Software voor sanctiescreening van relaties en betalingen laten maken
Sanctiescreening gaat mis op twee momenten, en geen van beide is het moment waarop u een nieuwe relatie aanneemt. Het gaat mis wanneer een lijst verandert terwijl uw bestand gelijk blijft, en wanneer er een treffer is en niemand weet wie er nu moet handelen. Het eerste is een systeemvraag, het tweede een procesvraag.
Screenen, bevriezen, melden
Op grond van de Sanctiewet 1977 en de daarop gebaseerde Regeling toezicht moeten instellingen hun relaties screenen tegen de sanctielijsten, zowel bij aanvang van de relatie als periodiek daarna. Komt de identiteit van een relatie overeen met een persoon of entiteit uit de sanctieregelgeving, dan moeten financiële middelen onmiddellijk worden bevroren en mag er geen dienst meer worden verleend.
Daarnaast geldt een meldplicht: een treffer moet onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder. Dat is geen kwartaalrapportage maar een handeling op het moment zelf, en zij vraagt dat er iemand is die haar kan uitvoeren, ook op vrijdagmiddag.
Wat de opgave lastig maakt, is dat sanctielijsten veranderen zonder dat uw klantenbestand verandert. Een relatie die vorige maand schoon was, kan vandaag op een lijst staan, en niemand bij u heeft iets gedaan. Screening bij aanvang alleen dekt die situatie niet af, en dat is precies de situatie waar het in de praktijk misgaat.
Hoe wij dit bouwen
De lijstwijziging is hier de gebeurtenis, niet de klant. Wordt uw bestand opnieuw getoetst zodra een lijst wijzigt, dan is screening doorlopend in plaats van een moment.
Klanten, leveranciers, uiteindelijk belanghebbenden, tussenpersonen. Die afbakening bepaalt de hele omvang en is een juridische keuze, geen technische.
Welke lijsten neemt u mee en hoe komen wijzigingen binnen. Dat is de motor van het systeem; wie daar handmatig werkt, screent op verouderde informatie.
Zodra een lijst verandert, gaat uw bestand er opnieuw doorheen. Dat is de enige manier om de relatie te vinden die schoon binnenkwam.
Wie beoordeelt, wie bevriest, wie meldt en binnen welke tijd. Zonder die rollen vooraf is een treffer op vrijdagmiddag een probleem in plaats van een handeling.
Wat de software concreet doet
De hertoetsing bij lijstwijziging draagt alles. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw sector en van de omvang van uw relatiebestand.
Screening bij aanvang en doorlopend
Elke nieuwe relatie wordt getoetst, en het hele bestand opnieuw zodra een lijst wijzigt. Dat tweede is waar de treffers vandaan komen die screening bij aanvang mist.
Relatiebestand met alle betrokkenen
Niet alleen de contractpartij maar ook uiteindelijk belanghebbenden, bestuurders en tussenpersonen, voor zover uw kader dat vraagt. Een treffer op een belanghebbende telt net zo goed.
Treffer met bevriezing en melding
Een treffer wordt een proces met rollen en een klok: beoordelen, bevriezen, melden. Het systeem legt elke stap vast met tijdstip en persoon, want dat is uw verantwoording achteraf.
Naamvarianten en valse treffers
Transliteratie, alternatieve schrijfwijzen en gelijknamigen leveren treffers op die het niet zijn. Het systeem bewaart per beoordeling waarom iets geen treffer was, zodat dezelfde naam niet elke maand opnieuw beoordeeld hoeft te worden.
Onderbouwing per beslissing bewaard
Wie beoordeelde wat, wanneer en op grond waarvan, tegen welke lijstversie. Bij toezicht gaat het om die afweging en niet om de uitkomst van vandaag.
Aansluiting op uw eigen systemen
Relaties staan in uw CRM of administratie en betalingen in uw betaalsysteem. Wij sluiten daarop aan via koppelingen in plaats van een tweede relatiebestand te laten ontstaan.
Voor wie wij bouwen
De verplichting reikt verder dan de financiële sector alleen. Vier situaties.
Financiële instellingen onder toezicht
Voor u is dit uitgewerkt in de Regeling toezicht, met een meldplicht richting uw toezichthouder. De opgave zit in de hertoetsing en in de kwaliteit van uw naamvergelijking, niet in de vraag of u moet screenen.
Handel en export
Sancties raken niet alleen personen maar ook goederen en bestemmingen. Een screening op relaties alleen dekt uw risico niet als u naar een land levert waarop maatregelen rusten. Ketengegevens die u daarvoor nodig heeft verzamelt u met CSDDD-software.
Verzekeraars en pensioenuitvoerders
Lange relaties met veel belanghebbenden, waarvan de gegevens jaren oud kunnen zijn. Juist daar levert doorlopende hertoetsing meer op dan strengere controle bij aanvang. De rapportage richting uw toezichthouder loopt vaak via een regulatory reporting platform.
