Software voor douaneregelingen en inschrijving laten maken
Bij een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever ontstaat de douaneschuld op het moment dat u iets in uw eigen systeem zet. Niet bij het versturen van een bericht: bij de inschrijving. Dat maakt uw administratie geen voorbereiding op de aangifte maar de aangifte zelf, met alle eisen die daarbij horen.
Wat de vergunning van uw systeem vraagt
De vergunning wordt alleen verleend voor bijzondere regelingen: douane-entrepot, tijdelijke invoer, bijzondere bestemming, actieve veredeling en passieve veredeling. En alleen aan wie voor die regeling zelf al een vergunning heeft. Er zitten dus altijd twee vergunningen op elkaar gestapeld, en de voorwaarden van beide gelden tegelijk. Dat is de eerste plek waar systemen tekortschieten: ze kennen de aangifte wel en de vergunning niet.
De inschrijving is het juridische moment. Vanaf dat punt loopt de termijn voor de aanvullende aangifte, die uiterlijk op de tiende dag na de inschrijving moet zijn ingediend. In Nederland is het tijdvak één kalenderdag en gaan de aanvullende aangiften voor dat tijdvak in één keer weg. Een zending die op de verkeerde dag is ingeschreven, zit dus in de verkeerde bundel, en dat merkt u pas als het bericht al weg is.
De eis aan de administratie zelf is expliciet: zij moet zo zijn ingericht dat gegevens juist, tijdig en volledig worden vastgelegd. In de praktijk betekent dat drie dingen die zelden allemaal geregeld zijn. Het tijdstip van inschrijving moet vastliggen en niet achteraf verschuiven. Wat er is ingeschreven moet compleet zijn op het moment zelf. En de vergunningsvoorwaarden moeten worden getoetst voordat er iets in gaat, niet erna.
Hoe wij dit bouwen
De inschrijving is het scharnierpunt. Alles ervoor is toetsing en alles erna is verantwoording.
Elke vergunning met haar nummer, geldigheid, goederensoorten en voorwaarden. Zolang die in een pdf zitten, kan er niets tegen worden getoetst.
Valt deze goederensoort onder de vergunning, is de regeling toegestaan, is de termijn nog geldig. Na de inschrijving is een fout een correctie met een melding, geen aanpassing.
Alle inschrijvingen van een dag horen in één aanvulling. Het systeem sluit het tijdvak en laat zien wat er in zit voordat het weggaat.
De klok begint bij de inschrijving en niet bij het opmaken van de aanvulling. Dat is precies het verschil dat in agenda's misgaat.
Wat de software concreet doet
Het vergunningenregister met de inschrijving draagt alles. Wat u daarnaast nodig heeft, hangt af van welke regelingen u voert.
Vergunningen met hun voorwaarden
Nummer, geldigheid, toegestane goederen en de bijzondere voorwaarden, als gegeven en niet als bijlage. Dat is wat er getoetst moet worden voordat er iets wordt ingeschreven.
Toetsing vooraf in plaats van correctie achteraf
Het systeem controleert de goederensoort, de regeling en de geldigheid vóór de inschrijving. Na dat moment is een fout een correctie met alles wat daarbij hoort.
De termijn vanaf de inschrijving
De klok loopt vanaf het moment van inschrijven. Het systeem bewaakt die termijn per tijdvak, zodat niemand daar een agenda voor nodig heeft.
Tijdvak sluiten en aanvullen
Alle inschrijvingen van een dag samengebracht in één aanvullende aangifte, met een controle op wat er in zit voordat het weggaat.
Entrepotvoorraad met de regeling erbij
Bij een entrepot of veredeling hangt aan elke partij een regeling en een termijn. Voorraad zonder die informatie is voor de douane geen voorraadadministratie.
Aansluiten op uw eigen systemen
Ontvangst, voorraad en verzending komen uit uw bestaande systemen via koppelingen. Een tweede invoer levert een tweede waarheid op, en hier is die waarheid de aangifte.
Voor wie wij bouwen
De regeling bepaalt waar het knelt. Vier situaties.
Douane-entrepot en opslag
Veel bewegingen en lange verblijfsduur. De voorraadadministratie is hier de kern, want die moet op elk moment aansluiten bij wat de douane in haar systeem heeft staan.
Actieve veredeling en bewerking
Materiaal komt binnen onder schorsing en gaat bewerkt weer weg. Het opbrengstpercentage en de aanzuiveringstermijn zijn de punten waar het misgaat. Voor het vervoer eromheen is er transportsoftware.
Import met vereenvoudigde procedure
Grote aantallen zendingen en korte doorlooptijd. Hier telt vooral dat het tijdvak sluitend is en de aanvulling op tijd weggaat. Zie ook software voor douaneaangiften in DMS.
