E-depot en digitaal archief software laten maken
Appfront bouwt de maatwerk-laag rond digitale archivering voor overheden: software die zaakdossiers archiveringsklaar maakt, MDTO-metadata opbouwt, overbrengt naar uw e-depot en vernietiging conform de selectielijst afhandelt. We bouwen geen eigen e-depot-bewaarplatform, maar de koppelende en ondersteunende software eromheen — zodat archivering onderdeel wordt van het werkproces in plaats van een handmatige klus achteraf.
Wat is e-depot en digitaal archief software?
Overheidsinformatie moet niet alleen vandaag toegankelijk zijn, maar ook over tien, twintig of vijftig jaar. Een e-depot is de duurzame bewaaromgeving waarin afgesloten zaakdossiers blijvend en betrouwbaar worden bewaard. Voordat informatie daar terechtkomt, moet ze worden geselecteerd, gemetadateerd, gevalideerd en overgebracht. Die stappen vragen om software die nauw aansluit op uw eigen werkprocessen en zaaksysteem.
Appfront bouwt de maatwerk-laag rond dat proces. Wij leveren geen e-depot-bewaarplatform — dat is een gespecialiseerd product van uw archiefdienst of een gecertificeerde leverancier — maar wel de software die de aansluiting verzorgt: archivering by design in het zaaksysteem, het opbouwen van MDTO-metadata, het berekenen en bewaken van bewaartermijnen, vernietigingsworkflows op basis van de selectielijst en de overbrenging naar het e-depot. We zijn daar bewust eerlijk over, zodat duidelijk is wat u van ons mag verwachten.
Waarom vaak maatwerk in plaats van een standaardpakket? Omdat elke overheidsorganisatie een eigen zaaksysteem, eigen selectielijst en eigen afspraken met een archiefdienst heeft. Een maatwerk-laag sluit precies aan op die situatie, automatiseert de stappen die nu handmatig gebeuren en groeit mee met veranderende regelgeving zoals de vernieuwde Archiefwet. We werken volgens de standaard van het Nationaal Archief (MDTO) en houden de software begrijpelijk en beheerbaar voor uw eigen team. Lees ook meer over onze bredere maatwerk software.
Archivering by design
Archivering wordt onderdeel van het werkproces, niet een losse handeling achteraf. Zaakdossiers krijgen al tijdens hun looptijd de juiste metadata en bewaartermijn mee, zodat overbrenging en vernietiging later vrijwel automatisch verlopen.
MDTO-metadatering
Metadata volgens de MDTO-standaard van het Nationaal Archief, de opvolger van TMLO. De software bouwt metadata zo veel mogelijk automatisch op uit bestaande zaak- en documentgegevens, zodat informatie duurzaam vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijft.
Overbrenging naar het e-depot
Afgesloten dossiers worden archiveringsklaar samengesteld, gevalideerd en veilig overgebracht naar uw e-depot — waar relevant via Digikoppeling. Van elke overbrenging blijft een controleerbare log en bevestiging achter.
Zo bouwt Appfront uw archiveringssoftware
We werken in heldere stappen, met uw archiefdeskundige en informatiebeheerders aan tafel. Van een eerste verkenning van uw zaaksysteem, selectielijst en e-depot tot livegang en doorlopend beheer — elke stap is erop gericht dat het archiveringsproces aantoonbaar, herleidbaar en beheerbaar wordt voor uw eigen organisatie.
We brengen in kaart welk zaaksysteem u gebruikt, welke selectielijst geldt, met welk e-depot u samenwerkt en waar archivering nu nog handmatig gebeurt. Samen met uw archiefdeskundige bepalen we de scope.
We ontwerpen de metadata-mapping naar MDTO, de logica voor bewaartermijnen en vernietiging en de aansluiting op de ZGW-API's en Digikoppeling, met een heldere foutafhandelings- en validatiestrategie.
Implementatie met automated tests, validatie van metadata en gestructureerde logging. U krijgt tussentijds werkende versies te zien en toetst die aan de eisen van uw archiefdienst.
