdere kanalen, staffelprijzen of assemblageorders, of met meerdere magazijnen en dropship. Voor de bredere context rond order- en fulfilmentflows leest u onze pagina over logistieke processen automatiseren. Op applatenmaken.com, ons platform rond softwareontwikkeling op maat, vindt u een verdieping over distributed order management software laten maken.
Eén bron van waarheid
Voorraad en orderstatus kloppen over alle kanalen heen.
Naast uw ERP
Het ERP blijft de financiën en stamdata doen.
Uitzonderingen bij een mens
Wat afwijkt, komt bij de order-desk terecht in plaats van in een logbestand.
Hoe wij uw order management systeem bouwen
We beginnen bij uw huidige orderflow: welke kanalen, welke uitzonderingen en welke partijen er aanhaken. Vaak praten we ook met mensen van de order-desk, omdat zij de uitzonderingen kennen die niet in een procesplaat staan. Daarna tekenen we met uw operations-, IT- en financeteam de gewenste flow uit, leggen we de koppelingen met ERP, kanalen en verzenders vast, en kiezen we welk kanaal of magazijn als eerste live gaat, meestal de plek waar het knelpunt het grootst is. We bouwen in korte iteraties, met na elke iteratie een werkende versie die uw order-desk op echte orders test. Zo komen randgevallen boven voordat ze in productie misgaan. De uitrol gaat per kanaal of per magazijn, en daarna blijven we betrokken of dragen we over aan uw eigen team.
Kanalen, uitzonderingen en knelpunten in kaart, samen met de order-desk.
Gewenste orderflow, koppelingen met ERP, kanalen en verzenders, en de volgorde van bouwen.
Werkende versies die uw order-desk op echte orders test.
Per kanaal of magazijn live, training en verder bouwen.
Wat een order management systeem concreet doet
Een OMS bestaat uit modules die in elkaar grijpen. Welke zwaar wegen, hangt af van uw orderflow en het aantal systemen waarmee het OMS praat. Een order die als configuratie of offerte begint, sluit aan op een CPQ-systeem laten bouwen, en orders van handelspartners via EDIFACT lopen via onze EDIFACT-koppeling.
Order-orchestratie
Orders uit webshop, marketplaces, EDI, telesales en klantportaal binnenhalen, valideren en door de juiste flow routeren.
Voorraadallocatie
Reservering over meerdere magazijnen en dropship-leveranciers, met backorders en gesplitste zendingen waar nodig.
Fulfilment
Picklists en pakbonnen aansturen, verzendlabels maken en tracking naar de klant sturen.
Retouren en creditfacturen
RMA, deelretouren en herziene facturen, automatisch verwerkt richting uw ERP.
Kanaalkoppelingen
Marketplaces, webshops en EDI, met een eigen statusmodel per kanaal vertaald naar één orderstatus.
Orderrouting
Regels die bepalen welke order naar welk magazijn of welke leverancier gaat.
Klantenservice-view
Waar is mijn order en wat is de status van de retour, zonder door systemen te zoeken.
Rapportage
Doorlooptijden, leverbetrouwbaarheid en retourpercentages per kanaal.
Voor wie wij een order management systeem bouwen
Maatwerk-orderverwerking maakt het meeste verschil bij organisaties die uit de standaard orderflow zijn gegroeid. Dit zijn profielen die we vaker tegenkomen.
E-commerce met meerdere kanalen
Eigen webshop plus Bol, Amazon en groothandels-EDI, waar voorraadsynchronisatie en de statusmodellen per marketplace het werk bepalen.
B2B met een complex orderproces
Bouwgroothandels met staffelprijzen, productiebedrijven met assemblageorders en make-to-order, waar elke order een configuratie is.
Distributeurs en groothandels
Meerdere magazijnen gecombineerd met dropship vanuit leveranciers. Voor de logistieke kant van fulfilment is er onze pagina transport software partner, en voor afroeporders naar de bouwplaats onze software voor bouwplaatslevering en afroeporders.
Verhuur en abonnementen
Orders die geen eenmalige levering zijn, maar lopende contracten met wijzigingen, verlenging en deelfacturatie.
Serviceorganisaties
Installatie- en onderhoudsbedrijven die goederen leveren en monteursuren plannen in één opdrachtbon.
