Btw-compliance software laten maken
Appfront bouwt maatwerk software voor btw-compliance: het bepalen van het juiste tarief en de juiste regeling per transactie, het controleren van factuurvereisten, het samenstellen van de aangifte en de ICP-opgaaf, het afhandelen van afstandsverkopen via de One Stop Shop, en de voorbereiding op verplichte e-facturering onder ViDA. Voor organisaties waar de btw-behandeling niet in een standaardpakket past.
Wat is btw-compliance software?
Btw-compliance software beantwoordt per transactie drie vragen: welk tarief geldt, welke regeling is van toepassing, en welke gegevens moeten daarvoor op de factuur staan. Daarna verzamelt zij die transacties tot een aangifte, een ICP-opgaaf en, waar van toepassing, een melding via de One Stop Shop. Het is de laag tussen uw verkoopsysteem en uw financiële administratie.
Voor een handelsonderneming met één tarief en één land is dat werk verwaarloosbaar. Zodra u levert aan afnemers in meerdere EU-landen, met een mix van goederen en diensten, verlegde btw, afstandsverkopen aan particulieren en tussenhandel, groeit het aantal beslisregels sneller dan de standaardvelden in een boekhoudpakket aankunnen.
Maatwerk software legt uw beslisregels expliciet vast, past ze consequent toe op elke transactie en bewaart per regel waarom die keuze is gemaakt. Dat maakt uw aangifte reproduceerbaar en uw dossier verdedigbaar bij een controle. Zie ook onze bredere aanpak van maatwerk software laten maken.
Beslisregels, geen aannames
Tarief, verlegging en plaats van dienst volgen uit een expliciet regelmodel met de aard van de prestatie, de status van de afnemer en het land. Elke uitkomst is terug te voeren op de regel die haar bepaalde.
Aangifte uit de bron
De aangifterubrieken, de ICP-opgaaf en de OSS-melding worden opgebouwd uit dezelfde transactieregels, zodat de aansluiting tussen omzet, grootboek en aangifte niet met de hand hoeft te worden gelegd.
Klaar voor e-facturering
Facturen worden opgebouwd volgens de Europese norm EN 16931, zodat u kunt uitwisselen via Peppol en voorbereid bent op de digitale rapportageverplichting die onder ViDA vanaf 1 juli 2030 gaat gelden.
Hoe wij uw btw-compliance software bouwen
We beginnen bij een steekproef uit uw eigen omzet: welke transactietypen komen echt voor, en hoe wordt elk daarvan nu behandeld. Uw fiscalist of accountant is vanaf het eerste gesprek betrokken, omdat de beslisregels van hen komen en niet van ons.
We inventariseren uw prestatietypen, landen, afnemerscategorieën en de regelingen die u toepast. Uit een steekproef op werkelijke facturen halen we de gevallen waar de huidige behandeling twijfelachtig of inconsistent is.
We ontwerpen het regelmodel voor tarief, verlegging en plaats van dienst, het transactiemodel dat de onderbouwing vasthoudt, en de koppelingen met verkoopsysteem, facturatie en grootboek. Uw fiscalist toetst de regels voordat er code komt.
We bouwen in korte iteraties en draaien elke iteratie tegen historische transacties, zodat afwijkingen tussen de oude en de nieuwe behandeling zichtbaar worden. Koppelingen met uw administratie leggen we vroeg aan.
We gaan live met een periode waarin oud en nieuw parallel lopen en de uitkomsten worden vergeleken. Daarna doorlopend beheer, monitoring en doorontwikkeling wanneer tarieven, regelingen of Europese verplichtingen wijzigen.
Wat btw-compliance software concreet doet
Een groothandel met intracommunautaire leveringen heeft andere vraagstukken dan een softwarebedrijf met digitale diensten aan particulieren. Dit zijn de functionaliteiten die we het vaakst opleveren.
Tariefbepaling per transactie
Regels die op basis van prestatietype, goederencode, afnemerstatus en land het juiste tarief en de juiste rubriek bepalen, inclusief vrijstellingen en nultarief. Wijzigt een tarief, dan wijzigt de regel met een ingangsdatum, niet de code.
Verlegging & plaats van dienst
Ondersteuning van de verleggingsregeling bij binnenlandse en grensoverschrijdende situaties en van de hoofdregels voor plaats van dienst bij B2B- en B2C-diensten, met vastlegging van de onderbouwing per factuur.