Gecontroleerde livegang met validatie en een vangnet, gevolgd door doorlopend beheer en doorontwikkeling als selectielijsten, standaarden of regelgeving wijzigen.
Wat de software concreet doet
Elke archiveringssoftware wordt ingericht op uw zaaksysteem, selectielijst en e-depot. Hieronder de functionaliteiten die we het vaakst opleveren voor overheden die digitale archivering willen versterken en aantoonbaar conform de Archiefwet willen werken.
Zaakdossiers ophalen uit het zaaksysteem
Via de ZGW-API's — waaronder de Zaken API en de Documenten API — halen we afgesloten zaakdossiers en documenten op met hun metadata. Zo vormt het zaaksysteem het vertrekpunt en hoeft niemand handmatig dossiers samen te stellen.
MDTO-metadata opbouwen
De software vertaalt zaak- en documentgegevens naar metadata volgens MDTO, de standaard van het Nationaal Archief en opvolger van TMLO. Ontbrekende velden worden gesignaleerd, zodat de set compleet en valide is vóór overbrenging.
Bewaartermijnen & selectielijst
Per zaakdossier berekent de software de bewaartermijn op basis van de geldende selectielijst en signaleert wanneer een termijn verstrijkt. Wijzigt de selectielijst, dan passen we de regels aan zonder dat de hele opzet op de schop hoeft.
Vernietigingsworkflows
De software stelt vernietigingsvoorstellen op en legt deze voor aan een bevoegde medewerker. Vernietiging gebeurt nooit zonder akkoord: er is altijd een controle- en accordeerstap, met een vernietigingslijst en een vastgelegd besluit.
Overbrenging naar het e-depot
Dossiers die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden archiveringsklaar samengesteld, gevalideerd en overgebracht naar uw e-depot. Waar relevant verloopt het berichtenverkeer via Digikoppeling, met een controleerbare bevestiging per overbrenging.
Doorzoekbaarheid & openbaarheid
Goede metadata maakt informatie doorzoekbaar voor medewerkers en, waar van toepassing, voor openbaarmaking onder de Wet open overheid (Woo). De software ondersteunt zoeken op zaak, periode, onderwerp en bewaarstatus, met aandacht voor wat wel en niet openbaar mag.
Voor welke overheden we dit bouwen
Digitale archivering speelt bij veel overheidsorganisaties, elk met een eigen zaaksysteem, selectielijst en archiefdienst. Een aantal varianten zien we vaak terugkomen — en voor elk daarvan sluiten we de software aan op de eigen processen en het e-depot waarmee wordt samengewerkt.
Gemeenten
Gemeenten met een zaaksysteem die zaakdossiers archiveringsklaar willen maken en willen overbrengen naar het e-depot van hun regionale archiefdienst. Wij koppelen via de ZGW-API's en bouwen de vernietigings- en overbrengingsworkflows. Zie ook onze software voor gemeenten.
Regionale archiefdiensten
Regionale historische centra en archiefdiensten die voor meerdere aangesloten overheden informatie ontvangen. Wij bouwen de software die aanleveringen valideert tegen MDTO, metadata controleert en aansluit op het e-depot — met veilig berichtenverkeer via Digikoppeling.
Waterschappen
Waterschappen met vergunning-, handhaving- en projectdossiers die conform de Archiefwet bewaard en overgebracht moeten worden. Wij bouwen de archiveringslaag op het bestaande zaaksysteem. Lees meer over onze software voor waterschappen.
Provincies
Provincies met omvangrijke en langlopende dossiers rond ruimtelijke ordening, vergunningen en bestuur. Wij richten bewaartermijnen, selectie en overbrenging in op de geldende selectielijst, met aandacht voor openbaarheid onder de Woo en doorzoekbaarheid voor de eigen organisatie.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie die we inzetten
We bouwen op een moderne, beproefde webstack en sluiten aan op de standaarden van de digitale overheid. De software haalt dossiers op via de ZGW-API's (Zaken en Documenten API), wisselt waar nodig veilig berichten uit via Digikoppeling en bouwt metadata volgens MDTO. De precieze keuze stemmen we af op uw landschap, zodat uw eigen team de software kan beheren of doorontwikkelen.