Technologie en koppelingen
Het OMS praat met uw verkoopkanalen, uw ERP voor voorraad en finance, en uw verzenders. Channable kan als feedlaag dienen waar dat beter past dan directe koppelingen. Hoe we zulke verbindingen opzetten, leest u op onze pagina over slimme API-integraties. Het OMS draait in uw eigen cloud of bij ons, met een productie- en een testomgeving, logging en meldingen op order-events.
Waarom Appfront voor uw order management systeem?
Een standaardpakket loopt vast op meerdere kanalen, staffelprijzen, assemblage en dropship tegelijk. Wij bouwen de orderflow die bij uw operatie past, en u krijgt de volledige broncode, architectuurdocumentatie, een beheerhandleiding en training voor order-desk en klantenservice, zodat uw eigen team of een ander bureau verder kan. Wat een maatwerk-OMS kost, hangt af van modules en koppelingen; daarover leest u meer bij maatwerk software kosten. Voorbeelden van eerdere projecten vindt u op ons werk.
Gebouwd rond uw flow
Orderregels, routering en uitzonderingen zoals uw operatie werkt, niet zoals een pakket het voorschrijft.
Geen vendor lock-in
U krijgt de broncode, de deployment-pipeline en een architectuuroverzicht.
Gefaseerd live
Per kanaal of magazijn, beginnend waar het knelpunt het grootst is.
Security en privacy bij een order management systeem
Een OMS verwerkt klantgegevens: namen, adressen, telefoonnummers en orderhistorie. Dat zijn persoonsgegevens onder de AVG. We gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn voor levering en service, beperken toegang per rol, en leggen vast wie wat heeft gewijzigd.
Toegangsgegevens voor marketplaces, ERP en verzenders worden versleuteld opgeslagen. Het systeem draait in een Europees datacenter of in uw eigen cloud, met versleutelde opslag, back-ups en monitoring. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over een order management systeem
Wat opdrachtgevers ons meestal vragen voordat we beginnen met een bestel- en ordersysteem op maat.
Een ERP doet uw boekhouding en stamdata, een WMS bestuurt het magazijn. Een order management systeem zit daartussen en regelt wat er met een order gebeurt: validatie, voorraadallocatie, fulfilment, verzending en retouren. Juist in die orderflow schiet een standaardpakket vaak tekort.
Nee. Wij bouwen het OMS naast uw bestaande ERP. Het ERP blijft de financiële kant en de stamdata doen, en het OMS wisselt voorraad, orders en facturen met het ERP uit. Wilt u beide in één systeem, dan is een ERP-systeem op maat een andere route.
Webshops zoals Shopify en Magento, marketplaces zoals Bol en Amazon, EDI via EDIFACT, Peppol voor e-facturen, ERP-systemen zoals Exact, AFAS, Microsoft Dynamics en SAP, en verzenders zoals PostNL, DHL, DPD, UPS en GLS. Channable kan als feedlaag dienen waar dat beter past.
Ja. Het OMS reserveert voorraad over meerdere magazijnen en dropship-leveranciers, met regels die bepalen welke order vanuit welk punt wordt verzonden. Backorders en gesplitste zendingen worden automatisch afgehandeld, zodat dat geen handmatige beslissing meer is.
Retouren lopen via een RMA-flow, met deelretouren en herziene facturen. De creditering gaat automatisch naar uw ERP, en de klantenservice ziet de status van elke retour.
Als meerdere kanalen uit elkaar lopen, als uw ERP de orderflow met staffelprijzen of assemblage niet aankan, als u meerdere magazijnen en dropship combineert, of als het ordervolume harder groeit dan de order-desk kan bijhouden. Werkt uw standaardpakket goed voor uw flow, dan is maatwerk niet nodig.
Nee. U krijgt de volledige broncode, build-instructies, de deployment-pipeline en een architectuuroverzicht. Daarmee kan uw eigen team of een ander bureau verder bouwen. Beheer en doorontwikkeling door ons zijn optioneel.
Praat met ons over uw order management systeem
Vertel ons hoe uw orders binnenkomen en waar het nu vastloopt. We denken mee over waar maatwerk verschil maakt, en waar het juist niet nodig is.