Bezoekersregistratie software laten maken

Bezoekersregistratie software, ook wel visitor management software genoemd, ondersteunt het hele proces rond bezoek aan uw locatie: vooraanmelding van bezoekers, check-in via een kiosk, tablet of QR-code, het printen van een badge, het automatisch waarschuwen van de host, de acceptatie van een NDA of huisregels en de check-out aan het einde van het bezoek. Op elk moment is er een actuele aanwezigheidslijst die bij een ontruiming als evacuatielijst dient. Maatwerk software laat u dit proces inrichten zoals uw receptie, beveiliging en huisregels dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket.

Bij vooraanmelding ontvangt de bezoeker vooraf een uitnodiging met een QR-code. Bij aankomst scant de bezoeker die code bij een kiosk of tablet bij de receptie, of meldt zich aan met naam en bedrijf. De software registreert de aankomst, laat eventueel een NDA of huisregels accepteren, print een badge en waarschuwt direct de host. Zo verloopt de ontvangst snel en gecontroleerd, ook als er geen receptionist aanwezig is. We stemmen de check-in af op uw situatie: onbemande balie, bemande receptie of een combinatie.

Zodra een bezoeker incheckt, kan de host automatisch een melding krijgen via e-mail, sms of een chatbericht in Microsoft Teams of Slack. We koppelen aan het kanaal dat uw organisatie al gebruikt, zodat medewerkers de melding zien zonder een extra app te hoeven openen. De melding bevat de naam van de bezoeker, het tijdstip en de locatie, zodat de host weet dat het bezoek er is en waar.

Ja. We koppelen bezoekersregistratie aan uw toegangscontrolesysteem zodat een ingecheckte bezoeker tijdelijke toegang krijgt tot de juiste deuren, poortjes of liften, en die toegang automatisch vervalt bij check-out of aan het einde van de dag. De koppeling verloopt via de API of het koppelvlak van uw toegangssysteem. Welke integratie mogelijk is hangt af van uw leverancier; dat brengen we in de verkenningsfase in kaart voordat we bouwen.

Bezoekersgegevens zijn persoonsgegevens en vallen onder de AVG. Daarom bouwen wij privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur: u legt alleen de gegevens vast die u nodig heeft, met een vastgelegde verwerkingsgrondslag. Bezoekersgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; u stelt zelf een bewaartermijn in waarna gegevens automatisch worden geanonimiseerd of verwijderd. Wie welk bezoekersrecord inziet wordt gelogd, zodat u aantoonbaar in control bent.

De aanwezigheidslijst toont realtime wie op dat moment is ingecheckt en nog niet is uitgecheckt. Bij een ontruiming dient die lijst als evacuatielijst voor de bedrijfshulpverlening. We zorgen dat de lijst ook bruikbaar blijft als het netwerk wegvalt, bijvoorbeeld door deze beschikbaar te maken op een mobiel apparaat van de BHV of door een automatische export. De precieze opzet stemmen we af op uw ontruimingsplan en de wensen van uw BHV-organisatie.

Wij bouwen maatwerk. Bezoekersregistratie verschilt sterk per locatie: een kantoor met een bemande receptie heeft andere wensen dan een fabriek met een veiligheidsinstructie of een datacenter met strenge toegangseisen. Maatwerk software sluit aan op uw huisregels, beveiliging en bestaande systemen, en kan meegroeien als uw organisatie verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder een vaste doorlooptijd of prijs te beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

We bouwen voor uiteenlopende organisaties die bezoekers ontvangen: kantoren en bedrijven met een receptie, fabrieken en productielocaties met veiligheidsinstructies, zorginstellingen, overheidsorganisaties en datacenters met strenge toegangseisen. De software ondersteunt zowel de ontvangst aan de balie als de regie die beveiliging, facilitair en BHV nodig hebben, met aandacht voor privacy en de koppeling met bestaande toegangscontrole.