Waarom Appfront voor uw archiveringssoftware?
Appfront bouwt maatwerk software die aansluit op de standaarden van de digitale overheid. We beginnen altijd met een grondige analyse van uw zaaksysteem, selectielijst en archiefprocessen — software moet niet alleen technisch kloppen, maar ook aantoonbaar en werkbaar zijn voor uw informatiebeheerders en archiefdeskundige.
Bij elk project schrijven we heldere documentatie en zorgen we dat uw eigen team — of een toekomstige leverancier — de software kan begrijpen en beheren. Geen black box, maar transparante code en duidelijke afspraken over monitoring, alerting en beheer.
U werkt samen met een vast aanspreekpunt dat zowel de techniek als het archiveringsdomein begrijpt. Dat houdt de lijnen kort, voorkomt miscommunicatie en versnelt beslissingen wanneer er tijdens de bouw keuzes gemaakt moeten worden. Twijfelt u of maatwerk of een standaardpakket past? Dat bespreken we eerlijk in een vrijblijvend gesprek.
Bekijk ook onze bredere diensten rond maatwerk software, software voor gemeenten, het raadsinformatiesysteem (openbaarheid van bestuur) en AI voor de overheid.
- Maatwerk-laag rond e-depot, geen black box of vendor lock-in
- Vertrouwd met de ZGW-API's, Digikoppeling en zaakgericht werken
- Metadatering volgens MDTO, de standaard van het Nationaal Archief
- Logica voor bewaartermijnen, selectielijsten en vernietiging
- Secure by default — rolgebaseerde toegang en least-privilege
- Uitgebreide auditlogging en monitoring vanaf dag één
- Heldere documentatie die uw team kan lezen en beheren
- Vast aanspreekpunt dat techniek én archiefdomein begrijpt
- Flexibel ingericht op de vernieuwde Archiefwet
- Doorlopend beheer en doorontwikkeling
Security, privacy en toegankelijkheid
Archiefdossiers bevatten vrijwel altijd persoonsgegevens. Appfront bouwt daarom volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de beginselen van de AVG: dataminimalisatie, rolgebaseerde toegang met least-privilege, encryptie in transit en at rest, en zorgvuldige logging van wie wat wanneer heeft ingezien of overgebracht.
Waar de software ook een gebruikersinterface bevat — bijvoorbeeld een vernietigings- of zoekscherm voor medewerkers, of een component dat informatie ontsluit onder de Woo — bouwen we conform WCAG 2.1 AA en de eisen rond digitale toegankelijkheid voor overheidssites en -applicaties. We documenteren de datastromen zodat uw verwerkingsregister compleet blijft.
Inhoudelijke kaders rond bewaren, vernietigen en openbaarheid blijven bij uw archiefdeskundige en functionaris gegevensbescherming; wij vertalen die kaders naar betrouwbare, controleerbare software. Bespreek uw situatie vrijblijvend via contact.
- Werkwijze conform de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)
- AVG-conforme gegevensverwerking en dataminimalisatie
- Encryptie in transit (TLS 1.2+) en at rest
- Rolgebaseerde toegang en least-privilege principes
- Auditlogs van inzage, vernietiging en overbrenging
- WCAG 2.1 AA waar de software een interface heeft
- Monitoring en alerting voor afwijkingen
- Documentatie voor uw verwerkingsregister
Veelgestelde vragen over e-depot en digitaal archief software
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over digitale archivering en e-depot-software.
Het is maatwerk software die het digitaal archiveren van overheidsinformatie ondersteunt. Een e-depot is de duurzame bewaaromgeving waarin afgesloten zaakdossiers blijvend toegankelijk worden bewaard. Appfront bouwt niet het e-depot-bewaarplatform zelf, maar de koppelende en ondersteunende laag eromheen: archivering by design in uw zaaksysteem, geautomatiseerde export en overbrenging, vernietigingsworkflows op basis van selectielijsten en metadatering volgens MDTO. Zo sluit uw informatiehuishouding aan op het e-depot van uw archiefdienst of het Nationaal Archief.
