EDIFACT koppeling software voor groothandels laten maken
Appfront bouwt software die het EDIFACT-verkeer met uw handelspartners afhandelt. De koppeling haalt binnenkomende berichten op via AS2, SFTP of uw netwerkdienstverlener, controleert de syntaxis, bevestigt met een CONTRL en zet ORDERS om naar orders in uw ERP. Uitgaand draait het andersom: de pakbon wordt DESADV, de factuur wordt INVOIC, het artikelbestand wordt PRICAT. Afgekeurde berichten komen in een werklijst. Zodat niemand meer orderregels overtypt uit een mailbox.
Wat is EDIFACT koppeling software?
EDIFACT koppeling software vertaalt tussen de berichten van uw handelspartners en de velden van uw eigen systemen. Binnenkomend: een bestelling als ORDERS wordt een order in uw ERP, met de juiste klant, het juiste afleveradres en uw eigen artikelnummers. Uitgaand: uw pakbon wordt een DESADV, uw factuur een INVOIC. De software bewaakt de envelop, stuurt een CONTRL terug en houdt per bericht bij wat ermee gebeurd is.
Zonder zo'n koppeling landen berichten in een mailbox of in een conversietool die niemand durft aan te passen. Een foodgroothandel krijgt van een retailketen dagelijks ORDERS binnen, print ze en typt de regels over in het ERP. Een artikel met een gewijzigde GTIN wordt dan verkeerd geboekt, de levering klopt niet en de factuur komt terug met een APERAK. Daarna gaat de afdeling bellen in plaats van leveren.
Wij bouwen maatwerk omdat geen twee handelspartners hetzelfde vragen. De een werkt met een EANCOM-subset en verplicht DESADV met SSCC per pallet, de ander wil alleen ORDERS en INVOIC. Daar komen uw eigen afspraken nog bij: staffelprijzen, emballage, orderregels splitsen per magazijn. Een generiek pakket kent uw artikelstamgegevens niet en kent het verschil tussen uw klanten en hun filialen evenmin.
Berichten ontvangen en versturen
De software haalt berichten op via AS2, SFTP of uw netwerkdienstverlener, pakt de UNB-envelop uit, controleert de syntaxis en bevestigt met een CONTRL. Uitgaand bouwt hij de envelop per partner op.
Mapping per handelspartner
Per partner legt u vast welke segmenten gevuld worden, welke GLN hoort bij welke debiteur en hoe GTIN-codes omgezet worden naar uw artikelnummers. Nieuwe partners erbij zonder nieuw project.
Werklijst voor afgekeurde berichten
Elk bericht dat niet door de controle komt, staat met de afgekeurde regel in een werklijst. Uw medewerker corrigeert en biedt opnieuw aan, zonder tussenkomst van een leverancier.
Hoe wij uw EDIFACT koppeling software bouwen
We beginnen bij de berichten die u vandaag al ontvangt, inclusief de exemplaren die vorige week zijn afgekeurd.
We lopen per handelspartner na welke berichten u uitwisselt, via welk kanaal, in welke subset en met welke afspraken over verpakking, prijzen en afleveradressen. Voorbeeldbestanden zijn hierbij leidend.
Relaties met hun GLN, filialen, artikelen met GTIN en uw eigen nummers, eenheden en btw-codes. We zetten de vertaaltabellen op en controleren ze tegen echte berichten uit uw archief.
Ontvangen, valideren, omzetten en doorzetten naar ERP of WMS, met bevestigingen terug en een werklijst voor wat afketst. Uitgaande DESADV en INVOIC volgen uit uw eigen processtappen.
We zetten de koppelingen met uw ERP, WMS en boekhouding live, draaien eerst mee naast de bestaande route en nemen daarna het beheer, de monitoring en nieuwe partners voor onze rekening.
Wat EDIFACT koppeling software concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke EDIFACT koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de berichten die uw partners eisen en van de systemen waarin het werk gebeurt.
Berichtenverkeer per kanaal
Ophalen en afleveren via AS2, SFTP of een netwerkdienstverlener, met herhaalpogingen, bevestigingen en een melding wanneer een kanaal stil valt.
Mappingtabellen
Per partner en per berichttype vastleggen welke segmenten en velden gevuld worden, inclusief vaste waarden, eenheden, afrondingsregels en de teksten die uw afnemer verwacht.
Validatie en bevestiging
Syntaxcontrole op envelop en segmenten, inhoudelijke controle op klant, artikel en prijs, en een CONTRL of APERAK terug naar de afzender.
Berichtzoeker
Zoeken op ordernummer, GLN, artikel of datum, met het originele bestand, de omzetting en de status naast elkaar in beeld.
Signalering
Een melding wanneer een bericht blijft hangen, een partner niets stuurt op een werkdag of een factuur door de ontvanger is afgewezen.
Certificaten en sleutels
Beheer van certificaten, sleutels en inloggegevens per handelspartner, met een waarschuwing ruim voordat een certificaat of wachtwoord verloopt en het verkeer stilvalt.
Voor wie wij EDIFACT koppeling software bouwen
De software is bedoeld voor organisaties waar orders, leveringen en facturen dagelijks met vaste handelspartners worden uitgewisseld en waar overtypen geld kost.
