TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot laten maken
Appfront bouwt de koppeling die uw zaaksysteem, DMS of vakapplicatie verbindt met het e-depot van uw archiefdienst. Wij mappen uw velden op de TMLO-elementen, controleren per informatieobject of de verplichte metadata aanwezig is, bouwen de aggregaties van archief tot bestand op en zetten daar een SIP in ToPX-XML van klaar. Zodat niemand meer per dossier in exportlijsten en losse spreadsheets metadata zit aan te vullen.
Wat is TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot?
Een TMLO-koppeling vertaalt de gegevens uit uw zaaksysteem, DMS of vakapplicatie naar het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. De koppeling haalt per informatieobject de velden op, zet ze op de juiste TMLO-elementen, bepaalt het aggregatieniveau van archief, dossier, record en bestand en levert het geheel als ToPX-XML met de bestanden aan bij het e-depot. Objecten die niet voldoen, blijven staan met de reden erbij.
Zonder zo'n koppeling begint elke overbrenging opnieuw. Een gemeente exporteert zaken uit het zaaksysteem, legt de mapping in een spreadsheet vast en ontdekt tijdens de ingest dat velden als plaats, openbaarheid of de relatie met de selectielijst ontbreken of anders heten dan het archief verwacht. De batch wordt afgekeurd en iemand vult honderden regels met de hand aan. Bij de volgende overbrenging staat dezelfde ploeg er weer.
Wij bouwen maatwerk omdat uw mapping van uw eigen inrichting afhangt: uw zaaktypen, uw documentsoorten, uw selectielijst en de afspraken in het overdrachtsprotocol van uw archiefdienst. Die regels leggen we vast in de koppeling, inclusief de stap naar MDTO. Een generiek exportpakket kent uw zaaktypecatalogus niet en levert daarom metadata die bij de ingest alsnog stukloopt. Uw afspraken over openbaarheidsbeperkingen kent het evenmin.
Mapping op de TMLO-elementen
Per bronveld legt u vast op welk TMLO-element het landt, met vaste waarden, afleidingen en standaardwaarden waar uw bron niets vult. De mapping is per archiefvormer in te stellen.
Controle voor u aanlevert
De koppeling toetst elk object op verplichte en voorwaardelijk verplichte metagegevens, op bestandsformaat en op consistente relaties tussen de aggregatieniveaus. U ziet vooraf wat misgaat.
SIP en terugkoppeling
Goedgekeurde objecten gaan als ToPX-XML met bestanden in een SIP naar het e-depot. Per batch legt de koppeling vast wat is aangeboden, wat is geaccepteerd en welke meldingen terugkwamen.
Hoe wij uw TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot bouwen
We beginnen bij een echte export uit uw zaaksysteem en het overdrachtsprotocol van uw archiefdienst, zodat we op bestaande gegevens testen en niet op een voorbeeldbestand.
We lopen uw zaaksysteem, DMS en fileshares langs, inventariseren welke velden er werkelijk gevuld zijn en leggen naast het overdrachtsprotocol wat uw archiefdienst verplicht stelt bij overbrenging.
We bouwen de veldmapping, de vaste waarden en de structuur van archief, dossier, record en bestand. Zaaktypen, documentsoorten en selectielijstcategorieen koppelen we aan de juiste TMLO-elementen.
Uw archiefmedewerker krijgt een werkvoorraad: batches samenstellen, meldingen oplossen, ontbrekende metadata aanvullen en opnieuw toetsen. Wie wat heeft gewijzigd en wanneer, blijft per object zichtbaar.
We sluiten aan op de ingest van het e-depot, draaien een proefoverbrenging met uw archiefdienst en nemen de koppeling daarna in beheer, inclusief aanpassingen als het profiel of de inrichting verandert.
Wat TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke TMLO-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw bronsystemen en van de eisen die uw archiefdienst in het overdrachtsprotocol stelt.
Veldmapping per bron
Een tabel waarin elk veld uit zaaksysteem, DMS of fileshare op een TMLO-element wordt gezet, met vaste waarden en afleidingen per archiefvormer.
Toets op verplichte metadata
Elke aanlevering wordt gecontroleerd op verplichte en voorwaardelijk verplichte elementen, zodat afgekeurde objecten niet pas bij de ingest naar boven komen.
Aggregaties opbouwen
De koppeling bouwt de structuur van archief, dossier, record en bestand op en bewaakt dat relaties tussen de niveaus kloppen en nergens los eindigen.
ToPX-XML en SIP
Metadata en bestanden worden gebundeld tot een aanleverpakket in het XML-formaat dat uw e-depot verwacht, met per bestand een checksum en het vastgelegde bestandsformaat.
Ingest en terugmelding
De batch gaat geautomatiseerd naar het e-depot en de meldingen die terugkomen, landen als taak bij de medewerker die de batch heeft aangeboden.
Selectielijst en bewaartermijn
Zaaktypen en documentsoorten krijgen hun categorie uit de selectielijst mee, zodat bewaartermijn, vernietigingsdatum en openbaarheid in de aangeleverde metadata kloppen.
Voor wie wij TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot bouwen
De software is bedoeld voor overheidsorganisaties waar informatie uit meerdere systemen komt en periodiek naar een archiefdienst moet worden overgebracht.
