HKZ-kwaliteitshandboek en auditdossier laten maken
Een HKZ-certificaat vraagt niet alleen om een kwaliteitshandboek, maar om het bewijs dat er volgens dat handboek gewerkt wordt. Bij de meeste instellingen leeft het handboek in een map op de gedeelde schijf en wordt het bewijs zes weken voor de audit bij elkaar gezocht. Appfront bouwt het systeem waarin het handboek en het bewijs bij elkaar horen.
Waar HKZ in de praktijk op vastloopt
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector en kent tientallen normen, elk voor een eigen deelsector: verpleeg- en verzorgingshuizen met thuisorganisaties in één norm, gehandicaptenzorg, GGZ, jeugdzorg, en zo verder tot aan kleine praktijken. Het schema schrijft voor welke onderwerpen u beheerst moet hebben. Uw handboek beschrijft hoe u dat doet; de audit gaat over of het klopt met de praktijk. Het certificaat geldt drie jaar, met tussentijdse beoordelingen in die periode en een hercertificatie aan het eind. Dat ritme bepaalt uw dossier meer dan wat ook: bij de hercertificatie kijkt de auditor terug over drie jaar, en dan telt of u het toen heeft vastgelegd. Het raakt daarmee aan uw zorgcompliance, die over wettelijke kaders als NEN 7510 en de Wkkgz gaat; HKZ is een vrijwillig certificaat met een eigen schema en een eigen certificerende instelling. Het normenoverzicht staat op hkz.nl.
Dat verschil is waar het misgaat, en het HKZ-schema legt de vinger precies op die plek. Het vraagt niet alleen om beschreven processen maar om de PDCA-cyclus eromheen: intern auditprogramma, directiebeoordeling, metingen van cliënttevredenheid, en aantoonbare opvolging van klachten en incidenten. Dat is werk dat over de hele driejaarsperiode verspreid hoort te liggen. In de praktijk wordt de directiebeoordeling in één middag geschreven, worden interne audits gepland en niet gehouden, en staan de verbeterpunten van de vorige externe audit in een verslag dat niemand opnieuw opent.
De auditor van uw certificerende instelling ziet dat aan de datums. Vier interne auditverslagen die in dezelfde week zijn opgesteld, vertellen hem meer over uw kwaliteitssysteem dan wat erin staat.
Waar het echt fout gaat is bij de aansluiting op de driejaarscyclus. Een bevinding uit de tussentijdse toetsing van jaar één moet bij de hercertificatie in jaar drie nog terug te vinden zijn, mét wat u eraan heeft gedaan en of het werkte. Bij een instelling met meerdere locaties en meerdere normen komt daar bij dat dezelfde verbetering op drie plekken apart wordt bijgehouden, waardoor bij de hercertificatie niemand het totale beeld meer heeft.
Voor de verplichte aanlevering van kwaliteitsindicatoren geldt een eigen ritme en een eigen bron. Daarover gaat de pagina over de app voor indicatorregistratie op de afdeling.
Hoe wij uw HKZ-systeem bouwen
Uw handboek en uw schema zijn het uitgangspunt en blijven van u. Wat erin hoort te staan bepaalt u met uw kwaliteitsfunctionaris; wij bouwen het systeem dat het levend houdt.
Welke onderdelen van uw schema raken welke processen, en waar zit er niets. Dat overzicht is meestal het eerste dat oplevert, ook los van software: het laat zien waar het handboek onderwerpen beschrijft die niemand uitvoert.
Een procedure hangt aan een onderdeel van het schema, een audit hangt aan een procedure, een bevinding hangt aan een audit en een maatregel hangt aan een bevinding. Zonder die verbindingen blijft het een verzameling documenten.
Daar komt iedereen, dus daar begint de bouw: één geldende versie, vindbaar op de werkvloer. Uw kwaliteitsfunctionaris werkt mee en toetst elke sprint aan het schema.
We lopen een schemaonderdeel door zoals een auditor dat doet en kijken waar u het bewijs niet uit het systeem krijgt. Dat is de test die telt, en die doen we voordat de echte auditor komt.
Wat het systeem concreet doet
Van een verzameling documenten naar een werkend kwaliteitssysteem gaat het langs deze zes stappen. Bij één locatie en één schema heeft u er vier nodig; bij meerdere van beide alle zes.
