UBL-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met UBL, de internationale standaard voor zakelijke documenten zoals orders, orderbevestigingen, pakbonnen, catalogi en facturen. Veel handelspartners, overheden en platforms vragen UBL. Wij zorgen dat uw eigen systeem die documenten maakt en leest: orders van klanten inlezen, bevestigingen en pakbonnen terugsturen, catalogi aanleveren en facturen van leveranciers verwerken.
Wat is een UBL-koppeling?
UBL, Universal Business Language, is een internationale standaard voor zakelijke documenten in XML. Het beschrijft niet alleen de factuur, maar ook de order, de orderbevestiging, de pakbon, de catalogus en meer. Veel afspraken bouwen erop voort: de Nederlandse regels voor e-facturen gebruiken UBL, en ook het Peppol-netwerk verstuurt UBL-documenten, voor facturen en in toenemende mate voor orders.
Voor een bedrijf met een eigen ordersysteem betekent dat: een grote klant stuurt orders in UBL, en die worden nu met de hand ingevoerd. De klant vraagt een orderbevestiging en een pakbon in UBL, en die komen er niet. Een platform wil een catalogus in UBL. En aan de inkoopkant sturen leveranciers facturen in UBL die als pdf worden geopend en overgetypt. Elk document is een ander type, met eigen regels per handelspartner.
Wij bouwen maatwerk omdat de koppeling moet aansluiten op uw systemen en partners: welke documenten u uitwisselt, met welke klanten en leveranciers, welke afspraken die hebben bovenop UBL, en via welk kanaal. Voor facturen volgens de Nederlandse regels en voor het versturen via Peppol zijn er eigen pagina's; deze pagina gaat over UBL als formaat voor alle documenten tussen u en uw handelspartners.
Alle documenten
Orders, orderbevestigingen, pakbonnen, catalogi en facturen in UBL, uit en naar uw eigen systeem.
Per handelspartner
De afspraken per klant of leverancier bovenop UBL vastgelegd, zodat elk document klopt voor de ontvanger.
Gecontroleerd vooraf
Controle tegen UBL en de afspraken vóór verzending, en duidelijke meldingen bij fouten.
Hoe wij uw UBL-koppeling bouwen
We beginnen bij uw documenten: welke typen, met welke partners, via welk kanaal, en waar wordt nu overgetypt.
Welke documenten, met welke handelspartners, welke afspraken en welk kanaal.
Documenten uit uw systeem naar UBL, en ontvangen UBL-documenten in uw systeem.
Controle tegen UBL en de afspraken per partner, met meldingen bij fouten.
Testen met echte partners, livegang per partner, en beheer bij nieuwe afspraken.
Wat een UBL-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke UBL-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw partners.
Orders
Orders van klanten in UBL ingelezen in uw systeem.
Bevestiging en pakbon
Orderbevestigingen en pakbonnen in UBL terug naar de klant.
Catalogi
Artikelen en prijzen als UBL-catalogus voor klanten of platforms.
Facturen
Verkoopfacturen maken en inkoopfacturen inlezen in UBL.
Controle
Controle tegen UBL en de afspraken per partner.
Logboek
Per document wat is verstuurd of ontvangen, en met welk resultaat.
Voor wie wij een UBL-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties waarvan het systeem geen UBL spreekt.
Groothandels
Orders van grote klanten in UBL. Inlezen zonder overtypen is de kern.
Fabrikanten
Pakbonnen en bevestigingen gevraagd. Het terugsturen telt het meest.
Leveranciers van de overheid
Orders en facturen via Peppol. UBL uit het eigen systeem is wat nodig is.
Inkopende organisaties
Facturen van veel leveranciers. Inlezen in de administratie is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over UBL als formaat voor zakelijke documenten. Voor e-facturen volgens de Nederlandse regels is er onze pagina over een NLCIUS-koppeling, voor het versturen via het netwerk onze pagina over een Peppol-koppeling, en voor inkoopfacturen onze pagina over crediteurenbeheer. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw UBL-koppeling?
Een order die wordt overgetypt, is een order die fout kan gaan. Daar bouwen we op: documenten in het formaat dat uw partners vragen, uit en naar uw eigen systeem, en controle voordat ze verzonden worden.
Geen overtypen
Orders en facturen komen direct in uw systeem.
Partners tevreden
Bevestigingen en pakbonnen in het gevraagde formaat.
Minder afkeur
Controle vooraf vangt fouten per partner.
Security en privacy bij een UBL-koppeling
De koppeling verwerkt orders, prijzen en facturen, vertrouwelijke gegevens van u en uw partners. Toegangsgegevens voor kanalen worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt.
De koppeling draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en een logboek van elk document.
Veelgestelde vragen over een UBL-koppeling
Vragen die bedrijven stellen voordat ze hiermee beginnen.
Universal Business Language is een internationale standaard voor zakelijke documenten in XML, zoals orders, orderbevestigingen, pakbonnen, catalogi en facturen. Veel e-factuurregels en het Peppol-netwerk bouwen erop voort.
UBL is het formaat. NLCIUS legt de Nederlandse regels vast voor e-facturen, meestal in UBL. Peppol is een netwerk om documenten te versturen. Deze pagina gaat over UBL voor alle documenten; voor NLCIUS en Peppol zijn er eigen pagina's.
De documenten die u met uw partners uitwisselt: orders, orderbevestigingen, pakbonnen, catalogi, facturen en creditnota's. We beginnen meestal met het document dat het meeste overtypen kost, vaak de order of de inkoopfactuur.
Veel partners hebben afspraken bovenop UBL, zoals verplichte referenties of eigen codes. Die leggen we per partner vast, zodat elk document klopt voor die ontvanger. Een nieuwe partner is dan een kwestie van afspraken toevoegen. Zo groeit de koppeling mee met het aantal partners, zonder dat de basis opnieuw moet.
Ja. Elk document wordt gecontroleerd tegen UBL en de afspraken van de partner, met een melding als er iets ontbreekt of niet klopt. Zo wordt de fout hersteld voordat de partner hem ziet.
Via Peppol, een platform van de klant, een portaal of een ander kanaal dat de partner vraagt. De koppeling kan meerdere kanalen naast elkaar gebruiken. Per partner ligt vast welk kanaal en welke afspraken gelden, zodat elk document de juiste weg neemt.
Ja, dat is juist waar deze koppeling voor is: systemen die zelf geen UBL spreken. Standaardpakketten hebben het vaak al ingebouwd.
Orders en facturen in UBL, zonder overtypen?
Vertel ons welke documenten u uitwisselt, met welke partners en welk systeem u heeft. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.