Douane-expediteurs en vertegenwoordigers
U handelt namens meerdere opdrachtgevers, elk met eigen vergunningen. Per klant de juiste voorwaarden toetsen is dan geen luxe maar de kern van uw aansprakelijkheid. Voor de luchtzijde is er luchtvrachtsoftware.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Vergunningsvoorwaarden, berichtversies en termijnen veranderen. Alles daarvan hoort instelbaar te zijn en met historie bewaard, want u moet ook een oude inschrijving kunnen verantwoorden.
Waarom Appfront
De vergunning hoort in het systeem
Wij leggen voorwaarden vast als gegeven waar tegen getoetst kan worden. In een pdf doet een voorwaarde niets.
Toetsen vóór het juridische moment
Wij zetten de controle vóór de inschrijving. Daarna is een fout een correctie met melding en niet langer een aanpassing.
Uw administratie is de aangifte
Wij bouwen daarom met de eisen die bij bewijs horen: vast tijdstip, geen stille aanpassingen, volledige vastlegging op het moment zelf.
De klok begint eerder dan mensen denken
Wij laten de termijn lopen vanaf de inschrijving en niet vanaf het opmaken van de aanvulling. Dat verschil kost anders een te late aangifte.
Security en privacy
Douanegegevens raken aan uw inkoop, uw marges en uw afnemers. Bij een vertegenwoordiger komt daar nog bij dat de gegevens van verschillende opdrachtgevers strikt gescheiden moeten blijven. Wij zetten toegang per opdrachtgever en per vergunning, en leggen elke inzage vast.
Bij dit onderwerp is de vastlegging niet ondersteunend maar juridisch. De inschrijving is de aangifte, dus een tijdstip dat achteraf verschuift of een regel die stil wordt bijgewerkt, raakt direct aan wat u heeft aangegeven. Wij leggen inschrijvingen daarom onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon, en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Bij een controle is dat het verschil tussen een administratie en een bewering. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over DMS en vergunningen
Het is een vereenvoudiging waarbij u goederen aangeeft door ze in uw eigen administratie te plaatsen, in plaats van per zending een aangiftebericht te sturen. De douaneschuld ontstaat op het moment van die inschrijving. Daarna volgt een aanvullende aangifte over het tijdvak. De precieze voorwaarden staan in uw eigen vergunning.
Voor de bijzondere regelingen: douane-entrepot, tijdelijke invoer, bijzondere bestemming, actieve veredeling en passieve veredeling. En alleen wanneer u voor die regeling zelf al een vergunning heeft. Er liggen dus altijd twee vergunningen op elkaar, met voorwaarden die tegelijk gelden.
Uiterlijk op de tiende dag na de inschrijving. In Nederland is het tijdvak één kalenderdag en worden de aanvullende aangiften voor dat tijdvak in één keer ingediend. Belangrijk detail: de klok begint bij de inschrijving en niet bij het opmaken van de aanvulling. Controleer de precieze termijnen in uw vergunning.
Die pagina gaat over het indienen van aangiften nu het oude aangiftesysteem is vervangen: berichten, statussen en aangiften die blijven hangen. Deze pagina gaat over de laag daarvoor: welke vergunningen u heeft, wat die toestaan, en de administratie die bij een vereenvoudiging zelf de aangifte is.
Waarschijnlijk op één punt: het moment van inschrijving moet vastliggen en niet achteraf kunnen schuiven. Veel voorraadsystemen boeken met een boekdatum die iemand kan aanpassen, en dat is voor deze regeling ongeschikt. Wat er verder aan gegevens nodig is, staat in uw vergunning en in de toelichting van de Douane.
Ja, en voor een vertegenwoordiger is dat de kern. Elke opdrachtgever heeft eigen vergunningen met eigen voorwaarden, en die moeten strikt gescheiden blijven. Wij zetten toegang en toetsing per opdrachtgever, zodat een medewerker niet per ongeluk onder de verkeerde vergunning inschrijft.
Dan is het een correctie en geen aanpassing, want het juridische moment is al geweest. Uw systeem moet die correctie kunnen vastleggen naast de oorspronkelijke regel, met reden en tijdstip. Hoe u de correctie richting de Douane afhandelt, hangt af van het geval; stem dat af met uw douaneadviseur.
Dat hangt af van welke regelingen u voert, het aantal vergunningen en of er koppelingen nodig zijn met uw voorraad- en verzendsystemen. Het vergunningenregister met de toetsing vooraf is doorgaans snel bruikbaar en haalt het grootste risico weg; de aanvullende aangifte per tijdvak kost meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Weten of uw inschrijving vaststaat?
Zoek een inschrijving van vorige maand op en kijk of het tijdstip nog het oorspronkelijke is of een boekdatum die iemand heeft gezet. Dat verschil bepaalt of u een administratie heeft of een bewering. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.