App voor bonnen en factuurgoedkeuring onderweg laten maken
Zolang de btw-aangifte per kwartaal gaat, mag een bon een maand in een dashboardkastje liggen. Bij rapportage per transactie is dat te laat: de tegenpartij heeft de transactie dan al gemeld en uw kant ontbreekt nog. Vastleggen verschuift daarmee van de maandafsluiting naar het moment zelf, en dat moment is bijna nooit op kantoor.
Waarom de inkoopkant het eerst pijn doet
Het ViDA-pakket, in maart 2025 vastgesteld door de Raad, brengt e-facturatie volgens EN 16931 en digitale rapportage per transactie. In de Nederlandse planning gaat binnenlandse e-facturatie in op 1 januari 2030 en de binnenlandse digitale rapportage op 1 januari 2032. Voor intracommunautaire transacties geldt 1 juli 2030.
De aandacht gaat bijna altijd naar de uitgaande factuur, omdat die van u is. De inkoopkant is lastiger, want daar bepaalt een ander wanneer er iets binnenkomt en in welke vorm. Zodra beide partijen per transactie melden, ontstaat er een vergelijking: uw melding naast die van uw leverancier. Verschillen die nu binnen een kwartaal gladstrijken, worden dan zichtbaar.
Precies daar zit het praktische probleem. Een deel van uw inkoopstroom ontstaat niet in een systeem maar in een hand: een bon bij de groothandel, een afleverbewijs op de bouwplaats, een tankpas, een parkeerkaart. Die documenten reizen mee in een busje en komen weken later boven water. Dat werkte zolang de afsluiting het ritme bepaalde.
Hoe wij dit bouwen
Het document is hier de eenheid en het moment van vastleggen is de winst. Komt een bon binnen op de dag zelf, dan is de rest administratie.
We kijken wie welke bon in handen krijgt en wat er nu mee gebeurt. Bij de meeste bedrijven zijn dat drie of vier plekken en is er per plek een andere gewoonte.
Foto maken, koppelen aan een order of project, klaar. Elke extra stap kost gebruik, en een app die niet gebruikt wordt, verplaatst het probleem niet maar verdubbelt het.
Bedrag, leverancier en datum worden voorgesteld en door een mens bevestigd. Automatisch verwerken zonder bevestiging levert fouten op die later zichtbaar gemeld zijn.
De app is een invoerkanaal en geen tweede boekhouding. Wat vastligt, gaat door naar het systeem waar de aangifte en de rapportage uit komen.
Wat de app concreet doet
De app doet weinig en dat weinige moet in één handeling passen. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoe uw inkoopstroom ontstaat.
Bon vastleggen op het moment zelf
Foto met tijdstip en locatie, direct gekoppeld aan een order, project of kostenplaats. Een bon die dezelfde dag binnenkomt, is een administratieve handeling; een bon van vier weken oud is een zoektocht.
Herkenning met bevestiging
Bedrag, datum, leverancier en btw worden voorgesteld en door de gebruiker bevestigd. Voorstellen werkt; automatisch doorboeken zonder controle levert precies de fouten op die straks zichtbaar worden gemeld.
Goedkeuren onderweg
Een leidinggevende ziet wat er te beoordelen is en keurt goed of af met een reden. Zolang goedkeuren aan een bureau hangt, bepaalt de agenda van één persoon uw doorlooptijd.
Volledig offline werken
Vastleggen gaat door zonder verbinding en synchroniseert later, met per document zichtbaar of dat is gelukt. In een parkeergarage of op een bouwplaats is dat de normale situatie.
Ontbrekende stukken zichtbaar
Een order zonder bon, een bon zonder order, een bedrag dat afwijkt van de bestelling. Het systeem toont het gat terwijl er nog iets aan te doen is.
Doorgeven aan uw administratie
Wat is vastgelegd, gaat via koppelingen naar uw ERP of boekhouding. De rapportagekant zelf staat op ViDA-software.
Voor wie wij bouwen
Waar documenten ontstaan verschilt sterk per bedrijf. Vier situaties.
Bouw en installatie
Materiaal wordt op de bouwplaats afgeleverd en de bon gaat naar de uitvoerder. Koppelen aan het juiste project is hier belangrijker dan de bon zelf, want zonder project is nacalculatie een schatting.
Servicebedrijven met busvoorraad
Monteurs kopen onderweg bij de groothandel. De bon reist mee in het busje en komt bij de volgende schoonmaakbeurt boven water, meestal na de afsluiting. Zie ook de buitendienstapp, waar dit onderdeel bij past.
Transport en distributie
Tankbonnen, tolbonnen en veerbewijzen ontstaan onderweg en over de grens. Bij grensoverschrijdend verkeer telt bovendien dat de tegenpartij in een andere lidstaat meldt.
