Software voor het dossier richting de inspectie laten maken
Een melding aan de inspectie is geen eindpunt maar een opening. Er volgt een reactie, meestal een verzoek om zelf onderzoek te doen, daarna een rapport, dan vragen over dat rapport en toezeggingen over verbetermaatregelen. Elk van die stappen heeft een eigen termijn, en samen vormen ze een dossier dat bij de meeste organisaties in een mailbox leeft.
Waarom de relatie een dossier is, geen reeks formulieren
Na een verplichte melding bepaalt de inspectie binnen enkele weken of er grond is voor nader onderzoek. In veel gevallen vraagt zij de zorgaanbieder om zelf onderzoek te doen en daarover te rapporteren binnen een termijn die zij stelt. Dat rapport leidt tot vervolgvragen, en die tot toezeggingen over wat u gaat verbeteren.
Daarnaast lopen er contacten die niet uit een melding voortkomen: toezichtbezoeken, vragen naar aanleiding van een signaal, thematisch onderzoek in uw sector. Ook die leveren bevindingen en toezeggingen op, met eigen termijnen en eigen betrokkenen.
In de praktijk leeft dat geheel in een mailbox van een kwaliteitsfunctionaris. Zolang het rustig is, werkt dat. Het gaat mis wanneer die persoon met verlof gaat, wanneer er twee trajecten tegelijk lopen, of wanneer de inspectie na een jaar terugkomt op een toezegging die intern nooit een eigenaar heeft gekregen.
Hoe wij dit bouwen
Het contactmoment is hier de eenheid, niet de melding. Hangt elk moment aan een dossier met een termijn en een eigenaar, dan is de relatie te overzien ook als er meerdere trajecten lopen.
Welke dossiers staan er open bij de inspectie, wat is er toegezegd en wat is de stand. Bij de meeste organisaties is dat het eerste overzicht dat er ooit is geweest.
Wat u aan de inspectie toezegt, krijgt een eigenaar en een datum, net als een maatregel uit een audit. Een toezegging zonder eigenaar is een risico dat een jaar later terugkomt.
De inspectie stelt termijnen per brief en die verschillen per traject. Die leggen we vast bij ontvangst en niet wanneer iemand de brief opnieuw leest.
Het bestuur moet weten wat er loopt en wat er openstaat, zonder de patiëntgegevens eronder. Dat is een eigen weergave met eigen rechten.
Wat de software concreet doet
Het dossier per traject draagt alles. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoeveel trajecten u tegelijk heeft lopen en van uw omvang.
Dossier per traject
Melding, correspondentie, rapport en vervolgvragen bij elkaar, met een tijdlijn. De vraag waar iets over ging en wat er is gezegd, is dan een dossier openen in plaats van een zoektocht in een mailbox.
Termijnen per brief vastgelegd
De inspectie stelt per traject een termijn voor uw rapportage of reactie. Die hangt aan het dossier en waarschuwt vooraf, niet op de dag zelf.
Toezeggingen met eigenaar en datum
Wat u toezegt te verbeteren, wordt een verplichting met een naam eraan. Dat is de categorie die het vaakst blijft liggen en waarop de inspectie het vaakst terugkomt.
Alle contactmomenten vastgelegd
Niet alleen meldingen: ook bezoeken, vragen naar aanleiding van een signaal en thematisch onderzoek. Samen vormen ze het beeld dat de inspectie van u heeft.
Patronen over trajecten heen
Komt dezelfde tekortkoming in meerdere trajecten terug, dan is dat het gesprek dat u zelf wilt voeren voordat de inspectie het voert.
Aansluiting op uw meld- en kwaliteitssysteem
De meldingen komen uit uw eigen stroom, via koppelingen. De meldplichten met hun harde termijnen staan op Wkkgz-software.
Voor wie wij bouwen
Hoeveel toezichtverkeer u heeft, bepaalt de omvang. Vier situaties.
Ziekenhuizen en grote instellingen
Meerdere trajecten tegelijk, verdeeld over afdelingen en specialismen. Het overzicht over alle lopende toezeggingen ontbreekt hier het vaakst, juist omdat elk traject op zich goed wordt behandeld.
Langdurige zorg met meerdere locaties
Een bevinding op één locatie roept de vraag op of het elders ook speelt. Zonder overzicht per locatie én over het geheel is dat een aanname.
Zorggroepen en holdings
De inspectie kijkt naar de zorgaanbieder, uw organisatie is een structuur. Wie waarvoor verantwoordelijk is, moet in het dossier zichtbaar zijn en niet in een organogram.