Handboek met versiebeheer
Elke procedure heeft één geldende versie, met de eerdere versies bewaard en zichtbaar wie wat wanneer wijzigde. Een medewerker ziet altijd de actuele versie, want een verouderd document op de gedeelde schijf is bij een audit een bevinding.
Koppeling met uw schema
Elk onderdeel van uw HKZ-schema is gekoppeld aan de procedures en registraties die eraan invulling geven. Waar niets aan hangt, is dat direct zichtbaar in plaats van pas tijdens de audit.
Auditjaarplan dat zichzelf bijhoudt
Interne audits, directiebeoordeling, evaluaties en herzieningstermijnen op een jaarplan met signalering. Een gemiste interne audit blijft openstaan in plaats van stil te verdwijnen.
Bevinding met maatregel en verificatie
Een bevinding sluit pas na een maatregel, een verantwoordelijke, een termijn en de vaststelling dat het werkte. Dat laatste is wat een auditor het volgende jaar controleert en wat in de meeste systemen ontbreekt.
Meldingen uit het primaire proces
Incidenten, klachten en verbetervoorstellen komen binnen waar het werk gebeurt en landen in hetzelfde systeem. Zolang dat drie losse routes zijn, ziet niemand dat dezelfde oorzaak drie keer terugkomt.
Auditdossier per schemaonderdeel
Het bewijs staat gerangschikt zoals de auditor kijkt, met de registraties, de audits en de opvolging bij elkaar, geordend naar uw schema. Zoekt u een systeem dat audits van welke soort dan ook plant en uitvoert, dan is auditsoftware het bredere antwoord; deze pagina gaat over het dossier dat één specifiek HKZ-schema vraagt.
Voor wie wij bouwen
Het aantal locaties bepaalt of een centraal handboek de werkvloer bereikt, en het aantal schema's bepaalt hoeveel er dubbel wordt vastgelegd. Vier situaties.
VVT en thuiszorg
Veel locaties en teams die zelfstandig werken, waardoor een centraal handboek snel uit beeld raakt. Hier telt dat de actuele procedure op de telefoon te vinden is en niet op de gedeelde schijf van kantoor.
GGZ en jeugdhulp
Zwaardere dossiervorming en meer raakvlak met andere toezichtkaders. De verleiding is om per kader een eigen systeem te maken, waarna dezelfde registratie drie keer bestaat, los van uw WMO- en jeugdzorgsoftware.
Gehandicaptenzorg en kleinschalig wonen
Kleine teams op veel locaties, met een kwaliteitsfunctionaris die dit er vaak naast doet. Dan is bedienbaarheid belangrijker dan volledigheid; een systeem dat te veel vraagt, wordt niet gevuld.
Instellingen met meerdere certificaten
HKZ naast ISO 9001, of naast een aanvullend schema per dienst. Een kwaliteitsmanagementsysteem is generiek en volgt de ISO-structuur; een HKZ-schema is per deelsector geschreven en kent eisen die daar niet in staan. De winst zit erin dat één registratie aan beide wordt gekoppeld in plaats van gedupliceerd.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Eén ontwerpeis staat voorop en die is niet technisch: het systeem moet bruikbaar zijn voor mensen die geen kwaliteitsfunctionaris zijn. Zij leveren het bewijs, en wat te veel vraagt wordt niet gevuld.
Wilt u per indicator de definitie, bron en fiattering vastleggen, kijk dan naar onze software voor het aanleverdossier van kwaliteitsindicatoren.
Waarom Appfront
Bewijs ontstaat in het werk
Een auditdossier dat achteraf wordt samengesteld, is precies wat een auditor herkent. Wij zorgen dat registraties ontstaan waar het werk gebeurt en zich vanzelf rangschikken.
Een bevinding sluit pas na verificatie
De meeste systemen laten een bevinding sluiten zodra iemand een maatregel opschrijft. Wij vragen ook of het werkte, want dat is wat het jaar erop wordt getoetst.
Gebouwd op uw eigen schema
HKZ kent tientallen schema's en die verschillen. Wij nemen het uwe over als instelbare structuur in plaats van een standaardindeling op te leggen die niet aansluit.
Eerlijk over onze rol
Wij zijn geen kwaliteitsadviseur en schrijven uw handboek niet. Wij bouwen het systeem dat het handboek levend houdt en het bewijs verzamelt; de inhoudelijke beoordeling blijft bij u en uw certificerende instelling.
