App om incidenten in de zorg te melden laten maken
Een calamiteit begint als iets waarvan niemand weet wat het is. Of dat later wordt vastgesteld, hangt af van of het überhaupt is gemeld, en dat gebeurt in de eerste minuut na afloop van een dienst, staand in een gang, met een telefoon in de hand. Elke drempel op dat moment kost u een melding die u nodig had.
Waarom de eerste minuut bepalend is
De Wkkgz verplicht zorgaanbieders om calamiteiten, geweld in de zorgrelatie en ontslag wegens ernstig disfunctioneren bij de inspectie te melden, telkens binnen drie werkdagen na vaststelling. Daarnaast moet u intern incidenten kunnen melden en onderzoeken, want zonder die interne stroom is er niets om iets in vast te stellen.
Die interne melding is het fundament en tegelijk het zwakste punt. Zij gebeurt door mensen die net een dienst hebben gedraaid, vaak niet achter een bureau, en die het gevoel hebben dat een melding tegen henzelf kan werken. Een formulier met dertig velden op een werkstation in de teamkamer levert de meldingen op die iemand belangrijk genoeg vond om ervoor te gaan zitten.
Wat u mist zijn de andere. De bijna-ongelukken, de dingen die achteraf een patroon blijken, de gebeurtenis die pas een week later een calamiteit blijkt. Die worden alleen gemeld als melden minder moeite kost dan het niet te doen, en dat is een ontwerpvraag en geen beleidsvraag.
Hoe wij dit bouwen
De melding op het moment zelf is hier de eenheid. Komt die binnen, dan kan de organisatie daarna bepalen wat het is; komt zij niet binnen, dan valt er niets te bepalen.
We vragen niet wat er is gemeld maar wat er níet is gemeld en waarom. Dat gesprek levert het ontwerp op, meer dan het meldformulier dat er nu ligt.
Wat, waar, wanneer en hoe erg, in vaste keuzes met ruimte voor vrije tekst. Alles daarboven is een reden om het over te slaan.
De melder classificeert niet en beoordeelt niet. Hij beschrijft, en de organisatie weegt. Dat scheelt drempel en het voorkomt dat een calamiteit als klein incident binnenkomt.
Elke melding komt terecht in het proces waarin wordt afgewogen wat het is. Die kant staat op de Wkkgz-software; de app stopt bij het melden.
Wat de app concreet doet
De app doet weinig, en dat weinige moet in een gang met één hand te bedienen zijn. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw zorgvorm en uw meldcultuur.
Melden in enkele tikken
Wat er gebeurde, waar en wanneer, met vaste keuzes en ruimte voor eigen woorden. De app vult zelf in wat hij weet: tijdstip, locatie, melder en dienst.
Beschrijven zonder te classificeren
De melder zegt niet of het een incident of een calamiteit is; dat is een oordeel dat later door de organisatie wordt geveld. Zo komen ook de gevallen binnen waarvan iemand denkt dat ze niet ernstig zijn.
Foto waar dat kan en mag
Bij materiële schade of een onveilige situatie is beeld sneller dan tekst. Bij gebeurtenissen met een cliënt geldt terughoudendheid, en dat legt de app als regel op in plaats van als advies.
Werken zonder verbinding
Bij een cliënt thuis, in een kelder of in een lift. De melding wordt lokaal vastgelegd met het werkelijke tijdstip en verstuurd zodra er bereik is.
Vertrouwelijk melden waar dat past
Sommige meldingen gaan over collega's of over de organisatie zelf. Een route waarin de melder niet direct zichtbaar is voor zijn eigen leidinggevende, levert meldingen op die anders uitblijven.
Doorgeven aan uw meldsysteem
De melding komt terecht in het systeem waarin uw commissie werkt, via koppelingen. De afweging en de termijnen staan op Wkkgz-software.
Voor wie wij bouwen
Waar en wanneer er wordt gemeld, verschilt sterk per zorgvorm. Vier situaties.
Ziekenhuizen en klinieken
Er is een meldsysteem en een commissie, maar melden gebeurt achter een werkstation na de dienst. De winst zit in de meldingen die nu op de gang blijven hangen.
Langdurige zorg en gehandicaptenzorg
Gebeurtenissen tussen cliënten onderling vallen ook onder de meldplicht. Die worden vaak als dagelijkse werkelijkheid gezien en daarom niet gemeld. Wat er met een klacht van een naastbetrokkene gebeurt, loopt via klachtenmanagement software.
Wijkverpleging en ambulante teams
De zorgverlener is alleen bij de cliënt thuis en heeft geen collega om het mee te bespreken. Melden op het moment zelf, offline, is hier het verschil met helemaal niet melden.