Btw-nummers valideren
Controle van btw-identificatienummers van afnemers via het Europese VIES-systeem, met vastlegging van het raadpleegmoment en de uitkomst. Dat is precies het bewijs dat u bij een controle op het nultarief nodig heeft.
Factuurvereisten bewaken
Toetsing of elke uitgaande factuur de wettelijk vereiste gegevens bevat, inclusief de vermelding die bij verlegging of een vrijstelling verplicht is. Zie ook onze facturatie-app.
Aangifte, ICP en OSS
Opbouw van de periodieke aangifte, de opgaaf intracommunautaire prestaties en de melding via de One Stop Shop voor afstandsverkopen en digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen.
Inkoopkant & voorbelasting
Controle van inkomende facturen op btw-behandeling en aftrekbaarheid, met herkenning van afwijkingen. Sluit aan op factuurherkenning en op uw crediteurenproces.
Voor wie wij btw-compliance software bouwen
Btw-software wordt interessant zodra het aantal uitzonderingen groter is dan wat een boekhoudpakket in velden kwijt kan. Voor deze typen opdrachtgevers bouwen we het vaakst.
Handel en groothandel
Ondernemingen met intracommunautaire leveringen, ketentransacties en driehoekshandel, waar de bewijslast voor het nultarief zwaar weegt. Zij hebben vooral behoefte aan sluitende vastlegging per zending en per afnemer.
Webshops en digitale diensten
Verkopers aan particulieren in meerdere EU-landen, die met de drempel voor afstandsverkopen en met de One Stop Shop werken. Voor hen is de tariefbepaling per land en per productsoort het lastigste onderdeel.
Accountants- en administratiekantoren
Kantoren die voor veel cliënten aangifte doen en per cliënt met andere regelingen werken. Zij zoeken vaak een omgeving die op hun eigen werkwijze aansluit; zie ook ons accountantsportaal.
Organisaties met gemengde prestaties
Zorginstellingen, onderwijs, culturele instellingen en verenigingen met zowel vrijgestelde als belaste omzet, waar het pro-ratapercentage voor de voorbelasting jaarlijks moet worden bepaald en onderbouwd.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
We bouwen met een moderne, onderhoudbare webstack en sluiten aan op de systemen die uw omzet en inkoop al vastleggen, zodat er geen tweede administratie ontstaat.
Waarom Appfront voor uw btw-compliance software?
Appfront bouwt maatwerk software en begint bij uw werkelijke transacties. Btw-software faalt zelden op rekenwerk en bijna altijd op de vraag welke regel bij welk geval hoort. Daarom halen we de beslisregels bij uw fiscalist of accountant vandaan en leggen we ze vast op een plek waar u ze zelf kunt teruglezen.
We bouwen het regelmodel met ingangsdata in plaats van tarieven hard in de code te zetten. Wijzigt een tarief of een drempel, dan is dat een wijziging in de configuratie met een datum, en blijven oude perioden reproduceerbaar zoals ze destijds zijn aangegeven.
Elke uitkomst blijft herleidbaar. Per transactieregel bewaren we welke regel is toegepast, welke gegevens die regel gebruikte en wanneer dat gebeurde, met onveranderbare logging. Bij een controle laat u niet alleen de uitkomst zien maar ook de weg ernaartoe.
Bekijk ook onze bredere diensten: maatwerk software laten maken en de e-Boekhouden-koppeling. Vragen over uw situatie? Neem contact met ons op.
- Beslisregels van uw fiscalist, expliciet vastgelegd
- Tarieven en drempels als configuratie met ingangsdatum
- Onderbouwing bewaard per transactieregel
- VIES-validatie met vastlegging van het raadpleegmoment
- ICP-opgaaf en One Stop Shop ondersteund
- Facturen volgens EN 16931, klaar voor Peppol
- Voorbereid op de digitale rapportage onder ViDA
- Parallelle proefperiode voor livegang
- Onveranderbare audit logging voor controle
- Doorlopend beheer wanneer regelgeving wijzigt
Security en privacy bij btw-compliance software
Btw-software verwerkt bedrijfsgevoelige gegevens: omzet per afnemer, marges die uit prijzen af te leiden zijn, en bij kleine ondernemers ook persoonsgegevens. Wij passen dataminimalisatie toe en richten autorisatie in op rol en noodzaak, zodat niet iedereen met toegang tot de aangifte ook de onderliggende klantomzet ziet.
