Crediteurenbeheer software laten maken

Crediteurenbeheer software, ook wel accounts payable software, ondersteunt het hele proces rond inkoopfacturen: inkomende facturen ontvangen en herkennen, controleren tegen inkooporder en ontvangst, laten goedkeuren via een workflow, klaarzetten voor betaling in batches via SEPA en wegboeken in de boekhouding of het ERP. Maatwerk software laat u dit proces inrichten zoals uw eigen autorisatieregels, betaaltermijnen en organisatiestructuur dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket. Het doel is een snelle, controleerbare en foutarme verwerking van leveranciersfacturen.

Een 3-way match is de controle waarbij een inkoopfactuur automatisch wordt vergeleken met de bijbehorende inkooporder en de geregistreerde ontvangst van goederen of diensten. Komen aantal, prijs en leverancier overeen, dan kan de factuur grotendeels automatisch worden afgehandeld. Wijkt iets af, dan gaat de factuur naar een uitzonderingenwerkstroom voor handmatige beoordeling. Dit voorkomt dat u te veel, dubbel of voor niet-geleverde zaken betaalt en het maakt de verwerking sneller en beter controleerbaar. Wij richten de matchregels en toleranties in op uw eigen inkoop- en goedkeuringsbeleid.

Ja. Inkomende facturen komen in de praktijk in veel vormen binnen: als PDF per e-mail, als papier dat wordt gescand, of als gestructureerde e-factuur. Wij bouwen factuurherkenning met OCR die kopgegevens en regels uitleest, en verwerken gestructureerde e-facturen volgens standaarden als UBL en Peppol direct in. Herkende gegevens worden gevalideerd en, waar nodig, ter controle voorgelegd aan een medewerker. Zo verlaagt u handmatig overtypen en houdt u de brondocumenten bij het dossier.

Wij bouwen maatwerk. Crediteurenprocessen verschillen sterk per organisatie: in autorisatieschema's, kostenplaatsstructuur, betaaltermijnen, het aantal entiteiten en de manier waarop inkoop en ontvangst zijn geregeld. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke proces en kan meegroeien als uw organisatie of administratie verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Ja. Crediteurenbeheer software werkt zelden op zichzelf. Wij koppelen via API of bestandsuitwisseling aan uw boekhoud- of ERP-pakket voor het synchroniseren van leveranciers, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, inkooporders en het wegboeken van goedgekeurde facturen. Betalingen zetten we klaar als SEPA-betaalbestand of via een koppeling met uw bank. We stemmen de richting en frequentie van elke koppeling af op uw administratieve processen, zodat uw grootboek en crediteurenstand op elkaar blijven aansluiten.

Goedgekeurde facturen lopen langs een workflow die de juiste goedkeurder bepaalt op basis van bedrag, kostenplaats of leverancier, met functiescheiding tussen wie invoert, goedkeurt en betaalt. Goedkeuren kan ook mobiel. Vervolgens worden facturen die betaalbaar zijn gebundeld in betaalbatches met aandacht voor betaaltermijn en eventuele kortingen, en geëxporteerd als SEPA-bestand of via een bankkoppeling. Elke stap wordt vastgelegd in een audittrail, zodat te allen tijde navolgbaar is wie wat heeft goedgekeurd en betaald.

Bij betalingsverkeer is functiescheiding essentieel. Wij richten rolgebaseerde autorisatie in zodat dezelfde persoon niet zowel een leverancier kan aanmaken of wijzigen, een factuur kan goedkeuren en de betaling kan vrijgeven. Wijzigingen op leveranciers en bankrekeningnummers leggen we vast en kunnen we onder vier-ogen-controle plaatsen, als bescherming tegen fraude. Een sluitende audittrail van inzage, mutaties en goedkeuringen ondersteunt uw interne controle en de jaarlijkse accountantscontrole.

Deze pagina gaat over crediteurenbeheer: uw inkomende leveranciersfacturen en uitgaande betalingen. De andere kant van het grootboek, dus openstaande vorderingen, herinneringen, aanmaningen en het incassotraject van uw eigen klanten, valt onder debiteurenbeheer. Daarvoor bouwen wij aparte maatwerk software. Bekijk hiervoor onze pagina over incasso software laten maken. Veel organisaties laten beide kanten op elkaar aansluiten, zodat crediteuren- en debiteurenadministratie samen een compleet financieel beeld geven.