Kantoren met veel kleine uitgaven
Reiskosten, abonnementen en losse aankopen zijn per stuk klein en samen groot. Wat hier misgaat, is niet het bedrag maar het ontbrekende bewijsstuk.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is een invoerkanaal van uw administratie en geen zelfstandig systeem. Wat hij vastlegt, komt terecht in de bron waaruit de aangifte en de rapportage worden opgebouwd.
Waarom Appfront
De maandafsluiting verliest haar functie
Bij rapportage per transactie is verzamelen achteraf te laat. Wij verplaatsen het vastleggen naar het moment waarop het document ontstaat.
Documenten ontstaan waar geen bereik is
Parkeergarages, bouwplaatsen, magazijnen. Offline is daarom het uitgangspunt en niet het noodgeval.
Herkennen is voorstellen, niet beslissen
Wij laten een mens bevestigen. Een fout die automatisch is doorgeboekt en daarna gemeld, is duurder dan de seconde die bevestigen kost.
Geen tweede administratie
De app schrijft door naar uw bestaande pakket via koppelingen. Twee plekken waar dezelfde bon staat, lopen gegarandeerd uit elkaar.
Security en privacy
Een toestel met inkoopdocumenten bevat meer dan het lijkt: leveranciersnamen, prijzen, projectnamen en soms klantgegevens op een afleverbon. Die toestellen gaan mee naar buiten en worden gedeeld tussen ploegen. Wij koppelen rechten daarom aan de gebruiker en niet aan het toestel, bewaren offline alleen wat nog niet is verwerkt, en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld.
Aan de administratieve kant geldt een eis die met ViDA zwaarder wordt. Het originele beeld van een bon is uw bewijsstuk en moet onwijzigbaar bewaard blijven naast de gegevens die eruit zijn gehaald, met de bewaartermijn die de belastingdienst stelt. Wij bewaren daarom het beeld zoals het is vastgelegd en registreren wie welke waarde heeft bevestigd of gewijzigd. Een systeem dat alleen de uiteindelijke boeking kent, kan bij een controle niet laten zien waar die vandaan komt. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de bonnen- en goedkeuringsapp
ViDA verplaatst de btw-informatie van een periodieke aangifte naar een melding per transactie. Daarmee verdwijnt de ruimte waarin ontbrekende stukken later worden aangevuld. Een bon die pas bij de afsluiting boven water komt, is dan te laat, en bij de meeste bedrijven ontstaat een deel van die stukken buiten kantoor.
Herkenning stelt bedrag, datum, leverancier en btw voor, en dat werkt goed op nette bonnen. Wij laten een mens bevestigen in plaats van automatisch doorboeken, omdat een fout die eenmaal is gemeld zichtbaar gecorrigeerd moet worden. Bevestigen kost een seconde en voorkomt dat.
Ja, dat is het uitgangspunt. Foto, koppeling en bevestiging gebeuren lokaal en synchroniseren zodra er verbinding is, met per document zichtbaar of dat is gelukt. Zonder die werking mist u juist de plekken waar de meeste losse bonnen ontstaan.
Meestal wel, en dat verdient de voorkeur boven een tweede app op hetzelfde toestel. Een buitendienstapp heeft de inlog, de projecten en de offline werking al; het vastleggen van documenten komt daar als onderdeel bij.
Nee, en dat is bewust. De app is een invoerkanaal; boeken, aangifte en rapportage blijven in uw bestaande pakket. Wat wij bouwen is de brug tussen het moment waarop een document ontstaat en het systeem waarin het thuishoort.
Die zijn juist de reden om vroeg te beginnen. Andere btw-tarieven, andere notaties en een tegenpartij die in een andere lidstaat meldt. Wij leggen het originele beeld vast en laten de gebruiker bevestigen, zodat de administratie later kan bepalen hoe de transactie behandeld moet worden.
Deze app gaat over de inkomende kant en over documenten die buiten kantoor ontstaan. De ViDA-software gaat over de uitgaande factuur volgens EN 16931 en over de rapportage per transactie. Ze delen dezelfde administratie en niet dezelfde gebruikers.
Dat hangt af van het aantal documentsoorten, of goedkeuring meemoet en met welk pakket wordt gekoppeld. Vastleggen met foto en koppeling is doorgaans snel bruikbaar; herkenning en de goedkeuringsstroom kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Bonnen die te laat binnenkomen?
Kijk in de laatste afsluiting hoeveel inkoopdocumenten ouder waren dan twee weken op het moment dat ze werden verwerkt. Dat aantal is straks uw probleem. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.