Calamiteiten- en incidentmeldsysteem laten maken
Zorgaanbieders moeten incidenten intern melden en analyseren, en een calamiteit melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, uiterlijk drie werkdagen nadat is vastgesteld dat het een calamiteit is. Appfront bouwt een meldsysteem waarin een zorgmedewerker snel en veilig meldt, de kwaliteitsmedewerker analyseert en beoordeelt, en een calamiteit op tijd en compleet naar de IGJ gaat.
Wat is een calamiteiten- en incidentmeldsysteem?
Onder de Wkkgz moet een zorgaanbieder incidenten intern melden en analyseren, met een procedure voor veilig incident melden, VIM. Een calamiteit is een gebeurtenis die tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid. Die moet worden gemeld bij de IGJ via het meldformulier, uiterlijk drie werkdagen nadat is vastgesteld dat het een calamiteit is. Bij twijfel is er zes weken om dat te onderzoeken, en voor het rapport geldt in de regel een termijn van acht weken.
Een medewerker die een incident wil melden, heeft weinig tijd. Is het formulier lang of onduidelijk, dan wordt er minder gemeld, en mist de organisatie de kans om te leren. Aan de andere kant zit de kwaliteitsmedewerker met meldingen in een systeem dat niet laat zien welke er dringend zijn, en met termijnen voor de IGJ die met de hand worden bijgehouden.
Wij bouwen een systeem voor beide kanten. Melden kan op de telefoon of de computer, in een minuut, en zonder angst, omdat de melding bedoeld is om te leren. De kwaliteitsmedewerker ziet welke meldingen beoordeling nodig hebben, bepaalt of het een calamiteit is, en ziet de termijnen die daarbij horen. Het onderzoek, het rapport en de verbetermaatregelen worden in hetzelfde systeem bijgehouden.
Snel melden
Op telefoon of computer.
Op tijd bij de IGJ
Termijnen in beeld.
Leren
Analyse en maatregelen gevolgd.
Hoe wij uw calamiteiten- en incidentmeldsysteem bouwen
We beginnen bij uw organisatie: hoe wordt nu gemeld, wie beoordeelt, hoe werkt uw VIM-commissie, en hoe gaat het nu met een calamiteit. Daarna bouwen we het meldformulier voor medewerkers en de omgeving voor de kwaliteitsmedewerker, met uw categorieën en werkwijze. Vaak beginnen we bij melden en beoordelen, omdat daar het meeste te winnen is. Calamiteitenonderzoek, rapportage, verbetermaatregelen en trends per afdeling volgen als dat goed loopt. Daarna houden we het systeem bij als de regels of uw werkwijze veranderen.
Melden, beoordelen en calamiteiten.
Uw categorieën en rollen.
Met medewerkers op een afdeling.
Livegang, en beheer bij nieuwe regels.
Wat een calamiteiten- en incidentmeldsysteem concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk meldsysteem in de zorg terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw organisatie en werkwijze.
Melden
Snel, op elk apparaat.
Beoordelen
Door VIM-commissie of kwaliteit.
Calamiteit
Met de termijnen erbij.
Onderzoek
Analyse en rapport.
Verbetermaatregelen
Met eigenaar en opvolging.
Trends
Per afdeling en soort.
Voor wie wij een calamiteiten- en incidentmeldsysteem bouwen
Het systeem is bedoeld voor zorgaanbieders die meer willen halen uit hun meldingen en calamiteiten op tijd en compleet willen afhandelen.
Ziekenhuizen en klinieken
Veel afdelingen. Trends tellen.
Langdurige zorg
Veel locaties. Snel melden telt.
Wijkverpleging en jeugdhulp
Werk onderweg. Telefoon telt.
Huisartsenposten
Kleine teams. Overzicht telt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over incidenten en calamiteiten in de zorg. Voor klachten en geschillen onder de Wkkgz is er onze pagina over Wkkgz-software, voor klachten in het algemeen onze pagina over klachtenmanagement software, en voor meldingen van cyberincidenten binnen 24 uur onze pagina over het incidentmeldportaal. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw calamiteiten- en incidentmeldsysteem?
Meldformulieren die niemand invult, meldingen die blijven liggen en termijnen voor de IGJ in een agenda, kosten een zorgaanbieder de kans om te leren en geven risico bij de inspectie. Daar bouwen we op: snel melden, calamiteiten op tijd, en maatregelen die worden opgevolgd.
Meer meldingen
Melden in een minuut.
Op tijd
Termijnen bewaakt.
Echt leren
Maatregelen opgevolgd.
Security en privacy bij een calamiteiten- en incidentmeldsysteem
Het systeem verwerkt gegevens over cliënten en medewerkers, soms met medische gegevens. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Toegang is per rol en per afdeling ingericht, meldingen zijn waar dat kan zonder naam van de cliënt, en elke inzage en wijziging wordt vastgelegd.
Het systeem draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We bouwen volgens de eisen die voor zorginformatie gelden, en leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over een calamiteiten- en incidentmeldsysteem
Vragen die zorgaanbieders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Een incident is een gebeurtenis die tot schade aan een cliënt heeft geleid of had kunnen leiden. Een calamiteit is een incident met de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt. Incidenten worden intern gemeld en geanalyseerd, calamiteiten moeten daarnaast bij de IGJ worden gemeld.
Een calamiteit meldt u bij de IGJ uiterlijk drie werkdagen nadat u hebt vastgesteld dat het een calamiteit is. Bij twijfel heeft u zes weken om dat te onderzoeken. Na de melding geldt voor het rapport in de regel een termijn van acht weken. Het systeem toont per calamiteit welke termijn loopt.
De melding gaat via het meldformulier van de IGJ. Het systeem verzamelt de gegevens die daarvoor nodig zijn, zodat de kwaliteitsmedewerker het formulier snel en compleet kan invullen, en legt vast wanneer er is gemeld en met welk referentienummer.
Dat is het uitgangspunt van VIM: melden is bedoeld om te leren, niet om te straffen. Het systeem laat alleen de mensen die een melding moeten beoordelen de details zien, en waar u dat wilt kan anoniem worden gemeld.
Vaak wel. Een koppeling met het elektronisch cliëntdossier kan cliëntgegevens ophalen als dat nodig is, of een melding bij het dossier zetten. Welke route er is, bekijken we in de eerste stap.
Elke melding krijgt een categorie, een afdeling en waar nodig een analyse. Verbetermaatregelen krijgen een eigenaar en een termijn. Het systeem laat trends zien per afdeling en per soort incident, zodat de VIM-commissie ziet waar het steeds misgaat.
Voor ziekenhuizen en klinieken, voor instellingen in ouderen-, gehandicapten- en ggz-zorg, voor wijkverpleging en jeugdhulp, en voor huisartsenposten en zorggroepen. Werkt u met een klein team en een paar meldingen per jaar, dan is een eenvoudig formulier vaak nog genoeg.
Meldingen waar u van leert, en calamiteiten op tijd?
Vertel ons hoe er nu wordt gemeld, beoordeeld en hoe een calamiteit wordt afgehandeld. We laten zien hoe het systeem eruitziet.