Gemeenten
De zaaktypecatalogus en de selectielijst bepalen hier de mapping. Kern is dat zaakgegevens uit het zaaksysteem en documenten uit het DMS als een geheel worden aangeboden.
Regionale archiefdiensten
Zij ontvangen van tientallen archiefvormers. Kern is een mapping per aanleverende organisatie, met dezelfde toets vooraf, zodat batches niet bij de ingest stranden.
Omgevingsdiensten en veiligheidsregio's
Dossiers lopen hier door vakapplicaties heen. Kern is het ophalen van metadata uit meerdere bronnen en die tot een sluitende aggregatie samenvoegen.
Waterschappen en provincies
Vergunningen, besluiten en projectdossiers staan vaak deels op fileshares. Kern is het verrijken van bestanden zonder metadata voordat ze de overbrenging in gaan.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het koppelen van uw bronsystemen aan het e-depot volgens TMLO en, waar uw archiefdienst al zover is, volgens MDTO. Grenzende onderwerpen vindt u bij integraties, bij web-ontwikkeling en bij software-ontwikkeling. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot?
Een overbrenging is zo goed als de metadata die eronder ligt. Daar bouwen we op: eerst toetsen, dan pas aanleveren.
Afkeuren hoort vooraf te gebeuren
Een batch die bij de ingest strandt, kost meer werk dan tien keer vooraf toetsen. Wij zetten de controle daarom in uw eigen omgeving, voordat er iets de deur uit gaat.
De mapping is een document, geen eenmalige klus
Zaaktypen veranderen, een profiel wordt opgevolgd. Door de mapping in de koppeling te versiebeheren, weet u van elke batch volgens welke regels die is opgebouwd.
Uw archiefmedewerker houdt de regie
Niet elk ontbrekend veld laat zich afleiden. Daarom krijgt de medewerker een werkvoorraad waarin uitzonderingen met de hand zijn aan te vullen en opnieuw te toetsen.
Security en privacy bij TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot
In de koppeling staan dossiers en documenten van burgers en bedrijven, inclusief gegevens over openbaarheidsbeperkingen. Toegang regelen we per rol: wie mag mappen, wie mag aanvullen en wie mag aanbieden. Elke wijziging aan metadata wordt gelogd met gebruiker en tijdstip, en bewaartermijnen uit de selectielijst leggen we in de koppeling zelf vast.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met uw zaaksysteem, DMS en de ingest van het e-depot werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over TMLO-koppeling tussen zaaksysteem en e-depot
Vragen die informatiebeheerders en archiefmedewerkers stellen voordat ze hiermee beginnen.
De koppeling haalt informatieobjecten en metadata uit uw bronsystemen, zet uw eigen velden om naar de elementen van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden, bouwt de aggregaties van archief tot bestand op en levert het resultaat als ToPX-XML met bestanden aan bij het e-depot. Wat niet voldoet, blijft in een werkvoorraad staan.
MDTO is in 2021 vastgesteld als opvolger van TMLO en het Nationaal Archief ontwikkelt TMLO niet verder. In de praktijk werken archiefdiensten nog met beide. Wij richten de mapping zo in dat dezelfde bronvelden naar TMLO of naar MDTO kunnen, zodat u kunt overstappen wanneer uw archiefdienst dat vraagt.
Ja. Uw bestaande mappingtabel is het beste startpunt, omdat daar de keuzes in staan die uw organisatie al heeft gemaakt. Wij nemen die regels over in de koppeling, vullen de gaten aan op basis van een echte export en laten u de verschillen zien voordat we iets vastzetten.
Dan kiezen we per element wat er gebeurt: afleiden uit een ander veld, een vaste waarde per archiefvormer, of doorzetten naar de werkvoorraad zodat een medewerker het aanvult. Wat is afgeleid en wat met de hand is ingevuld, blijft per object zichtbaar en te verantwoorden.
Ja. Juist oudere project- en bouwdossiers staan vaak buiten het zaaksysteem. De koppeling leest mappen en bestanden in, leidt af wat uit mapstructuur en bestandsnamen af te leiden valt en laat de rest aanvullen. Bestandsformaat en checksum worden per bestand vastgelegd voordat het pakket weggaat.
Per batch houdt de koppeling bij wat is aangeboden, wanneer, door wie en welke meldingen het e-depot heeft teruggegeven. Afgekeurde objecten komen terug in de werkvoorraad en kunnen na correctie opnieuw mee. Zo hebt u van elke overbrenging een overzicht dat u aan uw archivaris laat zien.
Vraag dat eerst na. Sommige zaaksystemen leveren een export die uw archiefdienst accepteert, en dan is er geen reden om iets te bouwen. Het loopt vast zodra meerdere bronnen meedoen, verplichte velden ontbreken of uw archiefdienst eigen eisen stelt. Dan is een eigen koppeling met toets vooraf goedkoper dan handwerk.
Wilt u een overbrenging die bij de ingest niet meer wordt afgekeurd?
Vertel ons uit welke systemen uw dossiers komen, welke archiefdienst u aanlevert en welke batch nu blijft liggen. We laten zien hoe de veldmapping, de toets op verplichte metadata en het aanleverpakket eruitzien, aansluitend op onze werkwijze.