Voor de fiscale bewaarplicht houden we rekening met een bewaartermijn van zeven jaar voor de administratie en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Persoonsgegevens die daar niet onder vallen krijgen een kortere termijn, in lijn met de AVG.
Technisch bouwen we volgens de OWASP-beveiligingsstandaarden, met encryptie in transit en at rest, rolgebaseerde toegang en onveranderbare audittrails op berekening en correctie. Meer over onze aanpak: informatiebeveiligingsbeleid en CVD-beleid.
- AVG-conforme verwerking en dataminimalisatie
- Fiscale bewaartermijnen apart van privacytermijnen
- Omzet per afnemer achter aparte autorisatie
- Onveranderbare logging van berekening en correctie
- Encryptie in transit (TLS 1.2+) en at rest
- Rolgebaseerde toegang en least privilege
- Reproduceerbare aangifte per afgesloten periode
- Bouwen volgens de OWASP-standaarden
Veelgestelde vragen over btw-compliance software
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over maatwerk software voor btw-compliance.
Btw-compliance software bepaalt per transactie het juiste tarief en de juiste regeling, bewaakt de wettelijke factuurvereisten en bouwt daaruit de periodieke aangifte, de opgaaf intracommunautaire prestaties en waar van toepassing de melding via de One Stop Shop op. Zij zit tussen uw verkoopsysteem en uw financiele administratie en houdt de onderbouwing per regel vast.
Nee. Uw boekhoudpakket blijft het grootboek voeren. Maatwerk btw-software vult de laag ervoor: de beslisregels die bepalen hoe een transactie fiscaal wordt behandeld, en de onderbouwing daarvan. Die laag is precies waar standaardpakketten met velden en vrije tekst werken, terwijl u regels nodig heeft.
De One Stop Shop is de EU-regeling waarmee u btw op afstandsverkopen en digitale diensten aan particulieren in andere lidstaten in een enkele aangifte in uw eigen land afdraagt, in plaats van u in elk land apart te registreren. Zodra uw grensoverschrijdende omzet aan particulieren de Europese drempel passeert, wordt dit relevant.
ViDA staat voor VAT in the Digital Age, het Europese pakket dat de btw-regels moderniseert. Voor grensoverschrijdende B2B-transacties komt er per 1 juli 2030 een verplichting tot elektronisch factureren in een gestructureerd formaat volgens de Europese norm EN 16931, met digitale rapportage aan de belastingdienst. Wij bouwen daar nu al naar toe, zodat de overgang geen herbouw wordt.
Ja. We valideren btw-identificatienummers via het Europese VIES-systeem en leggen het raadpleegmoment en de uitkomst vast bij de transactie. Die vastlegging is in de praktijk het bewijsstuk dat u nodig heeft wanneer het nultarief bij een intracommunautaire levering ter discussie staat.
Tarieven, drempels en regels leggen we vast als configuratie met een ingangsdatum, niet als waarde in de code. Een wijziging is dan een beheerhandeling met een datum, en een afgesloten periode blijft reproduceerbaar zoals die destijds is aangegeven. Dat scheelt niet alleen onderhoud maar houdt ook uw historie verdedigbaar.
Uw fiscalist of accountant, niet wij. Wij bouwen het model waarin die regels expliciet en toetsbaar worden vastgelegd, draaien ze tegen uw historische transacties zodat afwijkingen zichtbaar worden, en zorgen dat elke uitkomst herleidbaar blijft. De fiscale verantwoordelijkheid blijft bij u en uw adviseur.
Wij bouwen maatwerk. Het aantal btw-uitzonderingen verschilt sterk per organisatie, en de vraag is nooit of de software kan rekenen maar of zij uw specifieke gevallen correct herkent. Na een intakegesprek bepalen we samen welke transactietypen het zwaarst wegen en in welke volgorde we ontwikkelen.
Klaar om uw btw-compliance software te laten bouwen?
Vertel ons welke transactietypen bij u voorkomen en waar de btw-behandeling nu handwerk of discussie oplevert. We denken graag mee over het regelmodel, de aansluiting op uw administratie en de voorbereiding op e-facturering. In een vrijblijvend eerste gesprek krijgt u een scherp beeld van de mogelijkheden.