Software voor de meldplichten uit de Wkkgz laten maken
De termijn van drie werkdagen begint niet bij het incident maar bij het moment waarop u vaststelt dat het een calamiteit is. Dat klinkt als ruimte en het is een valkuil, want dat vaststellingsmoment legt vrijwel niemand vast. Zonder dat moment kunt u achteraf niet aantonen dat u op tijd was, en met een verkeerd gekozen moment bent u het niet.
Drie meldingen, drie momenten
De Wkkgz verplicht zorgaanbieders om drie soorten gebeurtenissen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd te melden. Een calamiteit meldt u onverwijld, wat neerkomt op binnen drie werkdagen nadat is vastgesteld dat het om een calamiteit gaat. Geweld in de zorgrelatie meldt u eveneens binnen drie werkdagen na vaststelling, en daaronder valt ook geweld tussen cliënten onderling. En het ontslag of vertrek van een zorgverlener wegens ernstig disfunctioneren meldt u binnen drie werkdagen nadat dat duidelijk is.
Daaromheen loopt een tweede termijn die vaak wordt vergeten. Weet u nog niet of iets een complicatie, een incident of een calamiteit is, dan heeft u zes weken vanaf ontdekking om dat te onderzoeken. Die zes weken zijn geen uitstel van de meldplicht maar de periode waarin u het vaststellingsmoment bepaalt dat de driewerkdagentermijn start.
Precies daar gaat het mis. In vrijwel elke organisatie ontstaat een incident in een meldsysteem, wordt het besproken in een overleg en volgt er ergens een besluit dat het een calamiteit is. Dat besluit heeft een datum, en die datum staat zelden ergens. Bij een vraag van de inspectie is het verschil tussen op tijd en te laat precies dat gegeven.
Hoe wij dit bouwen
Het vaststellingsmoment is hier de eenheid. Ligt vast wanneer en door wie is besloten dat iets een calamiteit is, dan volgt elke termijn daaruit.
Vaststellen dat iets een calamiteit is, wordt een expliciete stap met een persoon en een datum, in plaats van een uitkomst van een overleg dat in notulen belandt.
Zes weken om te bepalen wat het is, drie werkdagen vanaf de vaststelling om te melden. Die twee lopen niet achter elkaar en dat moet zichtbaar zijn.
Calamiteit, geweld in de zorgrelatie en ontslag wegens disfunctioneren hebben elk hun eigen route en hun eigen betrokkenen, ook al is de termijn gelijk.
We nemen een melding van vorig jaar en kijken of het vaststellingsmoment terug te vinden is. Wat dan ontbreekt, ontbreekt bij een echte vraag ook.
Wat de software concreet doet
De vastlegging van beslismomenten draagt alles; de melding zelf is daarvan de uitkomst. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw omvang en van wat uw meldsysteem al doet.
Vaststelling als expliciet besluit
Wie stelde wanneer vast dat het een calamiteit is, op grond van welke afweging. Dat ene gegeven bepaalt of u op tijd was en het is het gegeven dat nu vrijwel nergens wordt bewaard.
Twee termijnen naast elkaar bewaakt
De zes weken om te bepalen wat het is en de drie werkdagen vanaf de vaststelling. Het systeem toont beide en waarschuwt voordat er een verloopt, niet erna.
Drie meldsoorten met eigen route
Calamiteit, geweld in de zorgrelatie en ontslag wegens ernstig disfunctioneren. Elk met eigen betrokkenen en eigen vervolgstappen, want ze lijken alleen op elkaar in de termijn.
Onderbouwing per beslissing bewaard
Waarom is iets wel of niet als calamiteit aangemerkt, wie besliste dat en op welk moment. Bij toezicht gaat het niet om de uitkomst maar om de afweging erachter.
Van onderzoek naar verbetermaatregelen
Wat volgt er uit het onderzoek, wie is eigenaar en wanneer is het afgerond. Een calamiteit zonder zichtbare opvolging weegt bij de inspectie zwaarder dan de calamiteit zelf.
Aansluiting op uw meldsysteem
Incidenten ontstaan in het systeem dat uw medewerkers al gebruiken. Wij sluiten daarop aan via koppelingen in plaats van een tweede meldstroom te beginnen.
Voor wie wij bouwen
De route van incident naar melding verschilt sterk per zorgvorm. Vier situaties.
Ziekenhuizen en instellingen
U heeft een meldsysteem, een commissie en een vaste route. Het knelpunt is niet de melding maar de datum waarop de commissie tot haar oordeel kwam, want die staat in notulen. De melding op de werkvloer zelf loopt via de meldapp.
Langdurige zorg en gehandicaptenzorg
Geweld tussen cliënten onderling valt ook onder de meldplicht, en dat is de categorie die het vaakst wordt gemist omdat er geen zorgverlener bij betrokken is.
Wijkverpleging en ambulante zorg
Het incident gebeurt bij iemand thuis, buiten het zicht van een team. De vaststelling gebeurt daarna op afstand, en juist dan telt dat het moment ergens wordt vastgelegd.