Dienstverleners buiten de financiële sector
Notarissen, makelaars, accountants en adviseurs krijgen met vergelijkbare verplichtingen te maken, vaak naast hun eigen kader. Het systeem is dan lichter maar de vraag is dezelfde. Zie ook KYC- en AML-software.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Het wetgevend kader beweegt: er ligt een wetsvoorstel dat de Sanctiewet 1977 grotendeels moet vervangen. Alles wat met lijsten, drempels en meldroutes te maken heeft, hoort daarom instelbaar te zijn en per versie bewaard.
Waarom Appfront
De lijst verandert, uw bestand niet
Wij hertoetsen bij elke lijstwijziging. Screening bij aanvang mist per definitie de relatie die schoon binnenkwam en later op een lijst kwam.
Valse treffers zijn het echte werk
Naamvarianten en gelijknamigen leveren ruis op die uw mensen doet afstompen. Wij bewaren per beoordeling waarom iets geen treffer was, zodat dezelfde naam niet elke maand terugkomt.
Eerlijk over wat er verandert
Er ligt een wetsvoorstel dat de Sanctiewet 1977 grotendeels moet vervangen en dat nog in behandeling is. Wij bouwen op wat nu geldt en houden lijsten, drempels en routes instelbaar.
Uw relatiebestand bestaat al
Relaties staan in uw CRM en betalingen in uw betaalsysteem. Wij sluiten daarop aan via koppelingen; een tweede bestand loopt gegarandeerd uit de pas.
Security en privacy
Een systeem dat vastlegt welke relaties zijn beoordeeld en waarom sommige treffers zijn afgewezen, bevat gevoelige oordelen over personen. Een onterechte treffer die in het dossier blijft staan, kan iemand jaren achtervolgen, en een afwijzing die niet is onderbouwd, is bij toezicht een probleem. Wij zetten toegang daarom per rol, scheiden beoordelen van vastleggen en leggen elke inzage vast.
Bij een echte treffer verandert het beeld. Dan verwerkt u gegevens over iemand tegen wie maatregelen gelden, en dat is een verwerking op grond van een wettelijke verplichting met een eigen bewaarregime. Wat u niet wilt, is dat die informatie breder circuleert dan nodig; in de praktijk is de kring die een treffer mag zien kleiner dan de kring die screent. Wij bouwen die scheiding in en zorgen dat de melding aan de toezichthouder via een vaste route gaat in plaats van per mail. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over sanctiescreening
Bij aanvang van de relatie en periodiek daarna. Wat in de praktijk het meeste oplevert, is hertoetsen zodra een lijst wijzigt, want dan vindt u de relatie die schoon binnenkwam en later op een lijst kwam. Welke frequentie voor uw instelling passend is, bepaalt uw compliancefunctie en niet uw softwareleverancier.
Bij een match met een persoon of entiteit uit de sanctieregelgeving moeten financiële middelen onmiddellijk worden bevroren en mag er geen dienst meer worden verleend, en moet dat onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder. Dat vraagt vooral dat er rollen zijn afgesproken: wie beoordeelt, wie bevriest en wie meldt, ook buiten kantooruren.
Er ligt een wetsvoorstel, de Wet internationale sanctiemaatregelen, dat de Sanctiewet 1977 grotendeels moet vervangen en dat begin 2026 is ingediend. De behandeling loopt nog en er zijn kritische vragen gesteld. De huidige wet geldt dus; wij bouwen daarop en houden lijsten, drempels en meldroutes instelbaar zodat een wijziging geen herbouw betekent.
Door per beoordeling vast te leggen waarom iets geen treffer was en die uitkomst te hergebruiken zolang de gegevens niet wijzigen. Zonder dat komt dezelfde naam elke ronde terug, gaan uw mensen sneller wegklikken en mist u op enig moment de echte. De gevoeligheid van de naamvergelijking is daarbij een instelling en geen vaste keuze.
Ze overlappen en ze zijn niet hetzelfde. KYC en AML gaan over het kennen van uw klant en het signaleren van ongebruikelijke transacties onder de Wwft; sanctiescreening gaat over het toetsen aan lijsten met een directe bevriezings- en meldplicht. Zie KYC- en AML-software; in de praktijk delen ze hetzelfde relatiebestand.
De Sanctiewet richt zich niet alleen tot financiële instellingen, al is het toezicht daar het meest uitgewerkt. Ook handel, export en dienstverlening kunnen ermee te maken krijgen, en dan gaat het vaak niet alleen om personen maar ook om goederen en bestemmingen. Wat voor u geldt, bepaalt uw jurist.
Ja, en dat gebeurt in de praktijk vaak: naast de verplichte lijsten houden instellingen een eigen lijst bij van partijen waarmee zij niet willen werken. Die staat los van de wettelijke verplichting en hoort ook apart te worden vastgelegd, want de gevolgen van een treffer zijn anders.
Dat hangt af van de omvang van uw relatiebestand, hoeveel lijsten u meeneemt en of het trefferproces met bevriezing meemoet. De screening met hertoetsing is doorgaans snel bruikbaar en maakt direct zichtbaar hoeveel ruis uw huidige aanpak oplevert. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Doorlopend screenen in plaats van bij aanvang?
Kijk wanneer uw bestand voor het laatst volledig opnieuw is getoetst en hoeveel lijstwijzigingen er sindsdien zijn geweest. Dat verschil is uw risico van vandaag. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.