Kleine praktijken
Geen commissie en geen meldsysteem, wel dezelfde verplichting. Hier is de app vaak het hele systeem en niet de voorkant ervan, met de termijnbewaking uit de Wkkgz-software erbij.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is de voorkant van uw meldproces en geen apart register. Wat erin wordt gemeld, komt terecht waar uw organisatie het beoordeelt.
Waarom Appfront
Melden moet minder moeite kosten dan niet melden
Dat is de enige maatstaf die telt. Wij ontwerpen op het aantal tikken en niet op de volledigheid van het formulier.
De melder classificeert niet
Wie moet kiezen tussen incident en calamiteit, kiest laag. Wij laten de melder beschrijven en de organisatie wegen, want die weging heeft gevolgen voor een termijn.
Bij de cliënt thuis is er geen bereik
De melding wordt lokaal vastgelegd met het werkelijke tijdstip. Dat tijdstip doet er later toe, want er hangen termijnen aan.
Terugkoppeling houdt het meldgedrag op gang
Een melder die nooit iets terughoort, meldt de volgende keer niet. Wij bouwen daarom een korte terugkoppeling in, ook als de uitkomst is dat er niets mee is gedaan.
Security en privacy
Een meldapp op een toestel dat mee naar buiten gaat, bevat gegevens over cliënten en soms over collega's. Wij beperken de offline opslag tot de eigen openstaande meldingen, tonen geen cliëntdossiers in de app en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld. Rechten hangen aan de gebruiker en niet aan het toestel, ook als een team één telefoon deelt.
Er speelt daarnaast een vertrouwenskwestie die het ontwerp bepaalt. Een melding kan gaan over het handelen van een collega of over de organisatie zelf, en als de melder vermoedt dat zijn naam meteen bij zijn leidinggevende ligt, meldt hij niet. Wij bouwen daarom een route waarin de melder niet direct zichtbaar is voor de eigen lijn, met een beperkte kring die de identiteit wel kan zien wanneer dat voor het onderzoek nodig is. Dat is een organisatiekeuze die u vooraf maakt; wij voeren hem uit. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de meldapp
Omdat het formulier de meldingen oplevert waarvoor iemand gaat zitten. Wat u mist zijn de meldingen die op een gang worden bedacht en daarna vergeten. Bij wijkverpleging en ambulante teams is er bovendien vaak helemaal geen werkstation binnen bereik op het moment dat het gebeurt.
Nee, en dat is bewust. Wie moet kiezen tussen incident en calamiteit, kiest laag, en dan komt een melding binnen waar geen termijn aan wordt gehangen. De melder beschrijft wat er gebeurde; de organisatie stelt vast wat het is, en pas op dat moment begint de driewerkdagentermijn.
Volledig anoniem melden maakt onderzoek vaak onmogelijk, en dat is niet in het belang van de melder of de cliënt. Wat wel werkt is een route waarin de identiteit bekend is bij een beperkte kring en niet bij de eigen leidinggevende. Waar die grens ligt, is een keuze van uw organisatie; wij bouwen hem in.
Ja, dat is het uitgangspunt. De melding wordt lokaal opgeslagen met het werkelijke tijdstip en verstuurd zodra er verbinding is. Dat tijdstip doet er later toe, want aan de afhandeling hangen termijnen.
Bij een onveilige situatie of materiële schade is beeld sneller en duidelijker dan tekst. Bij gebeurtenissen waar een cliënt in beeld komt, geldt terughoudendheid en soms een verbod. Wij leggen die regel per meldsoort vast in de app in plaats van het aan het oordeel van de melder over te laten.
Dat zou moeten, en het is de goedkoopste manier om meldgedrag op gang te houden. Iemand die nooit iets terughoort, meldt de volgende keer niet. Een korte terugkoppeling volstaat, ook als de uitkomst is dat er verder niets mee is gedaan.
Deze app is de voorkant: melden op het moment zelf. De Wkkgz-software gaat over wat er daarna gebeurt: de afweging, het vaststellingsmoment en de termijnen richting de inspectie. Ze delen één stroom.
Dat hangt af van het aantal meldsoorten, of de vertrouwelijke route meemoet en met welk systeem wordt gekoppeld. De melding met foto en offline werking is doorgaans snel bruikbaar; de vertrouwelijke route en terugkoppeling kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Meer meldingen binnenkrijgen?
Vraag een verpleegkundige wat er deze maand niet is gemeld en waarom niet. Dat antwoord is uw ontwerpopdracht. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.