BKR-berekening en bezetting in de kinderopvang
De GGD gebruikt bij inspectie dezelfde rekentool als u. Uitrekenen is dus het probleem niet. De vraag is of u kunt aantonen dat de ratio het hele dagdeel klopte, ook rond de pauzes, ook toen een kind eerder werd opgehaald, en ook binnen de drie uur waarin u mag afwijken.
Waarom een momentopname niet genoeg is
De beroepskracht-kindratio schrijft voor hoeveel beroepskrachten er minimaal bij een groep moeten zijn. In het kinderdagverblijf is dat één op drie voor kinderen tot een jaar, één op vijf van een tot twee jaar en één op acht van twee tot vier. In de buitenschoolse opvang één op tien voor vier tot zeven jaar en één op twaalf daarboven. Het ministerie stelt een rekentool beschikbaar, en de GGD hanteert diezelfde tool bij de inspectie.
De ratio is dus eenduidig. Wat hem lastig maakt is dat hij per moment geldt en dat alle variabelen bewegen. Kinderen worden gebracht en gehaald op verschillende tijden, ruilen dagen, en schuiven op hun verjaardag naar een andere leeftijdscategorie. Beroepskrachten hebben pauze, worden ziek en werken soms op twee locaties. Elk van die gebeurtenissen verandert de uitkomst.
Daarnaast is er de drie-uursregeling: u mag maximaal drie uur per dag van de ratio afwijken, mits u in uw beleid heeft vastgelegd wanneer. Dat is geen vrijbrief maar een afspraak, en bij een inspectie wordt gevraagd of de werkelijkheid overeenkomt met wat er in dat beleid staat. Zonder registratie per moment is dat achteraf niet te reconstrueren. De rekentool en de uitleg staan bij 1ratio.nl.
Hoe wij dit bouwen
Het uitgangspunt is de dag zoals hij echt verloopt en niet de planning. Die klopt bijna altijd; de dag wijkt ervan af, en juist dat verschil moet het systeem vasthouden.
Welke groepen, welke leeftijdssamenstelling, welke openingstijden en welke pauzestructuur. Bij verticale of gecombineerde groepen wordt de berekening meteen ingewikkelder, en dat bepaalt de opzet.
Op welke momenten wijkt u af en waarom. Die tijdvakken komen uit uw eigen pedagogisch beleid en wij nemen ze over als regel, zodat het systeem kan toetsen of de praktijk erbij past.
Elke sprint eindigt met iets dat u zelf kunt narekenen, en we beginnen bij het vastleggen van brengen en halen. Zonder die momenten is elke ratioberekening een aanname over de planning.
We laten het systeem een afgelopen week doorrekenen en leggen de uitkomst naast wat u dacht. Daar komt meestal een moment uit dat niemand had opgemerkt.
Wat de software concreet doet
De ratio per moment is de kern; de registratie van brengen en halen is wat hem voedt. De rest maakt het bruikbaar op de groep.
Ratio per moment van de dag
Niet één uitkomst per dagdeel maar een doorlopende lijn, want de bezetting verandert bij elk kind dat komt of gaat. Zo ziet u waar de dag krap wordt in plaats van dat u het achteraf hoort.
Brengen en halen vastleggen
Op de groep, in seconden, door de pedagogisch medewerker of door de ouder zelf. Wordt dit aan het einde van de dag ingevuld, dan staan er tijden in die niemand heeft waargenomen en klopt de reconstructie niet.
De drie-uursregeling bewaakt
Het systeem telt hoeveel afwijkende tijd u die dag heeft gebruikt en toetst of de momenten binnen uw eigen beleid vallen. Een afwijking buiten de vastgelegde tijdvakken is iets anders dan een afwijking binnen de drie uur.
Signaal vóórdat het misgaat
Een pauze die begint terwijl er te weinig mensen op de groep staan, is een signaal op het moment zelf en niet in een maandrapportage. Dat is het verschil tussen sturen en constateren.
Kwalificaties en registratie meegewogen
Een beroepskracht telt alleen mee als zij daarvoor gekwalificeerd is en in het Personenregister Kinderopvang staat. Een stagiair telt anders. Die regels horen in de berekening en niet in het hoofd van de locatiemanager.
Dossier voor de GGD-inspectie
Per dag en per groep terug te lezen hoe de bezetting verliep, met de afwijkingen en hun onderbouwing. De voorbereiding op een inspectie wordt daarmee een controle in plaats van een reconstructie uit roosters en presentielijsten.
Voor wie wij bouwen
Het aantal locaties en de vraag of u met verticale groepen werkt, bepalen de zwaarte. Vier situaties.
Kinderdagverblijven
Hier zijn de ratio's het strengst en verschuiven kinderen tussen categorieën op hun verjaardag. Bij verticale groepen verandert de vereiste bezetting daardoor zonder dat er iets aan de planning is gewijzigd. Loopt er ook een kwaliteitsdossier mee, zie dan HKZ-kwaliteitshandboek.
Buitenschoolse opvang
Ruimere ratio's maar veel wisselender: korte middagen, studiedagen, vakantieweken met andere openingstijden. De uitdaging is dat de bezetting per dagsoort verschilt en de planning dat niet volgt.
Organisaties met meerdere locaties
Medewerkers die invallen op een andere vestiging, met daarboven de vraag welke locatie krap staat. Bij tientallen locaties is dat overzicht de eigenlijke reden om dit te laten bouwen. Bij meerdere locaties raakt dit aan personeelsplanning.
