Whitevision-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met Whitevision, de software voor het automatisch verwerken van documenten zoals inkoopfacturen, orderbevestigingen, pakbonnen en servicemeldingen. Whitevision leest documenten uit en herkent gegevens. Wij verbinden het met uw eigen systemen: stamgegevens zoals leveranciers, orders en artikelen naar Whitevision voor een betere herkenning, en de uitgelezen gegevens terug naar uw ERP, eigen software of goedkeuringsflow. Zodat een uitgelezen document direct wordt verwerkt waar het hoort, en niemand overtypt wat de software al heeft gelezen.
Wat is een Whitevision-koppeling?
Whitevision is Nederlandse software voor het automatisch verwerken van documenten, met herkenning van onder meer inkoopfacturen, orderbevestigingen, pakbonnen en orderformulieren. Het leest de gegevens uit het document en kan ze controleren tegen wat al bekend is. De waarde zit in wat er daarna gebeurt: de gegevens moeten in het systeem terechtkomen waar het werk verder gaat.
Voor veel boekhoud- en ERP-pakketten zijn er standaardkoppelingen. Wie een eigen ERP, een branchepakket of eigen software gebruikt, zit met een gat: de documenten zijn uitgelezen, maar iemand zet ze alsnog met de hand over, of de matching tegen orders werkt niet omdat de ordergegevens niet in Whitevision staan.
Wij bouwen maatwerk omdat de koppeling moet aansluiten op uw systemen: welke documenten u verwerkt, welke stamgegevens de herkenning nodig heeft, waar de uitgelezen gegevens heen moeten, hoe goedkeuring bij u loopt, en wat er gebeurt bij een afwijking. Welke koppelmogelijkheden Whitevision biedt, bekijken we in de eerste stap samen met uw situatie. Vaak begint het met één documentsoort, meestal de inkoopfacturen, en volgen orderbevestigingen en pakbonnen daarna. Zo ziet u snel hoeveel documenten zonder tussenkomst worden verwerkt, en waar de stamgegevens nog beter moeten om de herkenning te verbeteren.
Stamgegevens naar Whitevision
Leveranciers, orders, ontvangsten en artikelen uit uw systemen, zodat documenten beter worden herkend en gematcht.
Gegevens naar uw systeem
Uitgelezen gegevens van facturen, orderbevestigingen en pakbonnen direct in uw ERP of eigen software.
Afwijkingen in beeld
Documenten die niet matchen of niet worden herkend, met de reden, bij de medewerker die het oplost.
Hoe wij uw Whitevision-koppeling bouwen
We beginnen bij uw documenten: welke soorten, hoeveel, waar moeten de gegevens heen, en waar wordt nu nog overgetypt.
Uw documentsoorten, volumes, de systemen waar de gegevens heen moeten, en de goedkeuring.
Leveranciers, orders, ontvangsten en artikelen uit uw systemen naar Whitevision, periodiek bijgewerkt.
Uitgelezen en gematchte gegevens naar uw ERP of software, met status en afwijkingen per document.
Testen met echte documenten, bewaking, logboek, en beheer bij wijzigingen van uw systemen.
Wat een Whitevision-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke Whitevision-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw documenten en systemen.
Stamgegevens
Leveranciers, grootboek, kostenplaatsen en artikelen naar Whitevision.
Orders en ontvangsten
Inkooporders en ontvangsten voor de matching van facturen.
Facturen
Uitgelezen inkoopfacturen met regels naar ERP of boekhouding.
Andere documenten
Orderbevestigingen, pakbonnen en formulieren naar het juiste systeem.
Afwijkingen
Niet herkende of niet gematchte documenten met reden, bij de juiste medewerker.
Logboek
Per document wat er is ontvangen, verwerkt en doorgezet.
Voor wie wij een Whitevision-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties waar documenten worden uitgelezen maar niet vanzelf in het eigen systeem landen.
Groothandels
Veel inkoopfacturen en orderbevestigingen. De matching met orders is de kern.
Productiebedrijven
Facturen en pakbonnen tegen ontvangsten. De koppeling met het ERP telt het meest.
Zorginstellingen
Facturen met veel kostenplaatsen. De stamgegevens zijn wat nodig is.
Organisaties met eigen software
Een eigen systeem voor inkoop of administratie. De gegevens terug zijn de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met Whitevision. Voor het proces rond inkomende facturen is er onze pagina over crediteurenbeheersoftware, voor boekhouding onze pagina over een Exact Online-integratie, en voor inkoop onze pagina over een inkoopplatform. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw Whitevision-koppeling?
Een document dat is uitgelezen maar alsnog wordt overgetypt, levert niets op. Daar bouwen we op: gegevens die vanzelf landen, matching die werkt, en afwijkingen die opvallen.
Geen overtypen
Wat Whitevision leest, komt vanzelf in uw systeem.
Betere herkenning
Met uw stamgegevens herkent en matcht Whitevision meer documenten automatisch.
Uitzonderingen bij de juiste persoon
Wat niet klopt, gaat naar wie het kan oplossen, met de reden erbij.
Security en privacy bij een Whitevision-koppeling
De koppeling verwerkt facturen, bankgegevens van leveranciers en inkoopgegevens. Sleutels worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt, met alleen de rechten die nodig zijn.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en een logboek van elk bericht.
Veelgestelde vragen over een Whitevision-koppeling
Vragen die organisaties stellen voordat ze hiermee beginnen.
Whitevision is Nederlandse software voor het automatisch verwerken van documenten, zoals inkoopfacturen, orderbevestigingen, pakbonnen en orderformulieren, met herkenning van de gegevens in het document.
Omdat de uitgelezen gegevens in uw eigen systeem moeten landen, en de herkenning beter werkt met uw stamgegevens. Voor veel pakketten zijn er standaardkoppelingen; voor een eigen ERP of branchepakket is maatwerk nodig.
Meestal leveranciers, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en, voor matching, inkooporders en ontvangsten. Welke precies, hangt af van de documenten die u verwerkt. Hoe actueler die gegevens zijn, hoe meer documenten zonder tussenkomst kunnen worden verwerkt.
Ja, als orders en ontvangsten uit uw systeem beschikbaar zijn. Dan kan een factuur worden vergeleken met wat is besteld en ontvangen.
Het komt met de reden bij de medewerker die het oplost, in Whitevision of in uw eigen systeem, afhankelijk van hoe u werkt.
Via de koppelmogelijkheden van Whitevision en de koppelvlakken van uw eigen systemen. Welke route past, bekijken we in de eerste stap.
Vaak wel, als uw boekhoud- of ERP-pakket in de lijst staat. Maatwerk heeft zin bij een eigen ERP, een branchepakket, eigen software, of als u meer wilt dan de standaardkoppeling doet.
Uitgelezen documenten die vanzelf in uw systeem landen?
Vertel ons welke documenten u verwerkt, met welke systemen u werkt en waar nu wordt overgetypt. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.