Nee. Een e-depot als duurzaam bewaarplatform is een gespecialiseerd product dat doorgaans wordt geleverd door een regionaal historisch centrum, een archiefdienst of een gecertificeerde leverancier. Appfront bouwt de maatwerk-laag eromheen: de software die zaakdossiers archiveringsklaar maakt, metadata volgens MDTO opbouwt, de overbrenging naar het e-depot verzorgt en vernietiging conform de selectielijst afhandelt. Wij koppelen aan het e-depot dat u al gebruikt of waarmee u gaat samenwerken.
MDTO staat voor Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie en is de standaard van het Nationaal Archief voor het vastleggen en uitwisselen van metadata. MDTO is de opvolger van het eerdere TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden). Goede metadatering zorgt dat informatie ook over tientallen jaren vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijft. Onze software bouwt de MDTO-metadata zo veel mogelijk automatisch op uit bestaande zaak- en documentgegevens, zodat archiefmedewerkers niet alles handmatig hoeven in te voeren.
Bewaartermijnen leiden we af uit de selectielijst die voor uw organisatie geldt. De software berekent per zaakdossier de bewaartermijn, signaleert wanneer een termijn verstrijkt en zet een vernietigingsvoorstel klaar. Vernietiging gebeurt nooit automatisch zonder akkoord: er is altijd een controle- en accordeerstap door een bevoegde medewerker, met een vernietigingslijst en een vastgelegd besluit. Zo houdt u grip en blijft het proces aantoonbaar en herleidbaar.
Afgesloten zaakdossiers die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden archiveringsklaar gemaakt: documenten, metadata en relaties worden samengesteld tot een overdraagbaar geheel volgens MDTO. De software valideert de set, maakt waar nodig gebruik van Digikoppeling voor veilig berichtenverkeer en draagt het pakket over aan het e-depot. Van elke overbrenging leggen we een logregel en bevestiging vast, zodat de overdracht controleerbaar is.
Ja. Veel digitale archivering begint bij het zaaksysteem. Via de ZGW-API's (de Zaakgericht Werken API's, waaronder de Zaken API en de Documenten API) halen we zaakdossiers en documenten op met hun metadata. Voor veilig berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties gebruiken we waar relevant Digikoppeling. Zo bouwen we archivering by design: archivering is geen losse handeling achteraf, maar onderdeel van het werkproces.
Digitale archivering raakt aan de Archiefwet en aan openbaarheid onder de Wet open overheid (Woo). De Archiefwet wordt herzien; de vernieuwde wetgeving treedt naar verwachting per 1 januari 2027 in werking en verkort onder meer de overbrengingstermijn. Wij volgen de actuele stand en richten de software flexibel in op termijnen en selectielijsten, zodat aanpassingen aan beleid of regelgeving zonder ingrijpende verbouwing kunnen worden doorgevoerd. Wij geven geen juridisch advies; uw archiefdeskundige of functionaris bepaalt de inhoudelijke kaders.
We richten ons op overheden die digitale archivering willen versterken: gemeenten, regionale archiefdiensten en historische centra, waterschappen en provincies. De software wordt per organisatie ingericht op het eigen zaaksysteem, de geldende selectielijst en het e-depot waarmee wordt samengewerkt. Of u nu net begint met digitale overbrenging of een bestaand proces wilt automatiseren, we sluiten aan op uw situatie.
Klaar om uw digitale archivering te versterken?
Vertel ons welk zaaksysteem en e-depot u gebruikt en waar archivering nu nog handmatig gebeurt — we denken graag mee over MDTO-metadatering, bewaartermijnen, vernietigingsworkflows en overbrenging. Een vrijblijvend eerste gesprek geeft u snel een scherp beeld van wat een maatwerk-laag voor uw organisatie kan betekenen.