Gastouderbureaus en verbanden
Andere regels en een andere administratie, maar hetzelfde probleem: aantonen dat het op elk moment klopte. Laat vaststellen welke normen op uw opvangvorm van toepassing zijn voordat u iets bouwt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De registratie gebeurt op de groep, met een medewerker die een kind op de arm heeft, dus bediening in één hand is een ontwerpeis. Daarnaast wijzigen de rekenregels, dus die horen instelbaar te zijn en per periode bewaard.
Waarom Appfront
De GGD rekent met dezelfde tool
Uitrekenen is niet uw probleem; aantonen wel. Wij bouwen daarom niet nog een rekentool maar de registratie eronder, die de uitkomst per moment onderbouwt.
Sturen in plaats van constateren
Een ratio die achteraf niet klopte, is niet meer te herstellen. Het signaal hoort te komen op het moment dat er nog iemand bij kan worden gehaald.
De drie uur is een afspraak, geen marge
Bij een inspectie gaat het erom of de praktijk overeenkomt met uw eigen beleid. Wij toetsen daarop en niet alleen op het totaal aantal uren.
Eerlijk over onze rol
Wij zijn geen pedagogisch adviseur en geen toezichthouder. Welke normen op uw opvangvorm van toepassing zijn en hoe uw beleid luidt, bepaalt u; wij bouwen het systeem dat het uitvoert en vastlegt.
Security en privacy
Dit gaat over kinderen, en dat maakt elke afweging strenger. Aanwezigheidsgegevens van een kind zeggen iets over het gezin: wie brengt en haalt, op welke dagen een kind er is, en soms hoe een omgangsregeling loopt. Dat laatste is bijzonder gevoelig bij gescheiden ouders. Wij scheiden de operationele registratie van alles wat met de gezinssituatie te maken heeft en zetten de toegang daartoe apart.
Aan de personeelskant speelt iets vergelijkbaars. Kwalificaties en registratiestatus zijn nodig voor de berekening, maar de reden waarom iemand niet meetelt hoeft niet zichtbaar te zijn voor iedereen op de groep. Verder is de dagregistratie onveranderbaar: een correctie is zichtbaar als correctie en overschrijft het origineel niet, want bij een inspectie of een incident telt wat er op dat moment is vastgelegd. Een systeem waarin tijden achteraf glad te strijken zijn, keert zich tegen u. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de BKR
In het kinderdagverblijf één beroepskracht op drie kinderen tot een jaar, één op vijf van een tot twee jaar en één op acht van twee tot vier jaar. In de buitenschoolse opvang één op tien voor vier tot zeven jaar en één op twaalf daarboven. Bij gemengde groepen wordt gerekend met de rekentool van het ministerie. Controleer de actuele normen, want ze zijn de afgelopen jaren gewijzigd.
Omdat de rekentool een momentopname geeft en de inspectie over de hele dag gaat. De GGD gebruikt diezelfde tool, dus daarin kunt u zich niet onderscheiden. Wat ontbreekt is de registratie eronder: op welk moment waren er hoeveel kinderen van welke leeftijd en hoeveel gekwalificeerde krachten. Dat is wat u moet kunnen aantonen.
Het houdt bij hoeveel afwijkende tijd u die dag heeft gebruikt en toetst of die momenten vallen binnen de tijdvakken die u in uw beleid heeft vastgelegd. Dat onderscheid is belangrijk: drie uur afwijken op tijden die niet in uw beleid staan, is iets anders dan drie uur afwijken volgens afspraak. Bij een inspectie wordt naar dat tweede gekeken.
Dan verschuift het naar een andere leeftijdscategorie en verandert de vereiste bezetting, zonder dat er iets aan de planning is gewijzigd. Het systeem verwerkt dat automatisch en signaleert het vooraf, zodat de planner het kan meenemen. Bij verticale groepen is dit een van de meest gemiste oorzaken van een tekort.
Dat hangt af van hun kwalificatie en van de regels die op uw opvangvorm van toepassing zijn; voor beroepskrachten in opleiding gelden eigen voorwaarden. Wij nemen die regels over als instelling in plaats van ze vast te leggen in de code, zodat een wijziging geen verbouwing wordt. Wat er precies geldt, bepaalt u met uw eigen adviseur.
Vaak wel, en dat is ook de bedoeling: uw planningssysteem blijft de bron voor contracten, plaatsingen en roosters. Wij halen daaruit wie er gepland staat en leggen daarnaast vast wie er werkelijk was. Juist het verschil tussen die twee is waar het om gaat. Welke koppeling mogelijk is hangt af van uw pakket; dat inventariseren we vooraf. Dat loopt via koppelingen.
Alleen als het in één hand kan en in seconden. Een pedagogisch medewerker heeft vaak een kind op de arm en geen tijd voor een formulier. Wij bouwen het als één handeling bij binnenkomst en vertrek, eventueel door de ouder zelf op een tablet bij de deur. Wordt het aan het einde van de dag ingevuld, dan is de registratie waardeloos.
Dat hangt af van het aantal locaties en groepen, of de drie-uursregeling wordt meegenomen en of er gekoppeld wordt met uw kindplanning. De dagregistratie met de ratio per moment is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; de koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
BKR-software laten bouwen?
Neem een willekeurige dag van vorige maand en probeer aan te tonen dat de ratio om kwart over twee klopte. Wat u dan nodig heeft, is precies wat dit systeem vastlegt. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.