Kleine praktijken en zzp-zorgverleners
U heeft geen commissie en geen kwaliteitsfunctionaris, maar dezelfde verplichting. Het systeem is hier lichter en de termijnbewaking juist belangrijker, omdat niemand er anders aan denkt. Wat er ná de melding gebeurt staat op IGJ-software.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De IGJ past haar werkwijze rond verplichte meldingen periodiek aan. Alles wat met routes en formulieren te maken heeft, hoort daarom instelbaar te zijn en per versie bewaard.
Waarom Appfront
De klok begint bij de vaststelling
Niet bij het incident. Wij maken van die vaststelling een expliciet besluit met een datum, want anders is uw termijn achteraf niet te verdedigen.
Zes weken is onderzoek, geen uitstel
De periode om te bepalen wat het is, staat naast de meldtermijn en niet ervoor. Wij tonen beide klokken, zodat niemand denkt dat er zes weken de tijd is om te melden.
Uw meldsysteem blijft staan
Incidenten ontstaan waar uw medewerkers al melden. Wij sluiten daarop aan via koppelingen; een tweede meldstroom levert minder meldingen op, niet meer.
Dit dossier is uitzonderlijk gevoelig
Er staan patiëntgegevens in én gegevens over het functioneren van medewerkers. Wij zetten toegang strak per rol en leggen elke inzage vast.
Security en privacy
In dit dossier komen twee soorten gevoelige gegevens samen die zelden in één systeem horen: gegevens over de patiënt bij wie iets misging, en gegevens over het functioneren van de medewerkers die erbij betrokken waren. Die tweede categorie raakt de arbeidsverhouding en is voor de meeste rollen niet nodig. Wij scheiden ze daarom binnen hetzelfde dossier, tonen per rol alleen wat die rol nodig heeft en leggen elke inzage vast.
Aan de bewijskant geldt een strengere eis dan bij een gewoon kwaliteitssysteem. Een vaststellingsmoment dat achteraf kan worden bijgewerkt, is geen vaststellingsmoment; dan verschuift de termijn met terugwerkende kracht en is uw hele verantwoording waardeloos. Wij leggen besluiten daarom onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon, en maken van een correctie een zichtbare correctie in plaats van een aanpassing. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de Wkkgz-meldplichten
Onverwijld, wat in de praktijk neerkomt op binnen drie werkdagen nadat is vastgesteld dat het om een calamiteit gaat. Let op waar die termijn vanaf loopt: vanaf de vaststelling, niet vanaf het incident. Dat maakt het vastleggen van het vaststellingsmoment tot het belangrijkste gegeven in uw dossier.
Dan heeft u zes weken vanaf ontdekking om te onderzoeken of het gaat om een complicatie, een incident of een calamiteit. Die periode staat naast de meldtermijn en niet ervoor: zodra u vaststelt dat het een calamiteit is, begint de driewerkdagentermijn, ook als de zes weken nog niet om zijn.
Naast calamiteiten gaat het om geweld in de zorgrelatie en om het ontslag of vertrek van een zorgverlener wegens ernstig disfunctioneren, beide eveneens binnen drie werkdagen. Geweld tussen cliënten onderling valt daar ook onder; dat is de categorie die het vaakst wordt gemist omdat er geen zorgverlener bij betrokken is.
De inspectie bepaalt binnen enkele weken na ontvangst of er grond is voor nader onderzoek en laat dat weten. Vaak vraagt zij u om zelf onderzoek te doen en daarover te rapporteren binnen een termijn die zij stelt. Die vervolgtermijn hangt aan uw melding en hoort in hetzelfde dossier.
Nee, en dat zou onverstandig zijn. Medewerkers melden in het systeem dat zij kennen, en een tweede meldstroom levert minder meldingen op in plaats van meer. Wij sluiten aan op wat u heeft en voegen de laag toe die begint zodra er wordt afgewogen of iets een calamiteit is.
Compliance in de breedte gaat over normen, bewijslast en audits; zie zorgcompliance software. Deze pagina gaat over drie specifieke meldplichten met harde termijnen. Ze delen gegevens en niet de systematiek.
De verantwoordelijkheid voor de melding ligt bij de zorgaanbieder, en dat is bestuurlijk. In de praktijk betekent dat het bestuur moet kunnen zien welke meldingen lopen en welke termijnen openstaan, zonder de patiëntgegevens eronder. Wij bouwen dat als een eigen weergave met eigen rechten.
Dat hangt af van uw omvang, of er wordt gekoppeld met uw meldsysteem en of de onderzoeksrapportage meemoet. De registratie van vaststellingsmomenten met termijnbewaking is doorgaans snel bruikbaar en haalt het grootste risico weg. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Meldtermijnen aantoonbaar halen?
Pak de laatste calamiteitenmelding erbij en zoek de datum waarop is vastgesteld dat het een calamiteit was. Staat die nergens, dan is dat het werk. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.