Rittenregistratie software laten maken

Rittenregistratie software legt per rit vast wanneer er is gereden, van welk adres naar welk adres, met welke kilometerstanden en met welk karakter: zakelijk, privé of woon-werk. Dat kan handmatig, maar meestal gebeurt het automatisch via een app op de telefoon of via een koppeling met het track-and-trace-systeem in het voertuig. De bestuurder hoeft ritten dan alleen nog te controleren en te labelen. Maatwerk software richt dit proces in op uw wagenpark, uw bestuurders en uw administratie, in plaats van andersom.

Een sluitende rittenregistratie laat per rit ten minste zien: de datum, de begin- en eindkilometerstand, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en of het een zakelijke rit, een privérit of woon-werkverkeer betreft. De kilometerstanden moeten op elkaar aansluiten, zodat er geen onverklaarde gaten in de administratie zitten. Wij bouwen de software zo dat deze gegevens per rit worden vastgelegd en dat ontbrekende of niet-aansluitende ritten direct zichtbaar zijn voor de bestuurder en de beheerder.

Ja. We bouwen automatische ritdetectie op twee manieren: via een app die op basis van gps en bewegingsdetectie herkent wanneer een rit begint en eindigt, of via een koppeling met het track-and-trace- of telematicasysteem dat al in uw voertuigen zit. In beide gevallen worden ritten automatisch aangemaakt en hoeft de bestuurder ze alleen nog te labelen. Welke variant past hangt af van uw wagenpark: voor poolauto's en bestelbussen met inbouwsystemen ligt een koppeling voor de hand, voor wisselende bestuurders en eigen auto's vaak een app.

Software kan de administratie leveren die daarvoor nodig is. Wie met een auto van de zaak op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt, kan onder voorwaarden bijtelling voorkomen; de Belastingdienst kan dan om een sluitende rittenregistratie vragen waaruit dat blijkt. De software bewaakt dat ritten compleet zijn, dat kilometerstanden aansluiten en dat het aantal privékilometers per kalenderjaar zichtbaar is, en levert bij vragen of een controle een duidelijke export. Of aan de fiscale voorwaarden is voldaan blijft een zaak tussen u, uw adviseur en de Belastingdienst; daar doen wij geen uitspraken over.

Locatiegegevens van medewerkers zijn privacygevoelig, zeker als ze doorlopend worden vastgelegd. We richten de software in volgens de AVG: een duidelijk doel per gegevensstroom, niet meer vastleggen dan daarvoor nodig is, en een privéstand waarmee de details van privéritten worden afgeschermd voor de werkgever terwijl de kilometers wel meetellen in de administratie. Autorisatie is rolgebaseerd, inzage wordt gelogd en bewaartermijnen worden vooraf vastgelegd. Zo kunt u de registratie ook intern goed uitleggen aan bestuurders en ondernemingsraad.

Ja. Bestuurders koppelen een rit met één handeling aan een project, klant of order, eventueel met vaste regels zoals een standaardproject per adres. De software telt de kilometers per project op en levert overzichten waarmee u reiskosten kunt doorbelasten of verwerken in facturatie en projectadministratie. Gecombineerd met rapportages per medewerker en per voertuig ziet u ook waar de meeste kilometers worden gemaakt en welke projecten de meeste reistijd vragen.

Wij bouwen maatwerk. Rittenregistratie lijkt overal hetzelfde, maar de verschillen zitten in het wagenpark, de bestuurders en de administratie eromheen: poolauto's met wisselende bestuurders, bestelbussen met inbouwsystemen, zzp'ers die via een portaal registreren, doorbelasting per project of een koppeling met uw salaris- of boekhoudpakket. Maatwerk sluit aan op die situatie en groeit mee als uw wagenpark of werkwijze verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als ze door een andere partij zijn gebouwd. We beoordelen de architectuur, de koppelingen met track-and-trace of telematica, het autorisatiemodel, de logging en de beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Daarna kunnen we aanpassingen, nieuwe koppelingen en monitoring verzorgen, of de applicatie stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie.