Software voor e-facturatie en digitale rapportage laten maken
ViDA wordt vaak samengevat als een nieuw factuurformaat. Dat is het kleinste deel. Wat werkelijk verandert, is dat dezelfde gegevens per transactie naar de belastingdienst gaan in plaats van geaggregeerd in een aangifte. Daarmee vervalt de ruimte waarin de meeste administraties nu leven: de weken tussen boeken en aangifte, waarin fouten stilletjes worden rechtgezet.
Wat er verandert en wanneer
De Raad van de Europese Unie stelde het ViDA-pakket vast op 11 maart 2025, na instemming van het Europees Parlement. Het pakket kent drie pijlers, waarvan e-facturatie met digitale rapportage de ingrijpendste is. Per 1 juli 2030 moet een factuur voor een intracommunautaire B2B-transactie voldoen aan de Europese norm EN 16931, en gaan de gegevens van die transactie digitaal naar de belastingdienst.
Nederland heeft in 2026 een voorstel gepubliceerd voor de eerste fase. In die planning geldt 1 januari 2030 voor binnenlandse e-facturatie, 1 juli 2030 voor de Europese verplichting en 1 januari 2032 voor de binnenlandse digitale rapportage. Het kabinet wil de wetgeving ten minste twee jaar voor de Europese datum rond hebben, dus uiterlijk in 2028.
De harde verandering zit niet in het formaat maar in het tijdstip. Vandaag boekt u een factuur, ontdekt u later een fout in een btw-nummer of een tarief, en corrigeert u dat voordat de aangifte de deur uit gaat. Bij rapportage per transactie is de factuur al gemeld. Corrigeren kan nog, maar het is dan een zichtbare correctie in plaats van een onopgemerkte. Dat betekent dat de gegevenskwaliteit naar voren moet, naar het moment waarop de factuur ontstaat.
Hoe wij dit bouwen
De factuurregel is hier de eenheid, niet de aangifte. Klopt elke regel op het moment dat hij ontstaat, dan is rapporteren een technische handeling.
We halen uit uw huidige facturatie welke velden vaak ontbreken of fout zijn: btw-nummers, landcodes, eenheden, tarieven. Die lijst is bijna altijd korter dan gevreesd en concreter dan een normanalyse.
Elke controle die nu bij de aangifte gebeurt, verplaatsen we naar het moment van aanmaken. Daar kost hij een seconde en achteraf kost hij een correctie.
EN 16931 beschrijft wat er in de factuur moet staan. Wij bouwen uw gegevens zo dat de norm eruit volgt, want de norm zal in de jaren tot 2030 nog worden aangevuld.
We laten het systeem een afgesloten maand opnieuw verwerken en tonen welke facturen bij rapportage per transactie zouden zijn afgekeurd. Dat getal is uw werkelijke opgave.
Wat de software concreet doet
De gegevenskwaliteit op de factuurregel draagt alles. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoeveel grensoverschrijdend verkeer u heeft en van wat uw huidige pakket al aankan.
Controle op het moment van aanmaken
Ontbrekende of ongeldige velden worden gesignaleerd voordat de factuur de deur uit gaat. Dat is het enige moment waarop corrigeren nog gratis is.
Factuur volgens EN 16931 opgebouwd
De structurele factuur volgt uit uw gegevens en niet uit een sjabloon. Wijzigt de norm, dan wijzigt de afbeelding en niet uw administratie.
Rapportage per transactie klaargezet
De gegevens die naar de belastingdienst gaan, worden per transactie samengesteld en bewaard zoals ze zijn verzonden. Bij een vraag achteraf telt wat u destijds meldde.
Afwijkingen met opvolging
Een afgekeurde factuur, een btw-nummer dat niet meer geldig is, een tegenpartij die niet reageert. Elk daarvan wordt een actie met eigenaar, want een foutenlijst zonder opvolging groeit alleen maar.
Aansluiting op uw eigen pakket
De factuur ontstaat in uw ERP of boekhouding. Wij bouwen de laag ertussen via koppelingen in plaats van uw pakket te vervangen, en sluiten aan op uw Peppol-koppeling als u die heeft.
Vastlegging van wat is verzonden
Per factuur en per melding wat er is verstuurd, wanneer en met welke uitkomst. Bij rapportage per transactie is dat uw enige verweer als er later discussie ontstaat.
Voor wie wij bouwen
Hoeveel werk dit is, hangt af van uw transactiestroom. Vier situaties.
Handel binnen de EU
U levert aan afnemers in meerdere lidstaten en juist die transacties vallen als eerste onder de verplichting. Uw grootste risico zijn onjuiste of vervallen btw-nummers van tegenpartijen.
Productie met leveringen over de grens
Uw facturen bevatten regels met eenheden, gewichten en soms deelleveringen. Die vertalen naar een genormeerde factuur is het werk, en het valt tegen zodra er maatwerkafspraken per klant zijn.
Verkoop via meerdere kanalen
Facturen ontstaan in verschillende systemen die elk hun eigen aannames hebben. Zolang die niet op één plek samenkomen, rapporteert u straks verschillende waarheden over dezelfde onderneming. De inkoopkant, met bonnen die buiten kantoor ontstaan, staat op de ViDA-app.