Security en privacy
Een kwaliteitssysteem in de zorg raakt bijna altijd aan cliëntgegevens. Een incidentmelding beschrijft wat er met een concrete persoon is gebeurd; een klacht bevat een naam. Daarmee valt dit onder de AVG én onder het medisch beroepsgeheim, en dat betekent dat een verbeterdossier niet voor de hele organisatie open kan staan. Wij scheiden de melding van de analyse: wie aan het verbeteren werkt, hoeft meestal niet te weten om wie het ging.
Bij audits speelt hetzelfde. Een auditor mag dossiers inzien, maar een export van uw hele systeem naar een map die daarna blijft staan, is een risico dat niemand nodig heeft. Wij richten de audit in als tijdelijke, afgebakende toegang tot wat er getoetst wordt. Verder is de registratie onveranderbaar: een correctie is zichtbaar als correctie, want een bevinding die achteraf uit het systeem te halen is, maakt het hele dossier waardeloos. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over HKZ-software
Nee. Wat er in uw procedures hoort te staan is vakinhoudelijk werk van uw kwaliteitsfunctionaris of uw adviseur, en dat kunnen wij niet overnemen. Wij bouwen het systeem waarin het handboek leeft: met versiebeheer, gekoppeld aan uw schema, en verbonden met het bewijs dat er volgens wordt gewerkt. Heeft u nog geen handboek, dan is dat de eerste stap en niet de software.
Ja, en daar zit meestal de grootste winst. HKZ naast ISO 9001, of meerdere HKZ-schema's voor verschillende diensten, overlappen aanzienlijk. Wij koppelen een procedure of registratie aan alle eisen waaraan zij invulling geeft in plaats van hem te dupliceren. Bij een schemawijziging ziet u dan direct wat er raakt.
Doordat er maar één geldende versie is en die vindbaar is waar het werk gebeurt, ook op een telefoon. Oude versies blijven bewaard voor het dossier maar zijn niet wat iemand tegenkomt bij het zoeken. Bij een herziening ziet u wie de nieuwe versie heeft gezien, wat bij belangrijke wijzigingen het verschil maakt tussen versturen en aankomen.
Die krijgt een maatregel, een verantwoordelijke en een termijn, en sluit pas nadat is vastgesteld dat de maatregel werkte. Dat laatste is precies wat er in de meeste systemen ontbreekt en wat een auditor het jaar erop controleert. Bevindingen uit interne audits, externe audits, incidenten en klachten lopen door dezelfde route, zodat u ziet of een oorzaak terugkomt.
Vaak wel via koppelingen, en dan met een beperkte scope: aantallen en signalen, geen cliëntdossiers. Wat het oplevert, is dat incidentmeldingen uit het primaire proces automatisch in het kwaliteitssysteem landen in plaats van dat iemand ze overtypt. Wat er koppelbaar is hangt af van uw leverancier; dat inventariseren we voordat we iets toezeggen.
Het overzetten van documenten is doorgaans het kleinste deel. Het werk zit in het leggen van de verbindingen: welke procedure hoort bij welk schemaonderdeel en welke registratie is daarvan het bewijs. Dat is werk dat u met uw kwaliteitsfunctionaris doet en dat op zichzelf al oplevert, omdat het laat zien waar er niets onder een onderwerp hangt.
Dan past u de structuur aan zonder dat de opgebouwde geschiedenis waardeloos wordt. Wij bouwen de schema-indeling als instelbaar onderdeel en bewaren per periode welke versie gold, zodat een oude audit nog steeds te lezen is tegen de eisen van toen. Dat is de reden om het niet in de code vast te leggen.
Dat hangt af van het aantal locaties, het aantal schema's en of er koppelingen met uw ECD of HR-systeem bij komen. Het handboek met versiebeheer en de auditplanning zijn doorgaans snel bruikbaar en leveren het meeste op; koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Een HKZ-systeem laten bouwen?
Neem het bevindingenverslag van uw laatste externe audit erbij. Daaruit is meestal direct af te lezen welk deel van uw dossier achteraf is samengesteld en welk deel meeliep met het werk. Wij bouwen dit als los systeem en als onderdeel van een breder traject maatwerk software. Bent u kinderopvangorganisatie, dan loopt de bezettingskant apart; zie BKR-software.