NLCIUS-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen die e-facturen maken en inlezen volgens NLCIUS, de Nederlandse invulling van de Europese norm voor e-facturen. NLCIUS is verplicht voor facturen aan de Nederlandse overheid en wordt steeds vaker gevraagd tussen bedrijven. Wij zorgen dat uw eigen facturatiesysteem een factuur maakt die aan de regels voldoet, die vóór verzending controleert, en ontvangen e-facturen inleest in uw administratie.
Wat is een NLCIUS-koppeling?
NLCIUS is de Nederlandse invulling van de Europese norm voor e-facturen, EN 16931. Een factuur volgens NLCIUS is een gestructureerd bestand, meestal in UBL, met vaste velden en regels: welke gegevens verplicht zijn, hoe ze worden vastgelegd en hoe ze worden gecontroleerd. Voor facturen aan de Nederlandse overheid is NLCIUS verplicht, en ook tussen bedrijven wordt het steeds vaker gevraagd. Voor het versturen wordt vaak Peppol gebruikt; NLCIUS gaat over de inhoud.
Een standaard boekhoudpakket maakt vaak al e-facturen. Maar bij bedrijven met een eigen facturatiesysteem, een eigen ERP of een orderplatform ontbreekt dat. Een factuur aan de overheid wordt dan als pdf gestuurd en komt terug. Of een e-factuur wordt afgekeurd om een veld dat ontbreekt, en niemand ziet waarom. En aan de ontvangende kant worden e-facturen alsnog als pdf geopend en overgetypt.
Wij bouwen maatwerk omdat de koppeling moet aansluiten op uw systeem: waar de gegevens van een factuur vandaan komen, welke klanten e-facturen vragen, welk kanaal u gebruikt voor verzending, en waar ontvangen facturen heen moeten. Wat de regels voor uw facturen vragen, controleren we tegen de validatieregels van NLCIUS.
Factuur volgens de norm
Facturen uit uw eigen systeem omgezet naar UBL volgens NLCIUS, met alle verplichte gegevens.
Gecontroleerd vooraf
Validatie tegen de regels vóór verzending, zodat een factuur niet wordt afgekeurd bij de ontvanger.
Ontvangen en verwerkt
Ontvangen e-facturen ingelezen in uw boekhouding of inkoopsysteem, zonder overtypen.
Hoe wij uw NLCIUS-koppeling bouwen
We beginnen bij uw facturen: uit welk systeem komen ze, wie vraagt e-facturen, en hoe verstuurt en ontvangt u nu.
Uw facturatiesysteem, de gegevens per factuur, uw klanten en het kanaal voor verzending.
Facturen naar UBL volgens NLCIUS, en controle tegen de validatieregels.
Verzending via Peppol of een ander kanaal, en ontvangen e-facturen inlezen.
Testen met echte facturen en ontvangers, livegang, en beheer bij nieuwe versies van de regels.
Wat een NLCIUS-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke NLCIUS-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw rol.
Omzetten
Facturen uit uw systeem naar UBL volgens NLCIUS.
Validatie
Controle tegen de validatieregels vóór verzending.
Verzenden
Verzending via Peppol of het kanaal dat de ontvanger vraagt.
Ontvangen
Ontvangen e-facturen ingelezen in boekhouding of inkoop.
Meldingen
Een melding met de reden als een factuur wordt afgekeurd.
Logboek
Per factuur wat is verzonden of ontvangen, en met welk resultaat.
Voor wie wij een NLCIUS-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties waar het standaardpakket geen e-facturen maakt.
Leveranciers van de overheid
Facturen aan overheidsorganisaties. Een factuur die niet terugkomt is de kern.
Bedrijven met een eigen ERP
Facturen uit een eigen systeem. Omzetten en valideren tellen het meest.
Organisaties die ontvangen
Veel inkoopfacturen. Inlezen zonder overtypen is wat nodig is.
Leveranciers van software
Facturatie in het eigen product. Ondersteuning van de norm is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de inhoud van e-facturen volgens NLCIUS. Voor het versturen via het Peppol-netwerk is er onze pagina over een Peppol-koppeling, voor de boekhouding onze pagina over een Exact Online-integratie, en voor inkoopfacturen onze pagina over crediteurenbeheer. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Voor orders, pakbonnen en catalogi in UBL, naast de factuur, is er onze pagina over een UBL-koppeling.
Waarom Appfront voor uw NLCIUS-koppeling?
Een factuur die wordt afgekeurd, wordt later betaald. Daar bouwen we op: facturen volgens de norm, gecontroleerd vóór verzending, en ontvangen facturen die vanzelf in de administratie komen.
Niet afgekeurd
Validatie vooraf vangt wat de ontvanger zou afkeuren.
Geen pdf's overtypen
Ontvangen e-facturen komen vanzelf in de administratie.
Klaar voor de overheid
Facturen aan de overheid in het formaat dat wordt gevraagd.
Security en privacy bij een NLCIUS-koppeling
De koppeling verwerkt facturen met gegevens van klanten, leveranciers en bedragen. Toegangsgegevens voor verzendkanalen worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en een logboek van elke factuur.
Veelgestelde vragen over een NLCIUS-koppeling
Vragen die bedrijven stellen voordat ze hiermee beginnen.
NLCIUS is de Nederlandse invulling van de Europese norm voor e-facturen, EN 16931. Ze legt vast welke gegevens een e-factuur moet bevatten en hoe die worden gecontroleerd, meestal in het UBL-formaat. Een factuur volgens NLCIUS kan door de ontvanger automatisch worden ingelezen, zonder dat iemand een pdf overtypt.
NLCIUS gaat over de inhoud van de factuur. Peppol is een netwerk om e-facturen te versturen. Vaak worden ze samen gebruikt: een factuur volgens de regels, verzonden via Peppol.
Voor facturen aan de Nederlandse overheid worden e-facturen volgens de norm gevraagd. Tussen bedrijven is het nog niet overal verplicht, maar grote klanten vragen het steeds vaker. Wat voor u geldt, bepaalt u met uw adviseur.
Ja. Elke factuur wordt gecontroleerd tegen de validatieregels voordat hij wordt verzonden, met een duidelijke melding als er iets ontbreekt of niet klopt, zoals een ontbrekend btw-nummer, een ordernummer van de klant of een fout in de bedragen. Zo wordt de fout hersteld voordat de klant hem ziet.
Ja. Ontvangen e-facturen worden ingelezen in uw boekhouding of inkoopsysteem, met leverancier, bedragen en regels, zonder overtypen. Facturen die niet kunnen worden ingelezen, staan klaar ter beoordeling, met de reden.
Ja, dat is juist waar deze koppeling voor is. We halen de gegevens uit uw systeem en zetten ze om. Een standaard boekhoudpakket heeft dit vaak al ingebouwd. Welke gegevens uit uw systeem nodig zijn en welke nog ontbreken, bekijken we in de eerste stap.
De validatieregels krijgen soms een nieuwe versie. In het beheer passen we de koppeling daarop aan, zodat uw facturen blijven voldoen.
E-facturen die niet terugkomen?
Vertel ons uit welk systeem uw facturen komen, wie e-facturen vraagt en hoe u nu verstuurt en ontvangt. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.