Administratie- en accountantskantoren
U doet dit voor tientallen klanten tegelijk en heeft dus meer aan een overzicht per klant dan aan een systeem per klant. De aangiftekant zelf staat op btw-compliance software.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De precieze uitwerking van de Nederlandse wetgeving en van de rapportageberichten ligt nog niet vast. Alles wat daarmee samenhangt, hoort instelbaar te zijn en per versie bewaard.
Waarom Appfront
De datum lijkt ver, uw factuurstroom is traag
Een facturatieproces aanpassen raakt verkoop, logistiek en administratie tegelijk. Wie in 2029 begint, ontdekt dat de gegevens die de norm vraagt nergens worden vastgelegd.
Corrigeren achteraf verdwijnt als route
Wij verplaatsen controle naar het moment van aanmaken, want dat is de enige plek waar hij nog niets kost.
Uw pakket blijft staan
Wij bouwen de laag ertussen via koppelingen. Uw ERP vervangen om een norm te halen, is de duurste route naar hetzelfde resultaat.
Eerlijk over wat nog beweegt
De Nederlandse wetgeving is nog niet vastgesteld en de berichtdefinities worden nog aangevuld. Wij bouwen die als instelling en doen geen uitspraken over hoe ze straks luiden.
Security en privacy
Facturatiegegevens zijn commercieel gevoelig en fiscaal bewijs tegelijk. Wie uw factuurstroom kan inzien, kent uw klanten, uw marges en uw volumes; wie hem kan wijzigen, kan uw administratie onbruikbaar maken. Wij scheiden daarom leesrechten van wijzigingsrechten strikt en leggen elke wijziging aan een verzonden factuur vast als correctie in plaats van als aanpassing.
Bij rapportage per transactie komt daar een eis bij die vandaag nog niet speelt. U moet later kunnen laten zien wat u op welk moment heeft gemeld, ook als de factuur daarna is gecorrigeerd. Wij bewaren daarom het verzonden bericht zoals het de deur uitging, met tijdstip en uitkomst, en niet alleen de huidige stand van de factuur. Een systeem dat alleen de laatste versie kent, kan bij een vraag van de belastingdienst niet verklaren wat er destijds is gemeld. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over ViDA en e-facturatie
Voor intracommunautaire B2B-transacties per 1 juli 2030, volgens de Europese norm EN 16931, met digitale rapportage van diezelfde transacties. In de Nederlandse planning ligt binnenlandse e-facturatie op 1 januari 2030 en binnenlandse digitale rapportage op 1 januari 2032. Die nationale data staan nog niet vast; controleer de stand van de Nederlandse wetgeving voordat u uw planning vastzet.
Niet in de zin die ViDA bedoelt. Het gaat om een gestructureerde factuur die een systeem kan lezen zonder tussenkomst van een mens, opgebouwd volgens EN 16931. Een pdf is een afbeelding van een factuur; wat de norm vraagt zijn de gegevens zelf.
Peppol is het netwerk waarover de factuur reist, ViDA gaat over wat erin staat en over wat er daarnaast naar de belastingdienst moet. Wie al via een access point verstuurt, heeft het transport geregeld en de gegevenskwaliteit nog niet. Zie Peppol-koppeling voor die kant.
Btw-compliance gaat over de aangifteketen: tariefbepaling, verleggingsregeling, ICP-opgaaf en One Stop Shop. ViDA gaat over de factuur als gegevensdrager en over rapportage per transactie. Ze grijpen op elkaar in, want de gegevens komen uit dezelfde bron; zie btw-compliance software.
Zelden. De meeste pakketten kunnen een factuur aanmaken en exporteren; wat ontbreekt is validatie op de regel en de rapportagekant. Een tussenlaag die daarop aansluit, is goedkoper en minder risicovol dan een migratie, en u kunt hem later alsnog vervangen door een pakketfunctie zodra uw leverancier die levert.
Dan is hij niet verstuurd en loopt uw levering vast op de administratieve kant. Dat is precies waarom validatie vooraan hoort: een afkeuring bij het aanmaken kost een seconde, een afkeuring na verzending kost een gesprek met uw klant. Wij bouwen daarom een afwijkingenlijst met eigenaar en termijn in plaats van een foutmelding.
Commerciële afspraken blijven mogelijk, maar ze moeten uit te drukken zijn in een genormeerde factuur. Kortingen, staffels en toeslagen die nu in een vrije tekstregel staan, worden velden. Dat is bij de meeste bedrijven het onderschatte deel van het werk en de reden om vroeg te beginnen.
Dat hangt af van het aantal facturatiebronnen, de staat van uw stamgegevens en of de rapportagekant meemoet. De validatielaag op bestaande facturen is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op, omdat zij uw werkelijke foutpercentage zichtbaar maakt. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Voorbereiden op e-facturatie?
Neem een afgesloten maand en tel hoeveel facturen een ontbrekend of ongeldig veld hadden dat later is rechtgezet. Dat aantal is wat straks zichtbaar wordt. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.