Rijbewijs- en Code 95-monitoring
Een chauffeur zonder geldige Code 95 mag niet rijden, en dat merkt u op de ochtend dat de rit al gepland staat. Er lopen drie klokken door elkaar: de geldigheid van het rijbewijs, de nascholingscyclus en de medische keuring. Appfront bouwt de software die die drie apart bijhoudt en op tijd signaleert bij degene die er iets aan kan doen.
Drie klokken die niet gelijklopen
Wie beroepsmatig rijdt met een C- of D-rijbewijs heeft Code 95 nodig, de vakbekwaamheidsaantekening op het rijbewijs. Die blijft geldig door elke vijf jaar 35 uur nascholing te volgen. Na afronding geeft het CBR een verklaring van nascholing af, waarmee de aantekening op het rijbewijs komt. Rijdt iemand zonder geldige Code 95, dan is hij niet inzetbaar voor beroepsvervoer.
Daarnaast loopt het rijbewijs zelf. Een groot rijbewijs is maximaal vijf jaar geldig, gerekend vanaf de dag dat het bij de gemeente is aangevraagd. Verlengen vraagt een medische keuring, en de verklaring van geschiktheid die daaruit volgt is bij een verlenging een jaar geldig. Die drie data vallen zelden samen, en juist dat maakt handmatig bijhouden foutgevoelig.
Waar het in de praktijk misgaat is niet de einddatum maar de opbouw ernaartoe. De 35 uur moet aan voorwaarden voldoen: minimaal een praktijkdag van zeven uur, van de theorie hooguit twaalf uur e-learning, en sinds 2021 mag er maar een cursus van zeven uur worden herhaald. Uren boven de 35 of behaald voor een nieuwe periode begon, schuiven niet door. Een planner die alleen op het totaal stuurt, komt er in maand achtenvijftig achter dat de samenstelling niet klopt.
Hoe wij uw certificaatmonitoring bouwen
Wij beginnen bij de regels achter de teller. Software die alleen einddata bewaakt, mist precies de fouten die pas aan het einde van een cyclus zichtbaar worden.
Welke medewerkers hebben welke rijbewijscategorieën, wie rijdt beroepsmatig en wie incidenteel. Daarbij hoort ook de vraag hoe u omgaat met uitzendkrachten en zzp-chauffeurs, want die staan niet in uw personeelsadministratie maar rijden wel op uw opdracht.
De samenstellingsregels van de 35 uur, de looptijd van de cyclus per chauffeur, en wat er gebeurt als iemand halverwege instroomt. Dat is het deel dat bepaalt of het systeem meer doet dan aftellen, en het is waar we de meeste tijd in steken.
We werken in sprints en beginnen bij het register en de signalering, want daar zit het directe risico. Uw planner en uw HR-medewerker werken mee en toetsen elke sprint aan echte chauffeurs uit uw eigen bestand.
We sluiten aan op uw personeelsadministratie en planning, zodat een chauffeur die over drie weken verloopt niet meer inplanbaar is op ritten daarna. Daarna een overdracht aan de mensen die het beheren.
Wat de software concreet doet
Zes onderdelen die samen voorkomen dat een chauffeur op de ochtend van de rit niet mag rijden. Welke u nodig heeft, hangt af van de omvang van uw wagenpark en of u met inhuur werkt.
Register per chauffeur
Rijbewijscategorieën met hun einddatum, de Code 95-cyclus met begin- en einddatum, de medische keuring en de verklaring van geschiktheid. Elk met een eigen datum, want ze lopen niet gelijk en een gedeelde vervaldatum verbergt precies de uitzonderingen.
De 35 uur met samenstelling
Niet alleen het totaal maar ook waaruit het bestaat: hoeveel praktijk, hoeveel theorie, hoeveel e-learning en welke cursus al is gevolgd. Het systeem toetst aan de voorwaarden zodat een tekort in de samenstelling opvalt op moment dat het nog te herstellen is.
Signaleren met genoeg aanloop
Een cursus plannen kost tijd en opleiders zitten vol. Het systeem waarschuwt daarom ruim voor de einddatum, bij de leidinggevende en bij de planner, en blijft waarschuwen tot er iets is ingepland.
Verlopen betekent niet inplanbaar
Een chauffeur van wie de Code 95 of het rijbewijs is verlopen, verdwijnt uit de beschikbare pool voor ritten die daar een geldige aantekening voor vragen. Een status zonder gevolg verandert niets aan wat de planner op maandagochtend doet.
Chauffeurs zien hun eigen stand
Een chauffeur ziet op zijn telefoon hoeveel uur hij heeft, waaruit die bestaan en wanneer zijn cyclus afloopt. Dat haalt een deel van de vragen bij planning weg en maakt het zijn eigen verantwoordelijkheid in plaats van een verrassing.
Dossier voor een controle
Per chauffeur de bewijsstukken bij de registratie: de verklaring van nascholing, de certificaten van de opleider en de keuringsgegevens. Bij een controle of een audit toont u dat in plaats van het bij elkaar te zoeken.
Voor wie wij bouwen
Vier situaties waarin dit speelt. Het verschil zit vooral in hoeveel chauffeurs u heeft en of u met inhuur werkt.
Transport en distributie
De kern. Veel chauffeurs, krappe planning en een cyclus die per persoon op een ander moment afloopt. Sluit dit aan op uw transportsoftware, dan ziet de planner het bij het inplannen en niet achteraf.
Bouw, infra en afvalinzameling
Chauffeurs die naast rijden ook ander werk doen, waardoor rijbewijs en Code 95 makkelijk uit beeld raken. Vaak staan er ook VCA-diploma's naast, en dan is een register voor alle bevoegdheden logischer dan twee.