Food- en non-foodgroothandel
Retailketens eisen ORDERS, DESADV met SSCC en INVOIC in een vaste subset. De kern is hier de mapping per keten en de controle op artikelcodes.
Fabrikanten en toeleveranciers
Afroepberichten en leverschema's bepalen de productieplanning. De kern is het omzetten van afroepen naar orders en het terugmelden van verzendingen.
Logistiek dienstverleners
Opdrachten en statusberichten komen van meerdere opdrachtgevers tegelijk. De kern is de koppeling met het WMS en de scheiding per opdrachtgever.
Technische en medische groothandel
Prijslijsten en artikelbestanden wisselen hier vaak. De kern is de verwerking van PRICAT en het bijhouden van klantspecifieke artikelnummers naast uw eigen nummers.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het koppelen van uw eigen systemen aan het EDIFACT-verkeer van uw handelspartners. Voor e-facturen is er onze pagina over de Peppol-koppeling, voor orders in één systeem onze pagina over een order management systeem op maat, en voor groothandels onze pagina over groothandel software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw EDIFACT koppeling software?
Een EDIFACT koppeling is zo goed als de stamgegevens eronder. Daar bouwen we op: eerst de vertaaltabellen kloppend krijgen, dan pas automatiseren.
Wij werken met uw eigen berichten
We testen op echte bestanden uit uw archief, inclusief de afgekeurde. Daardoor komt u problemen tegen tijdens de bouw en niet pas bij de eerste levering.
Een nieuwe partner is geen nieuw project
Omdat mapping, codetabellen en kanaalinstellingen per partner gewoon in het scherm staan, voegt u een handelspartner toe zonder dat er ergens code aangepast hoeft te worden.
Uw mensen zien wat er misging
Afgekeurde berichten tonen de regel en het segment waar het fout zit. Uw binnendienst lost het zelf op in plaats van een ticket te schrijven.
Security en privacy bij EDIFACT koppeling software
In de koppeling staan ordergegevens, afleveradressen, contactpersonen, inkoopprijzen en factuurregels. Toegang loopt per rol: de binnendienst ziet orders en werklijsten, finance ziet facturen, beheer ziet certificaten en mappings. Elke wijziging aan een mapping en elke handmatige herverzending wordt vastgelegd met gebruiker en tijdstip. Persoonsgegevens van contactpersonen vallen onder de AVG, factuurberichten onder uw fiscale bewaarplicht.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met uw ERP, WMS, boekhouding en de netwerkdienstverlener werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over EDIFACT koppeling software
Vragen die groothandels en fabrikanten stellen voordat ze hiermee beginnen.
De software ontvangt en verstuurt EDIFACT-berichten namens u. Binnenkomende ORDERS worden orders in uw ERP, met uw eigen klant- en artikelnummers. Uitgaand maakt de software van uw pakbon een DESADV en van uw factuur een INVOIC. Daarnaast bewaart hij elk bestand en zet hij afgekeurde berichten in een werklijst.
Dat kan, maar het hoeft niet altijd. Werkt u met partners die via een netwerk communiceren, dan blijft die verbinding staan en koppelt de software erop aan. Wisselt u rechtstreeks uit via AS2 of SFTP, dan regelt de software dat zelf. Beide routes komen in de praktijk naast elkaar voor.
We bouwen wat uw partners vragen. In de praktijk zijn dat vooral ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC en PRICAT, aangevuld met CONTRL en APERAK voor de bevestigingen. Werkt u in de maakindustrie, dan komen afroep- en leverschemaberichten erbij. Per partner leggen we vast welke subset en welke versie geldt.
Dat bericht wordt niet stil weggegooid. De software keurt het af, meldt de reden terug aan de afzender en zet het in een werklijst met het segment en de regel waar het misgaat. Uw medewerker vult bijvoorbeeld het ontbrekende artikelnummer aan en biedt het bericht opnieuw aan, zonder tussenkomst van een beheerder.
Ja. We sluiten aan op de interface die uw ERP biedt, via een API, een importroute of de database wanneer dat de enige weg is. Dezelfde aanpak geldt voor uw WMS en uw boekhouding. Welke velden gevuld worden en wie leidend is, leggen we per systeem vast.
Dat kan in dezelfde koppeling. Een deel van uw afnemers, zeker overheden en zorginstellingen, vraagt om een e-factuur in een ander formaat dan INVOIC. De software maakt dan per afnemer het juiste bericht uit dezelfde factuurgegevens, zodat uw administratie maar een keer hoeft te factureren.
Vraag dat eerst na. Heeft uw ERP een EDI-module en werkt u met enkele partners die een standaardsubset gebruiken, dan is die module vaak genoeg. Maatwerk gaat lonen zodra u veel partners met eigen afspraken hebt, mappings telkens door een externe partij laat aanpassen, of berichten door meerdere systemen heen moeten.
Wilt u elk ORDERS-bericht zonder overtypen in uw ERP zien binnenkomen?
Vertel ons met welke handelspartners u uitwisselt, welke berichten zij eisen en in welk ERP het werk landt. We laten zien hoe de mapping per partner, de werklijst voor afgekeurde berichten en de koppeling met uw bestaande systemen eruitzien.