Kleinere aanbieders en praktijken
Weinig verkeer, maar als er iets speelt is er niemand die dit vaker heeft gedaan. Dan is een dossier met termijnbewaking het verschil tussen overzicht en improviseren. Het onderzoek zelf ondersteunt u met de onderzoeksapp.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De IGJ past haar werkwijze rond meldingen en toezicht periodiek aan. Alles wat met routes, termijnen en formulieren te maken heeft, hoort daarom instelbaar te zijn en per versie bewaard.
Waarom Appfront
Termijnen staan in brieven, niet in een systeem
Wij halen ze eruit bij ontvangst en hangen ze aan het dossier. Anders leest iemand de brief pas opnieuw wanneer de termijn al loopt.
Een toezegging is een verplichting
Wat u toezegt te verbeteren, behandelen wij als een maatregel met een eigenaar. Daarop komt de inspectie het vaakst terug en daar ligt het vaakst niets klaar.
Het bestuur hoeft niet alles te zien
Wij bouwen een weergave met de stand en de openstaande termijnen, zonder de patiëntgegevens eronder. Dat is geen gemak maar een eis.
Eén stroom, geen tweede administratie
Meldingen ontstaan in uw eigen systeem. Wij sluiten daarop aan via koppelingen in plaats van ze opnieuw te laten invoeren.
Security en privacy
Dit dossier bevat de gevoeligste combinatie die een zorgorganisatie kent: wat er misging bij een patiënt, wie daarbij betrokken was en wat de toezichthouder daarvan vindt. Elk van die drie is afzonderlijk al beschermd; samen vormen ze een dossier dat binnen de organisatie maar door weinig mensen mag worden ingezien. Wij zetten toegang daarom per rol en per dossier, en leggen elke inzage vast.
De bestuurlijke weergave vraagt een expliciete keuze. Een bestuurder moet kunnen sturen op wat er loopt en wat er openstaat, en heeft daarvoor de namen van patiënten of medewerkers niet nodig. Wij bouwen die weergave daarom als een eigen laag met eigen rechten in plaats van als een filter op het volledige dossier, want een filter is een instelling die iemand kan wijzigen. Aan de bewijskant geldt dat toezeggingen en termijnen onwijzigbaar moeten zijn vastgelegd; wat achteraf kan worden bijgesteld, is bij een vervolgvraag geen verantwoording. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het toezichtdossier
De inspectie bepaalt binnen enkele weken na ontvangst of er grond is voor nader onderzoek. In veel gevallen vraagt zij u om zelf onderzoek te doen en daarover te rapporteren binnen een termijn die zij stelt. Daarna volgen vaak vragen over uw rapport en toezeggingen over verbetermaatregelen; dat hele traject hoort in één dossier.
Nee. De Wkkgz-software gaat over de drie meldplichten en over het vaststellingsmoment waarop de driewerkdagentermijn begint. Deze pagina gaat over alles wat daarna komt en over de contacten die niet uit een melding voortkomen. Ze delen dezelfde dossiers en niet dezelfde vraag.
Omdat de inspectie er later op terugkomt en omdat ze intern zelden een eigenaar krijgen. Een toezegging wordt gedaan in een brief door een bestuurder of kwaliteitsfunctionaris, en de uitvoering ligt op een afdeling die de brief nooit heeft gezien. Dat gat dicht u met een eigenaar en een datum, niet met een betere brief.
Juist dan, want er is niemand die dit vaker heeft gedaan. Bij een organisatie met veel verkeer zit de kennis in de routine; bij weinig verkeer moet die in het systeem zitten. Het systeem is in dat geval ook aanzienlijk lichter.
Ja, en dat bouwen wij als een aparte weergave met eigen rechten in plaats van als een filter. Een filter is een instelling die iemand kan wijzigen; een aparte laag toont per definitie niet meer dan de stand en de openstaande termijnen.
Dat is bij meerdere locaties vaak de meeste waarde. Komt dezelfde tekortkoming op twee plekken terug, dan is dat een systeemvraag en geen incident, en dat gesprek voert u liever zelf dan dat de inspectie het voert. Daarvoor moeten bevindingen wel vergelijkbaar zijn vastgelegd.
Nee. Uw kwaliteitssysteem gaat over normen, audits en verbetercycli in de breedte; zie zorgcompliance software. Dit dossier gaat specifiek over de relatie met de toezichthouder. Ze koppelen op de verbetermaatregelen die uit beide voortkomen.
Dat hangt af van hoeveel trajecten u tegelijk heeft, of de bestuurlijke weergave meemoet en of er wordt gekoppeld met uw meldsysteem. Het dossier met termijnbewaking en toezeggingen is doorgaans snel bruikbaar en levert direct overzicht. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Overzicht over lopende trajecten krijgen?
Vraag welke toezeggingen er op dit moment openstaan bij de inspectie en wie daarvan de eigenaar is. Kan niemand dat binnen een minuut beantwoorden, dan is dat het werk. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.