Bedrijven met inhuur en uitzendkrachten
Chauffeurs die niet op uw loonlijst staan maar wel op uw opdracht rijden. Hier is een portaal waarin het uitzendbureau zelf aanlevert vaak het zwaartepunt, want u kunt hun administratie niet zelf bijhouden.
Zorgvervoer en personenvervoer
D-rijbewijs met eigen eisen, vaak in combinatie met andere bevoegdheden en met een kwetsbare doelgroep. Aantoonbaarheid richting opdrachtgever of vervoerder weegt hier zwaarder dan de interne planning.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw situatie. Het CBR en de RDW bieden geen open koppeling waarmee bedrijfssoftware de stand van een individuele chauffeur kan opvragen; wij beloven dat dus niet. Het register vult zich uit uw eigen vastlegging en uit wat uw opleiders aanleveren.
Waarom Appfront
Wij bouwen op de regel, niet op de datum
De meeste fouten ontstaan in de samenstelling van de 35 uur, niet in het aftellen naar een einddatum. Wij toetsen daarom aan de voorwaarden zodat een tekort opvalt terwijl het nog te herstellen is.
Een signaal moet ergens toe leiden
Een melding in een systeem dat niemand opent, voorkomt niets. Wij koppelen de status aan de planning, zodat een verlopende chauffeur niet meer inplanbaar is op ritten na die datum.
Naast wat er al draait
Uw HR-systeem kent de medewerkers en uw planning kent de ritten. Wij halen die op via koppelingen in plaats van een derde bestand te laten ontstaan.
Eerlijk over wat wij niet doen
Wij zijn geen opleider en geen erkende nascholingsinstelling, en wij melden niets aan bij het CBR. Wij bouwen het systeem dat bijhoudt, toetst en signaleert; het volgen en registreren van nascholing loopt via uw opleider.
Security en privacy
Dit register bevat persoonsgegevens en deels gevoelige. Rijbewijsgegevens en een verklaring van geschiktheid raken aan gezondheid: dat iemand een kortere keuringstermijn heeft gekregen, zegt iets over zijn medische situatie. Die informatie hoort niet breed rond te gaan en niet bij een planner terecht te komen die alleen hoeft te weten of iemand inzetbaar is.
Wij richten het daarom in met twee niveaus. De planner ziet een status: inzetbaar of niet, en tot wanneer. Alleen HR ziet de onderliggende documenten en data. Een gescande kopie van een rijbewijs leggen we alleen vast als u die werkelijk moet kunnen tonen, met een bewaartermijn die automatisch afloopt. Het portaal voor uitzendbureaus krijgt een eigen, beperkte rol zodat zij alleen hun eigen chauffeurs zien. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over Code 95-monitoring
Om Code 95 te behouden volgt een chauffeur elke vijf jaar 35 uur nascholing. Binnen die 35 uur is minimaal een praktijkdag van zeven uur verplicht; van de theoriecursussen mag hooguit twaalf uur e-learning zijn. Daarnaast mag er sinds september 2021 maar een cursus van zeven uur worden herhaald. Die voorwaarden zijn de reden dat alleen op het totaal sturen niet volstaat.
Nee. Uren die boven de 35 uitkomen of die zijn behaald voordat een nieuwe periode begon, tellen niet mee voor die nieuwe periode. Sparen kan dus niet. Dat is een van de dingen die wij in het systeem afdwingen, want in de praktijk gaan mensen ervan uit dat een extra gevolgde cursus wel ergens goed voor is.
Nee, en dat beloven we niet. Er is geen open koppeling waarmee bedrijfssoftware de nascholingsstand van een individuele chauffeur kan opvragen. Het register vult zich uit uw eigen vastlegging en uit de certificaten die uw opleider aanlevert. Levert uw opleider gestructureerde gegevens, dan kunnen we dat inlezen; anders is het een upload met een paar velden.
Een groot rijbewijs is maximaal vijf jaar geldig, gerekend vanaf de dag van aanvraag bij de gemeente. Verlengen vraagt een medische keuring en de verklaring van geschiktheid die daaruit volgt is bij een verlenging een jaar geldig. Dat laatste is een valkuil: wie zich te vroeg laat keuren en daarna wacht met de gemeente, kan de verklaring zien verlopen en begint opnieuw.
Dan is hij niet inzetbaar voor beroepsvervoer. Wij bouwen dat als een blokkade in de planning en niet als een melding: de chauffeur verdwijnt uit de beschikbare pool voor ritten na die datum. Een status die de planning ongemoeid laat, verandert niets aan wat er maandagochtend gebeurt, en dat is precies het scenario waarvoor u dit laat bouwen.
Ja, maar met een andere inrichting. Zij staan niet in uw personeelsadministratie, dus u kunt hun gegevens niet zelf bijhouden. De werkbare route is een portaal waarin het uitzendbureau of de chauffeur zelf aanlevert en waarin u ziet wat ontbreekt of bijna verloopt. Dat is bij inhuur vaak het meest gevraagde onderdeel.
Ons artikel over competentiebeheer gaat over vaardigheden en opleidingen breed, waar u zelf bepaalt wat er wordt bijgehouden. Deze toepassing is toegespitst op wettelijke rijbevoegdheid, waar de regels vastliggen en waar verlopen betekent dat iemand niet mag rijden. Heeft u beide, dan bouwen we meestal een register met twee stromen.
Dat hangt af van het aantal chauffeurs, of inhuur meemoet en welke koppelingen u wilt met HR en planning. Het register met signalering is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op. Het portaal voor uitzendbureaus en de koppeling met de ritplanning kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning en niet daarvoor.
Certificaatmonitoring laten bouwen?
Vertel hoeveel chauffeurs u heeft en hoe de nascholing nu wordt bijgehouden, dan denken we mee over het register, de signalering en de koppeling met uw planning. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.