Realtime btw-rapportagekoppeling laten maken
Steeds meer landen willen btw-gegevens per transactie, kort na de factuur, in plaats van in een periodieke aangifte. Polen, Spanje, Hongarije en Italië doen dat al op hun eigen manier, en met ViDA moeten bedrijven in de hele EU intracommunautaire B2B-transacties met ingang van 1 juli 2030 digitaal rapporteren. Appfront bouwt de koppeling tussen uw ERP of boekhouding en die rapportagesystemen, met controle vooraf en een logboek per melding.
Wat is een realtime btw-rapportagekoppeling?
Btw-rapportage verschuift van de periodieke aangifte naar gegevens per transactie. In Polen moeten facturen sinds 2026 via het nationale systeem KSeF. Spanje vraagt grotere bedrijven al jaren om factuurgegevens kort na de factuur via SII, Hongarije wil factuurgegevens vrijwel direct, en in Italië lopen facturen via het systeem van de belastingdienst. Elk land heeft een eigen formaat, eigen regels en eigen manieren om fouten terug te melden.
Met ViDA, VAT in the Digital Age, komt daar een Europese laag bij. Met ingang van 1 juli 2030 moeten intracommunautaire B2B-transacties digitaal worden gerapporteerd, op basis van een elektronische factuur, en vervangt die rapportage voor deze transacties de huidige ICP-opgaaf. Nederland werkt aan de invoering, en de planning voor binnenlandse transacties is nog in ontwikkeling.
Wij bouwen maatwerk omdat bedrijven verschillen in landen, systemen en volumes. De koppeling haalt transacties uit uw ERP of boekhouding, zet ze om naar wat elk land vraagt, controleert ze voordat ze worden verstuurd, en verwerkt de antwoorden. Of u rechtstreeks aansluit of via een dienstverlener, en welke regels per land gelden, bekijken we in de eerste stap, samen met uw fiscalist.
Per land juist
Het formaat en de regels van elk land.
Controle vooraf
Fouten gezien voordat ze worden gemeld.
Klaar voor ViDA
Dezelfde basis voor 2030.
Hoe wij uw realtime btw-rapportagekoppeling bouwen
We beginnen bij uw landen en systemen: in welke landen hebt u een btw-registratie, welke transacties moeten worden gerapporteerd, uit welk ERP of boekhoudpakket komen ze, en hoe gaat het nu. Daarna leggen we samen met uw fiscalist vast welke regels per land gelden en welke route er is: rechtstreeks of via een dienstverlener. Vaak beginnen we bij het land waar de verplichting nu al geldt en het meeste handwerk zit. Andere landen en de voorbereiding op ViDA volgen op dezelfde basis. Daarna houden we de koppeling bij als formaten of regels veranderen.
Registraties, transacties en systemen.
Per land, met uw fiscalist.
Omzetten, controleren, melden.
Livegang, antwoorden, en beheer.
Wat een realtime btw-rapportagekoppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke koppeling voor realtime btw-rapportage terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw landen.
Transacties
Uit ERP of boekhouding.
Omzetten
Naar het formaat per land.
Controle
Vóór verzending.
Melden
Rechtstreeks of via dienstverlener.
Antwoorden
Afwijzingen terug.
Logboek
Per melding vastgelegd.
Voor wie wij een realtime btw-rapportagekoppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor bedrijven die btw-gegevens per transactie moeten rapporteren, nu of straks onder ViDA. Hoe meer landen en transacties, hoe meer het oplevert.
Internationale groepen
Meerdere landen. Eén basis telt.
Groothandels
Veel leveringen in de EU. ViDA telt.
Producenten
Vestigingen in het buitenland. Juistheid telt.
Financiële afdelingen
Eigen ERP. Geen handwerk is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de rapportage van transacties aan belastingdiensten. Voor facturen volgens de Europese norm is er onze pagina over ViDA-software, voor tarieven, aangifte en OSS onze pagina over btw-compliance software, en voor het verzenden van e-facturen onze pagina over de Peppol-koppeling. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw realtime btw-rapportagekoppeling?
Btw-gegevens die per land met de hand worden aangeleverd, en afwijzingen die in een mailbox blijven liggen, kosten een financiële afdeling tijd en geven risico op boetes. Daar bouwen we op: rapportage uit uw eigen systemen, controle vooraf, en één basis voor alle landen en voor ViDA.
Geen handwerk
Uit uw eigen systemen.
Fouten vooraf
Gecontroleerd vóór melden.
Toekomstvast
Klaar voor 2030.
Security en privacy bij een realtime btw-rapportagekoppeling
De koppeling verwerkt gegevens over transacties, klanten en leveranciers, en toegangsgegevens voor de systemen van belastingdiensten. Certificaten en sleutels worden versleuteld opgeslagen, toegang is per rol ingericht, en elke melding wordt gelogd met wat er is verstuurd en wat er terugkwam.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Gegevens die u moet bewaren, blijven beschikbaar. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over een realtime btw-rapportagekoppeling
Vragen die financiële afdelingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Het doorgeven van btw-gegevens per transactie aan de belastingdienst, kort nadat de factuur is gemaakt, in plaats van alleen in een periodieke aangifte. Elk land dat het invoert, heeft een eigen systeem, formaat en termijn.
ViDA, VAT in the Digital Age, is het Europese pakket voor btw in het digitale tijdperk. Met ingang van 1 juli 2030 moeten intracommunautaire B2B-transacties digitaal worden gerapporteerd op basis van een elektronische factuur, en vervangt die rapportage voor deze transacties de ICP-opgaaf. Hoe Nederland binnenlandse transacties invoert, wordt nog uitgewerkt.
Onze pagina over ViDA-software gaat over de factuur zelf: een factuur volgens de Europese norm, gecontroleerd op het moment van aanmaken. Deze pagina gaat over het doorgeven van de gegevens aan belastingdiensten per land. Ze sluiten op elkaar aan.
Dat hangt af van het land en uw situatie. In sommige landen sluit u rechtstreeks aan, in andere gaat het vaak via een dienstverlener. We bekijken in de eerste stap welke route per land past, ook als u al een dienstverlener hebt.
Het antwoord komt terug bij de transactie, met de reden. De afwijzing komt in een werkvoorraad, zodat iemand hem oplost en opnieuw meldt binnen de termijn van dat land. Elke stap wordt gelogd.
Ja, dat is de bedoeling. De koppeling haalt transacties uit uw ERP of boekhouding, zonder dat u van pakket hoeft te wisselen. Welke gegevens er nodig zijn en of uw pakket ze heeft, bekijken we in de eerste stap.
U, met uw fiscalist. Wij bouwen de koppeling volgens de regels die u vastlegt, en houden de formaten bij als landen ze wijzigen. Fiscaal advies geven wij niet.
Btw-gegevens per transactie, uit uw eigen systemen?
Vertel ons in welke landen u btw-geregistreerd bent, uit welk systeem uw transacties komen, en hoe de rapportage nu gaat. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.